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Die COVID-19-Pandemie löste für große und kleine Organisationen einen externen Schock von bisher unbekanntem Ausmaß aus. 2020 hatte die IT vor allem ein Ziel: Lösungen zu finden, um die Mitarbeiter produktiv zu halten. Doch was bringt 2021? Vier IT-Experten stehen Rede und Antwort.
2020 führte zu einem rasanten Anstieg der Anfragen nach digitalen Arbeitsplatzlösungen. Wir sahen einen Durchbruch für die Digitalisierung - sogar bei Unternehmen, die zuvor zögerten, digitale Prozesse einzuführen. Laut dem kürzlich veröffentlichten "State of the Digital Workplace Report" von SMG gab erstmals eine klare Mehrheit der Unternehmen (56%) an, dass der digitale Arbeitsplatz eine "extrem" oder "sehr" wichtige Priorität sei. Im Jahr 2019 waren es noch 48%. 1)
Doch wie wird das Jahr 2021 diesem außergewöhnlichen Jahr in Bezug auf Digitalisierung folgen? Vier Experten von Konica Minolta - Olaf Lorenz, Yoann Fortini, Shintaro Inoue und Jaromir Sponar - geben spannende Prognosen ab. Sie erwarten, dass 2021 strategische Ansätze fortgesetzt werden, die der neuen Arbeitsrealität nach Corona Rechnung tragen. "Wachsen, reparieren, ersetzen und schützen" wird 2021 im Mittelpunkt stehen.
„Trotz aller Herausforderungen mit denen Organisationen im vergangenen Jahr konfrontiert waren, können wir mit einem positiven Ausblick beginnen: Unternehmen waren noch nie so bereit wie heute, mit den Auswirkungen einer solchen Pandemie umzugehen“, sagt Olaf Lorenz, Senior General Manager, Digital Transformation Division: „Viele Unternehmen mit Mitarbeitern im Homeoffice wären dazu vor 10 Jahren noch nicht in der Lage gewesen.“
Innerhalb weniger Wochen waren IT-Abteilungen damit beschäftigt, ihre Infrastruktur und Arbeitsplätze komplett neu zu gestalten. Während eine große Anzahl bereits über die Möglichkeiten verfügte, einen Teil der Belegschaft außerhalb des Unternehmens zu beschäftigen, hatte sich fast niemand auf ein Szenario vorbereitet, in dem jeder von zu Hause aus arbeiten würde.
In den meisten Fällen wurde dies durch bestehende Digitalisierungsstrategien und -lösungen unterstützt, die in den vergangenen Jahren aufgebaut wurden. 2020 war nicht die Zeit für ausgeklügelte strategische Ansätze. So war das Jahr von schnellen Ad-hoc-Reaktionen geprägt. Das wird sich 2021 ändern müssen. „Wir werden zu strategischen Digitalisierungsansätzen zurückkehren, die auf langfristige Veränderungen abzielen. Um es klar zu sagen: Die Arbeitsmethoden vor Corona gehören der Vergangenheit an. Wir sehen jetzt, welches Potenzial die Digitalisierung für Organisationen und ihre Mitarbeiter hat“, ergänzt Yoann Fortini, IT Services Go-To-Market Senior Manager.
2020 hat zu einer unumkehrbaren Änderung der Bedeutung des Arbeitsplatzes geführt. „Die Entkopplung des Begriffs 'Arbeitsplatz' von einem bestimmten Ort wurde schon länger als Folge der digitalen Arbeitsmethoden proklamiert. Jetzt ist dies viel schneller als erwartet Realität geworden. Um Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten, mussten Unternehmen in vielen Fällen Kompromisse eingehen und beispielsweise Bring Your Own Device (BYOD)-Strategien zulassen, die sie zuvor abgelehnt hatten'', sagt Lorenz. Im Jahr 2021 werden wir in die Ära des hybriden Büros eintreten. Dieser hybride Arbeitsplatz wird den Mitarbeitern nahtlose und effiziente Arbeitsabläufe bieten müssen. Unabhängig davon, ob sie von ihrem Büro oder von einem anderen Ort aus arbeiten. IDC-Branchenexperten erwarten, dass bereits im nächsten Jahr mindestens 70% der digitalisierten KMUs in einem hybriden Arbeitsmodell arbeiten werden, wobei Remote-Arbeit zur Norm wird. 2) Somit werden die Büroflächen in Unternehmen kleiner, was den „Immobilien-Fußabdruck“ verringert. Dies wird auch die Anforderungen an die IT verändern, wie Fortini erklärt: „Die IT wird nicht mehr aus einem zentralen internen Netzwerk bestehen, auf das von außen zugegriffen wird. Vielmehr wird sich ihre Rolle wandeln: Sie wird ein dezentrales Netzwerk von Geräten verwalten. Diese Geräte sind intelligent miteinander verbunden und kommunizieren über eine Vielzahl von Zugangspunkten.“ Fortini fügt hinzu: „Wir haben unser ‚Intelligent Connected Workplace‘-Portfolio aufgebaut, um den Bedürfnissen unserer Kunden beim Übergang zum hybriden Büro gerecht zu werden.“ Mit zunehmender Standortunabhängigkeit der Mitarbeiter wird auch die Druckinfrastruktur anders verwaltet. Cloud-Printing-Lösungen bieten den Anwendern die Flexibilität des ortsunabhängigen Druckens und entlasten gleichzeitig die IT. Gleichzeitig bieten sie ein hohes Maß an Sicherheit, das im hybriden Büro erforderlich ist.
Die Transformation hin zu hybriden Büros wird von einem neuen Sicherheitsansatz begleitet. Die Parameter für den Schutz des Unternehmens haben sich 2020 deutlich verschoben - das wird für viele Unternehmen eine Überarbeitung der Sicherheitsstrategie notwendig machen“. Dies umfasst sichere und regelkonforme Informationsmanagement-Systeme, Sicherheitslösungen für Räumlichkeiten sowie Managed Security und Disaster Recovery Services. Das fängt in erster Linie bei der IT an, denn die Cyber-Kriminalität hat sich schnell an die neue Arbeitsrealität angepasst: 2020 gab es einen steilen Anstieg von Ransomware und Datendiebstahlsversuchen, die versuchen, unsichere Arbeitsprozesse im Home Office auszunutzen. 3) „2021 müssen wir mit einer weiteren Professionalisierung dieser Angriffe rechnen“, erklärt Fortini. Sicherheit ist daher ein integraler Bestandteil des „Intelligent Connected Workplace“. Fortini: „Unsere Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz sind so konzipiert, dass die Sicherheit integriert ist - sei es in die Infrastruktur, die Cloud-Services, das Informationsmanagement oder die Managed Print Services.“ Gleichzeitig wird die Compliance bei der Speicherung, Handhabung und Verarbeitung von Daten sichergestellt - unabhängig vom Zugriffspunkt des Anwenders. Die Verlagerung hin zu hybriden Büros hat auch Auswirkungen auf die Sicherheit der Büroräumlichkeiten: Mit weniger Mitarbeitern vor Ort und einer höheren Home-Office-Präsenz könnte es zu einem Anstieg der Einbrüche in Geschäftsgebäuden kommen. „Intelligenter Perimeter-Schutz wird immer wichtiger'', sagt Shintaro Inoue, Manager Video Solution Service. Intelligente Videosicherheitslösungen sind gefragter denn je. Weitere Lösungen gibt es für den Gesundheitsschutz der Mitarbeiter: „Wir sind in der Lage, Lösungen zur Messung der Körpertemperatur von Besuchern beim Betreten von Räumlichkeiten anzubieten“, ergänzt Inoue.
Mit Unterbrechungen in Lieferketten und Märkten hat das Jahr 2020 die Finanzen vieler Unternehmen in den meisten Branchen belastet. Laut SMG sind Budgetbeschränkungen für viele Organisationen zu einer Herausforderung geworden. 4) Dadurch werden Budgets - selbst für Aktivitäten mit hoher Priorität - eingeschränkt. „Kostenintensive Investitionsausgaben für On-Premise-Szenarien werden flexiblen, skalierbaren, hybriden und Cloud-basierten Lösungen weichen. Diese Lösungen ermöglichen es Unternehmen für das zu zahlen, was sie nutzen - und nicht für das, was sie besitzen“, so Yoann Fortini. Auch dies ist ein Trend, der durch die Pandemie beschleunigt wurde. Das Portfolio von Konica Minolta bietet Kunden eine breite Palette von XaaS-Angeboten auf Basis monatlicher Abonnementgebühren. Von der Anwendungsüberwachung über das Backup-Management bis hin zum Drucken als Service. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass die IT immer auf dem neuesten Stand ist und den neuesten Sicherheitsstandards entspricht. „In Zeiten der Unsicherheit ist dies ein echter Game Changer für Kunden: Sie werden nicht mit hohen Fixkosten belastet, sondern ihre Kosten skalieren mit ihrem Geschäft nach oben und unten und bieten so die nötige Agilität“, sagt Fortini.
Mit begrenzten Budgets werden Unternehmen 2021 vor einer weiteren Herausforderung stehen: Dem Fachkräfte-Mangel. „Organisationen werden ihre wertvollste Ressource – die Mitarbeiter – so gut wie möglich nutzen müssen. Mühsame, sich wiederholende manuelle Aufgaben gehören definitiv nicht zu diesen Einsatzgebieten“, sagt Jaromir Sponar, ITS Business Development Manager. Manuelle Prozesse mit mühsamen Aufgaben führen zu Fehlern und frustrierten Mitarbeitern. Durch Robotic Process Automation (RPA) können sich wiederholende Aufgaben von Prozessrobotern übernommen werden. So werden die Mitarbeiter entlastet, sodass sie anspruchsvollere Aufgaben erledigen können. Datenbasierte Entscheidungen, wie sie auf Microsoft Power BI basieren, gehen noch einen Schritt weiter und unterstützen dabei, bessere Entscheidungen zu treffen. „In Märkten, die zunehmend von Volatilität und Komplexität geprägt sind, kann eine schnelle, faktenbasierte Entscheidungsfindung ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen sein“, erklärt Sponar und prognostiziert: „Ähnlich wie die Pandemie 2020 einen Durchbruch für digitale Arbeitsplätze geschaffen hat, wird das volatile Geschäftsumfeld des Jahres 2021 die Nachfrage nach Entscheidungslösungen schaffen.“
Die digitale Transformation ermöglicht ein Umdenken, vor allem im Hinblick auf mobilitätsbedingte Emissionen. Dazu gehören das tägliche Pendeln als auch Geschäftsreisen. Collaboration-Tools ermöglichen nicht nur eine nahtlose Kommunikation über verschiedene Standorte hinweg - sie sind auch eine Möglichkeit, um CO2-Emissionen zu vermeiden. So können Collaboration-Tools den Unternehmen helfen, ihren CO2-Fußabdruck zu reduzieren. Laut Olaf Lorenz wird die Wachstumsfähigkeit einer Organisation von ihrer Fähigkeit abhängen, den Wandel zu einer sauberen Digitalisierung zu bewältigen: „Natürlich hilft digitales Informationsmanagement dabei, die Menge an Papier zu reduzieren - und damit auch die Menge an benötigten natürlichen Ressourcen.“ Allerdings stellt er auch fest: „Wir müssen bedenken, dass auch digitale Prozesse Energie verbrauchen - hier sind Effizienzsteigerungen und erneuerbare Beschaffung der Schlüssel. Sie werden eine noch größere Rolle spielen. Digital Responsibility wird ein Schwerpunkt in Digitalisierungs-Strategien ab 2021 sein.“
Während 2020 zweifellos ein intensives Jahr für alle Organisationen war, wird auch 2021 einige Herausforderungen bereithalten. „2021 wird eine Generalüberholung der digitalen Landschaften in den Unternehmen bringen. Wir erwarten eine Fortsetzung der bereits eingeleiteten digitalen Transformation. Aber auch viele Lösungen, die im Zuge der Pandemie schnell implementiert wurden, werden überdacht werden müssen. Unternehmen werden darauf abzielen sie zu reparieren oder zu ersetzen, um die Effizienz zu verbessern, aber auch um die Sicherheit und Compliance zu erhöhen'', schließt Olaf Lorenz.
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