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Was ist bloß mit der Rechnung passiert – kam sie nie an, fiel sie aus der Postmappe oder gab es einen Zahlendreher beim Kontieren? Lange Zeit bremsten veraltete Rechnungsprozesse den Mittelstand aus und sorgten für Zahlungsverzüge. Heute ist die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung längst zum Standard geworden: Das automatisierte Erfassen und Verarbeiten von Eingangsrechnungen ist die Nummer Eins der Workflow-Anwendung in Verbindung mit einem Dokumenten Management System (DMS). Sie umfasst alle Schritte von der Erfassung und Eingangskontrolle über die Freigabe bis zur Zahlung der Rechnung.
Statt manueller Schreibarbeit und langsamen Hauspost-Prozessionen laufen alle Schritte schnell, lautlos und zuverlässig im DMS bzw. Enterprise Content Management System (ECM). Anschließend sind alle Daten zum Vorgang automatisch und ordnungsgemäß an der richtigen Stelle abgelegt. Und ganz nebenbei wird eine wichtige Anforderung der E-Rechnungspflicht 2025 erfüllt: elektronische Rechnungen empfangen zu können. Wer auf digitale Rechnungsverarbeitung umgestellt hat, braucht die Frage nach dem Verbleib der Rechnung nicht mehr zu stellen. Die Frage lautet nur noch: Warum waren wir nicht schon früher so smart?
FORWARDIS ist Spezialist für multimodalen Transport und Eisenbahnlogistik in Europa und Asien, der sich immer stärker mit dem Thema Digitalisierung von Prozessen beschäftigt. Daraus entstand eine ECM-Lösung von Konica Minolta.
Bei der Auswahl eines ECM-Systems ist es wichtig, auf die Einhaltung aller gesetzlichen, branchenspezifischen und individuellen Anforderungen zu achten. Die Consultants von Konica Minolta unterstützen bei der Bedarfsanalyse und ECM-Einführung.
Rechnungen, die als E-Rechnung in einem Format wie ZUGFeRD oder xRechnung eingehen, können ebenso verarbeitet werden wie Rechnungen im PDF- oder einem ähnlichen Dokumentformat. Moderne ECM-Systeme können Papierrechnungen mittels intelligenter Scan-Workflows digitalisieren und anschließend automatisch weiterverarbeiten.
Ein ECM-System erlaubt das Anlegen eines individuellen Workflows zur Eingangsrechnungsverarbeitung. Dazu gehören:
Je nach System sind auch die Digitalisierung von Papier-Rechnungen, Reportings und weitere Funktionen möglich.
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung spart Zeit, Kosten und schafft Transparenz. Außerdem erleichtert sie die Einhaltung von Compliance-Regeln und ist nachhaltiger als Papier-Prozesse.
Über zugewiesene Rollen, Personen und Stellvertretungs-Regelungen ermittelt der Rechnungs-Workflow automatisch, ob eine Freigabe erforderlich ist. In diesem Fall leitet er die Rechnung an die richtige Person weiter und schickt eine automatische Benachrichtigung.
Die Archivierung erfolgt bei geeigneten ECM-Systemen im Einklang mit allen GoBD- und Datenschutz-Richtlinien inklusive gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen. Wir sind gerne bei der Auswahl eines Systems behilflich, das alle Anforderungen erfüllt.
Der Workflow kann alle wesentlichen Daten aus der Rechnung extrahieren und auf Plausibilität prüfen. So können falsch ausgestellte Rechnungen sofort beim Eintreffen abgelehnt und neu angefordert werden.
Rechnungseingangs-Workflows bieten verschiedene Möglichkeiten zur Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme. Auf Regelbasis kann die Kontierung bereits beim Import vorbelegt werden, manuelles Abtippen entfällt. Moderne ECM-Systeme lernen durch künstliche Intelligenz mit der Zeit selbstständig dazu und können Rechnungen immer zuverlässiger kontieren.
Möchten Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren oder haben Sie Interesse an der Einführung eines ECM-Systems? Nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf – wir freuen uns darauf, in einem unverbindlichen Erstgespräch mehr über Ihr Projekt zu erfahren.
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