Der richtige Drucker fürs Büro

Wie viele Mitarbeiter werden das Multifunktionsgerät nutzen? 

Umso höher die Anzahl der Nutzer und der Ausdrucke, umso leistungsfähiger und schneller muss der Drucker sein. Daher ist wichtig, wie viele Seiten das System pro Minute drucken, kopieren bzw. scannen kann und wie schnell Druckjobs verarbeitet und ausgegeben werden. Auch die Aufwärmzeit, also wie schnell der Drucker bereitsteht, spielt in Büros eine entscheidende Rolle.

Wie viele Seiten werden voraussichtlich pro Monat gedruckt? 

Dies hängt stark von der Anzahl der Benutzer sowie den Tätigkeiten in den Abteilungen ab. So wird in der Buchhaltung mehr gedruckt als in der IT. In den Abteilungen müssen außerdem mögliche Stoßzeiten berücksichtigt werden. Das kann z. B. beim Jahresabschluss oder am Monatsende bei der Lohnverrechnung sein oder wenn Steuererklärungen und Rechnungen in großen Mengen gedruckt werden müssen. In diesem Fall sind mehrere Papierkassetten im Büroalltag sehr praktisch, um nicht täglich das Papier wechseln zu müssen. So kann eine Kassette für das Papierformat A4 verwendet werden, während die anderen für die Formate A5 oder A3 genutzt werden. 
 

Wollen Sie in Farbe drucken oder suchen Sie einen S/W-Drucker?

Bei der Auswahl des richtigen Business-Druckers können Sie wählen, ob Sie einen reinen Schwarz-Weiß-Drucker benötigen oder ob auch Dokumente in Farbe gedruckt werden sollen. Manchmal können ein günstiger Schwarzweiß-Drucker bzw. ein gebrauchter Kopierer ausreichend sein oder einen Farbdrucker sinnvoll als zweites System ergänzen.

Drucker vs. All-In-One vs. Multifunktionssystem: Welche Funktionen soll der Office-Drucker erfüllen? 

Während ein Drucker ein einfaches Basis-Gerät zum Drucken ist, erfüllt ein All-in-One-System meist weitere Funktionen wie Kopieren, Faxen und Scannen. Ein Multifunktionssystem (MFP) ist ein 4-in-1-Gerät mit allen Funktionen wie Drucken, Scannen, Kopieren sowie Faxen. Es erfüllt außerdem weitere Optionen wie Broschüren-Druck, Falzen, Heften oder Lochen. Außerdem stehen verschiedene Zusatzoptionen wie z. B. WLAN, Cloud Printing oder NFC zur Verfügung. Ein Multifunktionssystem dient als moderne, integrierte Plattform für die Dokumentenverarbeitung im Büro. Daher wird beim MFP viel Wert auf Schnelligkeit und Leistungsstärke in Form von Speichern und Prozessoren gelegt.
 

Werden Sie spezielle Papierformate bedrucken? Wollen Sie beidseitig drucken?

In vielen Büros gehören die Papierformate DIN A3 und DIN A4 zum Standard. Darüber hinaus gibt es spezielle Formate wie A5, SRA3 oder Banner. Bei Bannern handelt es sich um besonders große Ausdrucke bis 1,2 Meter Länge, z. B. für Projekt- oder Urlaubspläne im Büro. Wenn Sie beidseitig drucken wollen, benötigen Sie einen Office-Printer mit Duplex-Funktion.

Wie viel Platz haben Sie für Ihren Business-Drucker?

Ist der Platz im Büro beschränkt, beeinflusst dies auch die Auswahl eines Druckers. Kann bzw. soll das Gerät alleine im Büro stehen, hat es Platz auf einem bestehenden Schreibtisch oder benötigen Sie vielleicht einen eigenen Unterschrank? Dieser ist bei A4-Druckgeräten dann empfehlenswert, wenn Sie keinen ausreichenden Platz auf dem Schreibtisch haben bzw. den Drucker auf eine angenehme Arbeitshöhe bringen wollen.