Digitale Kundenakte
Mit einem ECM-System die Abkürzung zum kundenorientierten Unternehmen nehmen
Anruf Frau Schmidt: Wie sieht es aus mit der Bestellung? In vielen Unternehmen gibt es an dieser Stelle mehr Fragen als Antworten. Welche Frau Schmidt und was für eine Bestellung? Hat sie irgendwann mit irgendwem irgendwas besprochen? Und ist irgendwo irgendeine Sondervereinbarung dokumentiert worden?
Die digitale Kundenakte schafft endlich Transparenz und Übersicht – immer, überall und sofort. Alle relevanten Daten, Dokumente und Informationen zu einzelnen Kund*innen bündelt diese zentral in einem Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management-System (ECM). Sie enthält alle erdenklichen Arten von Informationen – von Stamm- und Kontaktdaten über Angebote und Kaufhistorie bis zu Support-Anfragen, Notizen und Erinnerungen. Auf diese Weise können berechtigte Mitarbeiter*innen aus Kundenservice, Beschwerdemanagement, Marketing und Vertrieb jederzeit auf kund*innen- und kontextbezogene Informationen zugreifen. Das Ergebnis: gute Beratung, ein positives Service-Erlebnis und kürzere Bearbeitungszeiten entlang der gesamten Customer Journey.
Die digitale Kundenakte ist mehr als nur ein Tool. Sie ist ein strategisches Investment, das Unternehmen dabei unterstützt, effizienter, kundenorientierter und wettbewerbsfähiger zu werden. Und sie ist die langersehnte Antwort auf die Frage: Welche Frau Schmidt?
Ihre Vorteile durch die digitale Kundenakte
Alles auf einem Blick – und noch viel mehr: Wer auf die digitale Kundenakte umstellt, profitiert langfristig von einer Reihe von Vorteilen. Denn neben einer spürbaren Entlastung für die Mitarbeiter*innen bringen ECM-Systeme weitere positive Effekte mit sich.
Aktuelle Daten
Schluss mit redundanter Datenhaltung: Alle Informationen und Dokumente zu Vorgängen und Kunden sind stets aktuell und zentral in einem System gespeichert. Die integrierte Versionierung verhindert Verwechslungen und ermöglicht den Zugriff auf den kompletten Datenverlauf.
Effizientere Informationsgewinnung
Flexible Suchfunktionen ermöglichen die schnelle und kontextbezogene Suche nach Informationen, egal ob zu Akten, Personen oder Vorgängen. Die Volltextsuche durchsucht tausende Dokumente in Sekundenschnelle per Stichwort. Und die digitale Akten sind zudem noch jederzeit und überall verfügbar, wodurch der Austausch von Dokumenten und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen deutlich effizienter werden.
Digitale Zukunft
Die digitale Kundenakte ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation – und ermöglicht viele weitere Schritte in die Zukunft. Unternehmen, die effizienter und kundenorientierter arbeiten, können ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.
Zufriedenere Kund*innen
Wer per Klick Zugriff auf alle relevanten Kundendaten hat, kann schneller auf Anfragen reagieren. Das verbessert die Kommunikation zwischen Mitarbeiter*innen und Kund*innen. Die individuelle Beratung und Betreuung gewinnen durch Sofort-Infos zu Historie und Präferenzen an Qualität.
Verbesserte Compliance
Sensible personenbezogene Daten lassen sich durch ein zentrales und rechtssicheres Archiv besser schützen. ECM-Systeme berücksichtigen alle rechtlichen Vorgaben wie die DSGVO und halten automatische bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen ein.
Geringere Kosten
Wenn Mitarbeiter*innen schneller, finden was sie suchen, bedeutet das weniger Zeit für „Papierkram“. Warte- und Durchlaufzeiten werden spürbar kürzer. Damit schonen Team und Unternehmen nicht nur die Nerven, sondern auch die Budgets.
So funktioniert die digitale Kundenakte mit einem ECM-System
Digitalisiert, automatisiert, engagiert für die Kund*innen: Das ECM-System nimmt den Mitarbeiter*innen viele Aufgaben ab – damit sie sich voll und ganz um exzellente Beratung, guten Service und ein positives Markenerlebnis kümmern können.
Ablage zentralisieren:
Alle relevanten Daten zu einzelnen Kund*innen sind in digitalen Akten gebündelt. Autorisierte Mitarbeiter*innen können sicher, schnell und einfach zugreifen.
Dokumente verwalten:
Gerade einscannt oder empfangen, schon in der digitalen Akte einsortiert: Das gilt für E-Mails, Korrespondenz, Telefonnotizen, Angebote, Aufträge und mehr.
Informationen finden:
Volltextsuche und intelligente Dokumentenzuordnung sind der Turbo für die Recherche nach Informationen zu bestimmten Vorgängen oder Kund*innen.
Prozesse automatisieren:
Dokumente lassen sich vollautomatisch ausgelesen und den entsprechenden digitalen Akten zuordnen – ein großer Zeit- und Effizienzgewinn.
Rechtssicher archivieren:
Digitale Kundenakten bieten durch ausgeklügelte Rechtekonzepte höchste Datensicherheit, sind revisionssicher – und sparen meterweise Platz sowie tonnenweise Papier.
Mobil zugreifen:
Autorisierte Mitarbeiter*innen können auch im Außendienst oder im Homeoffice auf die digitalen Kunde*innenakten zugreifen.
Versionen verwalten:
Veraltete Informationen oder falsche Versionen von Angeboten, Verträgen & Co. kommen praktisch nicht mehr vor. Dank ECM-System gibt es nur noch eine Datei – die richtige.
Schnittstellen bereitstellen:
Digitale Kundenakten können mit verschiedenen Datenverarbeitungssystemen wie CRM, ERP und anderen Office-Anwendungen verknüpft werden.
Konica Minolta: Wegbegleiter bei der digitalen Transformation
Seit vielen Jahren gehört die Begleitung von kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen auf dem Weg der Digitalisierung zu unseren wichtigsten Aufgaben. Bei Konica Minolta kümmert sich ein über 60-köpfiges Team darum, moderne ECM-Lösungen bei unseren Kund*innen zu implementieren. Eine faire, herstelleroffene Beratung steht dabei immer am Anfang und im Zentrum. Als einer der bedeutenden Technologie- und Managed Service Provider im deutschsprachigen Raum und Träger des Deutschen Nachhaltigkeitspreises 2024 ist es uns ein Anliegen, mehr Effizienz durch digitale Transformation möglich zu machen.