Mit einer ECM-Software werden Inhalte - also Content - erfasst, verwaltet, gespeichert, aufbewahrt und für die Mitarbeiter bereitgestellt. Content steht hierbei für analoge oder digitale Inhalte im Unternehmen. Beispiele dafür sind strukturierte Informationen in Form von Rechnungen, Verträge, Angebote und Personalakten. Aber auch unstrukturierte Informationen, wie z. B. E-Mails, werden in einem ECM-System verarbeitet. Ein passendes Enterprise Content Management System bildet also die digitalen Workflows als unternehmensweite Lösung ab, um ihren gesamten Content im Büro zu managen. Mit ECM können Sie die folgenden Funktionen im Unternehmen übernehmen:
- Rechnungseingangsbearbeitung
- Vertragsmanagement
- E-Mail-Management
- Personal-Management
- Kunden-Management
Die Voraussetzungen für erfolgreiche ECM-Plattformen
- Die Situation analysieren: Gemeinsam mit unseren ECM-Experten analysieren wir das Kernproblem. Wir erstellen ein gemeinsam Lastenheft, um Ihre Anforderungen und Wünsche an eine ECM-Lösung zu identifizieren.
- Anwender befragen und miteinbeziehen: Ausschlaggebend für den Erfolg und die Integration eines ECM-Projekts ist die Involvierung der betroffenen Anwender. Denn ein Enterprise Content Management System bringt nicht nur viele neue Möglichkeiten und Einsparungen mit sich, sondern auch Veränderungen. Damit neue Technologien auch von den Anwendern akzeptiert werden, ist eine offene Kommunikation wichtig.
- Strukturiertes Projektmanagement: Für eine erfolgreiche ECM-Integration braucht es ein professionelles Projektmangement, um Ablauf, Aufwände und Zeiten zu planen.
- Anforderungen festlegen: Moderne ECM-Plattformen sind keine geschlossenen Systeme, sondern integrativ: Sie kommunizieren mit anderen Schnittstellen (z. B. Microsoft), um den Content im Unternehmen sinnvoll zu managen. Diese Anforderungen müssen bereits zu Projektbeginn erhoben werden.