3G am Arbeitsplatz - Nachweis digital erfassen und sicher dokumentieren

| 13 Dezember 2021

So erfüllen Arbeitgeber ihre 3G-Dokumentationspflicht

Seit dem 24. November gilt in Deutschland: 3G am Arbeitsplatz – es dürfen also nur Geimpfte, Getestete und Genesene ihre Betriebe und Büros betreten. In Österreich wurde die 3G-Regelung bereits einige Wochen vorher eingeführt. Relativ kurzfristig mussten Arbeitgeber einen Prozess für die Erfassung, Dokumentation und Kontrolle der 3G-Nachweise einführen. Vielerorts arbeiten die Unternehmen mit auf die Schnelle ausgedruckten Listen und wachsenden Zettelbergen. Doch es geht auch einfach, schneller und sicherer – mit einer smarten, digitalen Lösung.



Geimpft, genesen oder getestet? Arbeitnehmer müssen täglich Nachweis erbringen 


Um die 3G-Regelung zu erfüllen, müssen Arbeitnehmer täglich vor Betreten der Arbeitsstätte einen Nachweis vorzeigen – also ein Impf- oder Genesenen-Zertifikat in Form des Impfpasses, eines Dokuments oder ganz einfach in der Corona-Warn-App. So sieht es der neue § 28b im Infektionsschutzgesetz (IfSG) aktuell vor. Wer nicht geimpft oder genesen ist, benötigt einen gültigen Test: einen verifizierten Schnelltest, der nicht älter als 24 Stunden ist, oder einen höchstens 48 Stunden alten PCR-Test. Es ist auch möglich, sich unter Aufsicht beim Arbeitsgeber testen zu lassen. Die 3G-Regelung per Selbsttest zu Hause zu befolgen, ist dagegen nicht legal. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Nachweis täglich zu kontrollieren – stichprobenartige Kontrollen reichen nicht aus. Doch da die 3G-Regel am Arbeitsplatz recht zügig rechtskräftig wurde, fehlen vielerorts die geeigneten Mittel, um die Nachweise zu erfassen und zu dokumentieren. 

 

Anforderungen an die 3G-Dokumentation 


Die vermeintlich einfache Aufgabe birgt einige Herausforderungen: Einerseits muss eindeutig Person und 3G-Status zugeordnet werden. Das ist in kleinen Betrieben leicht – bei tausenden Menschen am selben Standort aber nur mit technischen Hilfsmitteln zu überblicken. Die Suche nach dem richtigen Namen – in Excel oder sogar auf langen Papierlisten – dauert dann nicht nur lange, sondern ist auch fehleranfällig. Anschließend muss kontrolliert und vermerkt werden, bis wann das Zertifikat gültig ist. Bürgertests verlieren nach 24 Stunden ihre Gültigkeit, PCR-Tests nach 48 Stunden; das Impf-Zertifikat gilt zunächst bis zum 31. März 2022. Diese erfassten Daten müssen sicher archiviert werden und zu jederzeit nachvollziehbar sein. Bei einer Papierliste oder einer historisch gewachsenen Excel-Datei gestaltet sich auch das schwierig. Und schließlich muss der Prozess die Datenschutz-Richtlinien erfüllen. Es gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen, nach denen die Daten gelöscht oder vernichtet werden müssen. 


 

Eine simple digitale Lösung zur Umsetzung der 3G-Regel 


Bei der 3G-Regelung am Arbeitsplatz nicht rechtswidrig zu handeln, ist also komplexer als gedacht. Doch viel einfacher als von vielen angenommen ist eine digitale Lösung, die alle Anforderungen ganz einfach erfüllt – mit einem simplen Workflow: 
 

  • Am Empfang nennt jede Person, die den Betrieb betritt, ihre Personalnummer. 
  • Die Person am Empfang gibt die Personalnummer in ein Web-Interface im Browser ein. 
  • Sofort werden die Daten angezeigt: Name, Abteilung, Datum der letzten Kontrolle und Ablaufdatum des letzten Nachweises. 
  • Nun muss die Empfangskraft lediglich den Namen abgleichen und prüfen, ob der im System hinterlegte Nachweis noch gültig ist. 
  • Für einen neuen Nachweis wird das Ablaufdatum eingegeben. 


Dieser Ablauf dauert nur wenige Sekunden – und das kann bei hunderten oder tausenden Angestellten einen großen Unterschied bedeuten. 

 

Workflows datenschutzkonform und rechtssicher gestalten 


Anhand der erfassten Daten erstellt der Workflow automatisch zum Beispiel eine tagesaktuelle Excel-Tabelle mit allen anwesenden Angestellten. Hier ist allerdings nur vermerkt, ob ein gültiger Nachweis vorliegt – ob die Person geimpft, genesen oder getestet ist, muss nicht explizit erfasst werden. Zu der Datei wird ein automatischer Löschauftrag angelegt. Denn nach sechs Monaten endet die Aufbewahrungsfrist für 3G-Nachweise. Im Gegensatz zu unorganisierten Papierlisten erledigen sich also bei einem Workflow alle Schritte nach der Erfassung von selbst – sicher und zuverlässig.  Zudem sind die Daten sicher vor unerwünschtem Zugriff, Diebstahl oder Bränden. 


 

3G-Workflow nach eigenen Bedürfnissen aufbauen 

 

Der einfache Workflow lässt sich natürlich erweitern, um individuelle Anforderungen des Betriebs oder der Branche leicht zu erfüllen. Zum Beispiel ist es möglich, aktuelle Fotos der 3G-Nachweise zu speichern. Alle Nachweise des Tages werden dann in einem geschützten Ordner gespeichert und nach der gesetzten Frist automatisch gelöscht. Außerdem sind Kombinationen mit weiteren Sicherheits-Checks möglich – zum Beispiel die Bereiche, die nur bestimmte Angestellte betreten dürfen. 


 

Musterbeispiel für Prüf- und Freigabeprozesse 


Unser Workflow für die 3G-Regel ist ein Musterbeispiel für Prüf- und Freigabeprozesse, die sich im Handumdrehen digitalisieren lassen. Hierfür bietet Konica Minolta gleich drei Produkte an, die je nach Anwendungsfall miteinander verknüpft werden können: 
 

Auch wesentlich komplexere Workflows mit komplizierten Prüfungen und Freigaben lassen sich zuverlässig digitalisieren, vom Urlaubsantrag bis zum Rechnungseingang. Die ECM-Systeme von Konica Minolta bieten schier unendliche Möglichkeiten. Und das Beste: Wenn es einmal schnell gehen muss – wie bei der Einführung der 3G-Dokumentationspflicht – ist ein digitaler Workflow am selben Tag umgesetzt.  


 

Beratung bei der Digitalisierung 


Ihr persönlicher Ansprechpartner von Konica Minolta berät Sie gerne bei der Digitalisierung und beim Optimieren Ihrer Prozesse. Übrigens: Dabei handelt es sich, wie bei diesem Beitrag, um keine Rechtsberatung – wir sind zu 100 Prozent Experten für die Umsetzung auf Soft- und Hardware-Ebene und freuen uns darauf, Sie zu unterstützen. 

 

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