Die digitale Kundenakte

Kunden gewinnen und binden sind die zwei Seiten einer Medaille. Beide verlangen nach einem professionellen Kundenmanagement. Die klassische Akte bedeutet viel Papier, begrenzten Überblick und zeitintensive Suche. Die digitale Kundenakte bündelt sämtliche Informationen und erlaubt einen schnellen Zugriff. Alle Daten eines Kunden sind so für alle autorisierten Mitarbeiter sofort verfügbar – und Sie profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten und besseren Kundenservice.

Vielseitigkeit ist Trumpf 

Das Verwalten von unternehmensrelevanten Informationen über eine digitalisierte Ablage erfüllt immer den von Ihnen gewünschten Zweck, ob als Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte oder Patientenakte. In jedem Fall lassen sich so bequem Daten aus unterschiedlichen Quellen einheitlich zusammenführen und nutzen, entweder direkt oder nach dem Einscannen. Angefangen bei Marketingmaßnahmen, Aufträgen, Projekten bis hin zur gesamten Kommunikation rund um E-Mail, Korrespondenz, Telefonnotizen und Termine verfügen Sie so über wertvolles Kundenwissen – standortübergreifend, transparent bis ins Detail und im Handumdrehen recherchiert. 

Alles läuft nach Plan 

Bei dieser Software-Lösung sorgt eine klare Struktur für eine perfekte Übersicht – und die orientiert sich im Aufbau an den gewohnten Ablagesystemen. Sobald Sie eine digitale Akte erstellen, werden die Dokumente automatisch über einen individuellen Aktenplan eingeordnet. Abläufe werden benutzerfreundlicher und effizienter. Konkret: Zeitersparnis dank gezielter Auskunftsfähigkeit von jedem Bildschirm aus. 

Rechtlich unbedenklich 

Vertrauliche Papierdokumente müssen vor unberechtigtem Zugriff oder äußere Einwirkungen wie Feuer geschützt werden. Das bindet räumliche und personelle Kapazitäten. Anders die digitale Kundenakte: Diese schafft über ein ausgeklügeltes Rechtekonzept mehr Datensicherheit in Ihrem Unternehmen, genauso revisionssicher wie platzsparend. Sie verfügen über ein individuelles Rechtekonzept für den autorisierten Aktenzugriff, was insbesondere der Personalabteilung zugute kommt und genießen obendrein optimalen Schutz vor Datenverlust dank der rechtssicheren Ablage im digitalen Archiv. 

Systematisch bestens organisiert 

Ihre Dokumente, egal ob eingescannt oder aus beliebigen Anwendungen hinzugefügt, werden vollautomatisch ausgelesen und im nächsten Schritt mittels dieser Informationen eigenständig in bereits bestehende digitale Akten eingefügt. Falls eine solche noch nicht besteht, erstellt das System anhand der erkannten Positionsdaten eine neue Akte. Wenn Sie einmal die tägliche Dokumentenschwemme in den Posteingängen betrachten, lässt sich ermessen, was Sie in Ihrem Unternehmen an Zeit sparen. 

Weniger ist mehr 

Beim Umstellen auf eine elektronisch gestützte Verwaltung von Kundenakten entsteht ein zentrales Archiv, das u.a. den vielen unnötigen Kopien in verschiedenen Versionen ein Ende setzt. Ganz einfach, indem ein Zugriff ausschließlich auf das archivierte Originaldokument erfolgt, selbst wenn es in mehreren Akten gleichzeitig angezeigt wird. Genau das macht die digitale Kundenakte zu einer idealen Basis für andere Verwaltungsaufgaben wie E-Mail-Management, Eingangsrechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement.