Eingangsrechnungen digital verarbeiten

Macht allen Kollegen das Leben leichter


Wie hoch ist Ihr Stresslevel bei der Verarbeitung von eingehenden Rechnungen? Bearbeiten Sie Rechnungen noch manuell? Kämpfen Sie mit Papierbergen, zeitintensiven Freigaben oder mit verloren gegangenen Rechnungen?

Behalten Sie den Überblick und lassen auch Sie sich begeistern. Mit unserer smarten Lösung bearbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen künftig ganz einfach digital und sparen so nicht nur enorm viel Zeit, sondern auch Nerven. 


Täglich wird Ihr Unternehmen von einer Flut an Eingangsrechnungen überschwemmt. Von der Verteilung an die zuständigen Fachabteilungen bis zur Freigabe und Bezahlung ist das ein zeitintensiver und oft auch fehleranfälliger Prozess. Mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung von Konica Minolta können Sie ab sofort mit einer optimalen Lösung rechnen!

  • Im gesamten Unternehmen werden Daten und Informationen erfasst. Dokumente werden aus allen Quellen zentral abgelegt, indexiert und in digitale Akten zugeordnet. Damit integrieren Sie die Papierwelt in Ihre IT-Umgebungen (Workflow Management).
  • Alle Informationen werden zentral auf einer ECM-Basis verwaltet (Dokumentenmanagement). So greifen alle Mitarbeiter auf denselben Informationsstand zurück.
  • Alle Informationen und digitale Akten werden an definierten Speicherorten abgelegt und sicher aufbewahrt.
  • Informationen können z. B. über Ausdrucke am Multifunktionssystem, über den Bildschirm oder mobil ausgegeben werden.
  • Alle digitalen Akten werden Erfüllung rechtlicher Vorgaben archiviert und das Wissen im Archiv gespeichert (Records Management).

Rechnungen digital verarbeiten

Sie wollen Eingangsrechnungen in Zukunft digital verarbeiten? Erfahren Sie in nur zwei Minuten, wie auch Sie mit unserer smarten Lösung Ihr Büro stressfrei machen.

Eingangsrechnungen digital verarbeiten

Eingangsrechnungen digital verarbeiten

Transparenter, schneller, kostensparender

Mit dem digitalen Rechnungsmanagement von Konica Minolta können Sie alle Eingangsrechnungen erfassen und sicherstellen, dass alle in Ihrem System abgebildet sind. Alle relevanten Rechnungsdetails wie z. B. die Rechnungsnummer werden mit Texterkennung und intelligenten Algorithmen automatisch verarbeitet, geprüft und erfasst. So sind alle Ihre Rechnungen sicher aufbewahrt und können jederzeit von Ihrem Arbeitsplatz aus aufgerufen werden. Darüber hinaus werden alle erfassten Rechnungen sofort an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. 


Die Rechnungsbearbeitungslösungen von Konica Minolta bieten eine stressfreie Integration in bestehende Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme. Die größten Vorteile des digitalen Prozesses sind die automatisierte Bearbeitung von Rechnungen, die Reduktion von Fehlern sowie die kürzere Bearbeitungszeit von Rechnungen und das Senken von Kosten für die Rechnungsverarbeitung. 

Hardware
Konica Minolta Multifunktionssysteme

Über die Konica Minolta Multifunktionssysteme ist der Weg vom Papier- zum elektronischen Dokument ein Kinderspiel. Durch die Integration der Multifunktionsdrucker in die digitalen Unternehmensprozesse sowie der Nutzung von ECM-Software kann der Posteingang individuell digitalisiert und den jeweiligen Mitarbeitern direkt zugestellt werden. Die passende Softwarelösung sorgt dafür, dass Dokumenteninhalte ausgelesen werden und die Informationen direkt in den elektronischen Verteilprozess laufen.

Software
Konica Minolta Software

Entdecken Sie die Möglichkeiten, wie Sie mit Softwareprodukten von Konica Minolta Ihre Prozesse verbessern. Speziell auf Ihr Unternehmen angepasst können Sie Ihre Druckservices effizient verwalten und die zugehörigen Kosten senken, die Effizienz durch die Implementierung digitaler Workflows steigern und die Dokumentensicherheit verbessern. Dank der vollständigen Modularität sind unsere Lösungen skalierbar und können entsprechend Ihrer Unternehmensbedürfnisse konfiguriert werden.

Services
Mehr als drucken!

Strukturierte Geschäftsprozesse sowie eine sichere IT-Infrastruktur sind von grundlegender Bedeutung, um auf den heutigen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch unsere Business Services unterstützen wir Sie dabei, Ihre Informationsprozesse im Unternehmen zu optimieren. Unser Portfolio umfasst neben Beratung auch die Implementierung der dafür erforderlichen Druck-Infrastruktur im Rahmen unserer Managed Print Services. Natürlich unterstützen wir Sie auch bei der Installation von Software, der Analyse Ihrer Druck-Workflows sowie der Erhöhung der Druckersicherheit im Unternehmen.

Eingangsrechnungen digital verarbeiten

Eingangsrechnungen digital verarbeiten

Mit den von Konica Minolta entwickelten Erfassungs- und Dokumentenmanagementlösungen kann jedes Unternehmen jetzt die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung nutzen. Vor allem aber reduzieren digitale Lösungen für die Rechnungsverarbeitung Fehler, sorgen für Transparenz und beseitigen betriebliche Engpässe - und sind gleichzeitig Compliance-konform. 


Unabhängig davon, ob Rechnungen in Papierform oder als E-Mail-Anhänge in Ihrem Unternehmen eingehen,  eine Automatisierungslösung erfasst, organisiert und liefert diese Rechnungen mit umfassenden Workflow- und Routingoptionen schnell an die richtigen Personen. 

Effiziente Digitalisierung von eingehenden Papierrechnungen mit bestehenden Scannern oder Multifunktionssystemen

Enorm viel Arbeitszeit sparen: hohe Automatisierung und kein langes Suchen nach falsch abgelegten Rechnungen

Rechnungen und Historie einsehen und freigeben – in der Firma oder von unterwegs

Absolut transparent und revisionssicher: Eindeutiger Rechnungsstatus und dokumentierte Freigabeprozesse

Erheblich Kosten reduzieren: Arbeitszeit sparen = Kosten sparen

Zufriedene Mitarbeiter mit Zeit für das Kerngeschäft: geringere Komplexität, starke Entlastung, Nerven schonendes Arbeiten

Success Story

Bodenmechanisches Labor Gumm Logo

Revisionssichere Archivierung und automatisierte Prozesse

Revisionssichere Archivierung und automatisierte Prozesse

Eine kleine Bemerkung führte beim Bodenmechanischen Labor Gumm zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (ECM). Heute arbeeitet das Labor mit einem revisionsicheren und digitalen Archiv.




Eine beiläufige Bemerkung führt beim Bodenmechanischen Labor Gumm zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
(ECM). Dies bildet die Basis für ein revisionssicheres digitales Archiv und automatisierte Geschäftsprozesse. Der Dienstleister kann nun Abläufe beschleunigen und transparenter gestalten, so dass die Rentabilität steigt.

Neues Multifunktionssystem löst ECM-Projekt aus

„Wie schön wäre es, nicht mehr jedes eingescannte Dokument händisch in den entsprechenden Ordnern abspeichern zu müssen, sondern automatisch, beispielsweise durch Barcode-Erkennung.“ Diesen vermeintlichen Wunschtraum äußerte Meike Wohlfart, Assistentin der Geschäftsleitung vom Bodenmechanischen Labor Gumm eher beiläufig als Konica Minolta ein neues Multifunktionssystem zum Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen in die Firmenzentrale nach Laufersweiler lieferte.

Dass dies durchaus zu realisieren sei, wie der Konica Minolta-Verantwortliche versicherte, hätte die Gumm-Führungsriege zunächst nicht gedacht. Ohne lange zu zögern, ließ sie sich in einem schnellen Folgetermin einen entsprechenden Vorschlag durch Konica Minolta unterbreiten. Dieser sah vor, ein Dokumentenmanagementsystem (ECM) zu installieren, das die Basis für ein digitales Archiv und automatisierte Geschäftsprozesse darstellt.

„Wir waren von Anfang an von dem Vorschlag begeistert und stimmten dem Projekt zu. Voraussetzung war jedoch“, so CEO Werner Volker Gumm, „dass unsere Abläufe, die Ordnerstruktur und das Projektnummernsystem erhalten bleiben sollten.“ Schließlich hatten sich die bestehenden Abläufe jahrelang bewährt und waren entsprechend der Qualitätsnorm EN ISO 9001 zertifiziert.


Das Bodenmechanische Labor Gumm ist in den Bereichen Altlasten, Baugrund, Straßenbau, Erdbau und Deponiebau sowie Ingenieurgeologie, Hydrogeologie und Erschütterungsmessungen mit über 50 Mitarbeitern tätig. Deutschlandweit erstellt der an fünf Standorten vertretene Dienstleister beispielsweise Bodengutachten und führt spezielle Messungen und Analysen durch.

„Bei uns war es in der Vergangenheit üblich, sämtliche Projekt-Dokumente zu digitalisieren und auf dem File-Server abzulegen, so dass jeder Mitarbeiter standortübergreifend Zugriff hatte“, erinnert sich Werner Volker Gumm. Zu den Projektdokumenten zählten beispielsweise viele Geländeprotokolle, die die Mitarbeiter an den Einsatzorten händisch vollständig ausfüllten. Diese mussten dann im Büro eingescannt und in entsprechenden Ordnern abgespeichert werden.


Barcodes veranlassen automatische Zuordnung

Seit Konica Minolta nun ein Dokumentenmanagementsystem (ECM) beim Bodenmechanischen Labor Gumm eingeführt hat, ordnen die Projektkoordinatoren die Geländeprotokolle den Projekten vorab zu und geben entsprechende Projektdaten wie Projektnummer und Angaben zum Auftraggeber ein. Für jedes Protokoll generiert das ECM einen Barcode, der sich an der Protokollvorlage befindet, die der Mitarbeiter vor Ort für den eigentlichen Protokollinhalt nutzt. Nach dem digitalisierenden Scanvorgang im Büro wird das Protokoll aufgrund der Barcode-Informationen automatisch im entsprechenden Projektordner des ECM abgespeichert. 


„Zeitersparnisse entstehen, da der Protokollkopf nicht mehr händisch auszufüllen ist, aber vor allem, da die Ablage automatisiert erfolgt. Dies hat ebenfalls zur Folge, dass Protokolle nicht mehr versehentlich im falschen Ordner abgelegt werden“, freut sich Meike Wohlfart.


ECM sorgt für mehr Transparenz

Vorteil ist nun auch, dass die Mitarbeiter einfacher nach Informationen suchen können, wie Werner Volker Gumm berichtet: „Wenn Mitarbeiter beispielsweise nach einem Gutachten mit Radon-Messung suchen, müssen nicht alle Projekte durchforstet werden. Es genügt, lediglich `Radon` einzugeben.“ Persönlich gefällt dem Firmenchef vor allem, dass durch das ECM mehr Transparenz im Unternehmen möglich ist. „Neben effizienteren Prozessabläufen erwarten wir uns Vorteile durch Analysen und Auswertungen, bei denen wir beispielsweise auf einfache Art Erkenntnisse über die Anzahl getätigter Analyseverfahren und deren Rentabilität gewinnen können.“ Diesen unternehmerischen Vorteil unterstrichen auch die Auditoren, die das ECM bereits in Augenschein genommen haben, als sie kürzlich die ISO-9001-Rezertifizierung vornahmen. Neben den neuen Auswertungsmöglichkeiten hoben sie zudem die gesetzeskonforme Revisionssicherheit hervor, die nun aufgrund des ECM besteht.


Ein knappes Jahr nach der ECM-Einführung ist CEO Werner Volker Gumm rundum zufrieden: „Alles, was wir uns für den jetzigen Stand vorgenommen haben, ist erreicht worden.“ Zurückzuführen sei dies nicht zuletzt auf die sehr gute Zusammenarbeit mit Konica Minolta, bei der die Projektverantwortlichen Fragen schnell beantworteten und Herausforderungen rasch lösten. Daher beschäftigt sich die Firmenleitung auch schon mit neuen ECM-Einsatzgebieten, die auf einen vertieften Workflow-Ausbau und die Anbindung der Zeiterfassungsprogramme zur Projektsteuerung abzielen.


Herausforderung

Automatische Archivierung gescannter Geschäftsunterlagen


Lösung

ECM, das automatisch Barcodes generiert


Vorteile

Zeitersparnis und viele Erweiterungsmöglichkeiten



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Enterprise Content Management: Dokumente digital verarbeiten

Enterprise Content Management

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

In Unternehmen gibt es viele Dokumente und Informationen, die verarbeitet und gemanagt werden. Früher wurden dicke Aktenordner in große Schränke gestellt – heute nutzt man clevere IT-Lösungen, die sich nahtlos in interne Prozesse integrieren. Der Schlüssel für smarte Unternehmen heißt Enterprise Content Management (ECM).

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