ECM: Enterprise Content Management

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit ECM

Dokumente und Informationen digital verarbeiten


In Unternehmen gibt es viele Dokumente und unstrukturierte Informationen, die verarbeitet und gemanagt werden. Früher wurden Informationen in dicke Aktenordner in große Schränke gestellt – heute nutzt man clevere IT-Lösungen und Software, die sich nahtlos in interne Prozesse integrieren. Der Schlüssel für smarte Unternehmen heißt Enterprise Content Management (ECM).

ECM vereint analoge und digitale Informationen

ECM steht für Enterprise Content Management und unterstützt Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation mit Software, Ihre Dokumente und Informationen elektronisch zu verwalten. Mit digitalem Dokumentenmanagement können Sie Informationen und Dokumente effizient verwalten und bearbeiten, Wissen und Unternehmensinfos durch eine digitale Ablage sichern und Geschäftsprozesse digitalisieren und optimieren. ECM-Systeme integrieren sich nahtlos in ERP-Systeme, in CRM und Microsoft Office. Mit Enterprise Content Management lassen sich für alle Informationen Compliance-Anforderungen bis hin zur EU-DSGVO erfüllen.

Was ist ECM?

  • Im gesamten Unternehmen werden Daten und Informationen erfasst. Dokumente werden aus allen Quellen zentral in einem System abgelegt, indexiert und in digitale Akten zugeordnet. Damit integrieren Sie die Papierwelt in Ihre IT-Umgebung (Workflow Management).
  • ​Alle Informationen werden zentral auf einem ECM-System verwaltet (Dokumentenmanagement). So greifen alle Mitarbeiter auf denselben Informationsstand zurück.
  • Alle Informationen und digitale Akten werden an definierten Speicherorten abgelegt und sicher aufbewahrt.
  • Informationen können z.B. über Ausdrucke am Multifunktionssystem, über den Bildschirm oder mobil ausgegeben werden.
  • Alle digitalen Akten werden zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben archiviert und das Wissen im Archiv gespeichert (Records Management).

Enterprise Content Management

Dokumente digital verarbeiten: stressfrei, smart und sicher. Doch wie können Enterprise Content Management Systeme auch Ihr Business unterstützen? Erfahren Sie in nur zwei Minuten, wie auch Sie mit unseren Enterprise Content Management Lösungen Ihr Business stressfrei gestalten.

Wo kommen ECM-Systeme zum Einsatz?

Wo kommen ECM-Systeme zum Einsatz?

Mit einer ECM-Software werden Inhalte - also Content - erfasst, verwaltet, gespeichert, aufbewahrt und für die Mitarbeiter bereitgestellt. Content steht hierbei für analoge oder digitale Inhalte im Unternehmen. Beispiele dafür sind strukturierte Informationen in Form von Rechnungen, Verträge, Angebote und Personalakten. Aber auch unstrukturierte Informationen, wie z. B. E-Mails, werden in einem ECM-System verarbeitet. Ein passendes Enterprise Content Management System bildet also die digitalen Workflows als unternehmensweite Lösung ab, um ihren gesamten Content im Büro zu managen. Mit ECM können Sie die folgenden Funktionen im Unternehmen übernehmen:


  • Rechnungseingangsbearbeitung
  • Vertragsmanagement
  • E-Mail-Management
  • Personal-Management
  • Kunden-Management


Die Voraussetzungen für erfolgreiche ECM-Plattformen


  • Die Situation analysieren: Gemeinsam mit unseren ECM-Experten analysieren wir das Kernproblem. Wir erstellen ein gemeinsam Lastenheft, um Ihre Anforderungen und Wünsche an eine ECM-Lösung zu identifizieren. 
  • Anwender befragen und miteinbeziehen: Ausschlaggebend für den Erfolg und die Integration eines ECM-Projekts ist die Involvierung der betroffenen Anwender. Denn ein Enterprise Content Management System bringt nicht nur viele neue Möglichkeiten und Einsparungen mit sich, sondern auch Veränderungen. Damit neue Technologien auch von den Anwendern akzeptiert werden, ist eine offene Kommunikation wichtig. 
  • Strukturiertes Projektmanagement: Für eine erfolgreiche ECM-Integration braucht es ein professionelles Projektmangement, um Ablauf, Aufwände und Zeiten zu planen.
  • Anforderungen festlegen: Moderne ECM-Plattformen sind keine geschlossenen Systeme, sondern integrativ: Sie kommunizieren mit anderen Schnittstellen (z. B. Microsoft), um den Content im Unternehmen sinnvoll zu managen. Diese Anforderungen müssen bereits zu Projektbeginn erhoben werden. 

ECM: Enterprise Content Management

ECM: Enterprise Content Management

Enterprise Content Management: Ihre Vorteile

Eine professionelle ECM-Software verschafft Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen unübersehbaren Mehrwert: Sie digitalisieren Ihren Content, optimieren Ihre Workflows und erhöhen gleichzeitig die Kundenzufriedenheit. Dabei deckt digitales Dokumentenmanagement alle wesentlichen Aspekte ab: Information Governance, Compliance und Nachhaltigkeit.

elektronische und sichere Erfassung von Dokumenten und Informationen über ein zentrales ECM-System

elektronische und sichere Erfassung von Dokumenten und Informationen über eine zentrale ECM-Plattform

sofortiger Zugriff auf Informationen und einheitliche Workflows

sofortiger Zugriff auf Informationen und einheitliche Workflows

Beschleunigung der Arbeitsprozesse und Verbesserung der Auskunftsfähigkeit

transparente, durchgängige Geschäftsprozesse und Informationsbereitstellung

Kostenreduktion durch weniger Kopier-, Ablage- und Verteilarbeiten

automatisierte Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse

höhere Produktivität der Mitarbeiter durch standortunabhängigen Zugriff und digitale Archivierung

stärkerer Fokus auf das Kerngeschäft

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Die Auswahl eines ECM-Systems ist ein wichtiger Faktor. Wir werden unsere Zusammenarbeit mit Konica Minolta sicher fortsetzen.

Marianne Ruud & Karin Kristiansen

Verwaltung, Arcasa Arkitekter

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Die Software von Konica Minolta ließ sich sehr gut in unsere bestehenden IT-Ressourcen integrieren.

Dr. Eduardo Garcia

Inhaber und Vorstand, garmo AG

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Gemeinsam mit Konica Minolta entwickelten wir einen Workflow, der die Rechnungsverarbeitung erheblich verbesserte.

Steffen Groß

Unternehmenscontroller, GWT-TUD GmbH

Lernen Sie unsere ECM-Lösungen kennen

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Setzen Sie in Zukunft auf elektronische Workflows: Digitalisieren Sie Ihre Eingangsrechnungen, verwalten Sie Ihre eingehende Post und Verträge digital und arbeiten Sie effizienter durch eine professionelle E-Mail-Management-Plattform. Erfahren Sie, wie Sie von unserem smarten Enterprise-Content-Management-System (ECM) profitieren.
 

Enterprise Content Management für Ihr Business

Smarte ECM-Lösungen sind für Unternehmen jeder Größe und jeder Branche attraktiv. Ob Logistik, Chemieindustrie, Forschung und Entwicklung oder öffentlicher Dienst. Lesen Sie, wie ein digitales Dokumentenmanagement-System Ihrem Unternehmen helfen kann.

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Sie wollen Dokumente und Informationen im Unternehmen digital verwalten und interessieren sich für eine Lösung aus dem Bereich Enterprise Content Management (ECM)? Sichern Sie sich eine unverbindliche Erstberatung mit unseren ECM-Experten. Wir beraten Sie persönlich und individuell und zeigen Ihnen, wie auch Sie Ihre internen Systeme vereinfachen können. Wir begleiten Sie auf Ihrem Weg in die digitale Transformation.