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Die Digitalisierung hat während der Corona-Pandemie einen deutlichen Schub erfahren und die ohnehin schon zu beobachtende Spaltung innerhalb der deutschen Unternehmenslandschaft weiter verstärkt: von kleinen Unternehmen, die sich mit der eigenen Digitalisierung überfordert fühlen, über jene, die in der Krise erste, manchmal auch eher improvisierte, Initiativen gestartet haben und jetzt ihre Strategie vom „Kopf auf die Beine stellen“ müssen. Andere wollen zu den digitalen Vorreitern aufschließen.
Ja, das ist durchaus erkennbar. Einige Digitalisierungs-Projekte haben durchaus an Tempo zugelegt, allerdings beschränkten sich viele vorrangig auf Technologien für mobiles Arbeiten – eine häufig zu beobachtende Pandemie-Anforderung. So haben viele Firmen während der Krise etwas aktionistisch gestartet, um ihren Betrieb zum Beispiel auch im Home-Office arbeitsfähig zu halten. Hier fehlt nun oft die Strategie, wie es weiter gehen soll, wie ein Gesamtkonzept aussehen kann und wie bestehende Systeme besser verknüpft und optimiert werden können. Jene Unternehmen, die vor der Krise bereits eine gute Digitalisierungs-Strategie vorweisen konnten, hatten es deutlich leichter und konnten darauf aufbauen. Sie sind schnell zu Vorreitern geworden, die die Erträge ihrer Investitionen einfahren. Und dann gibt es immer noch „digitale Beginner“, die aber keine Angst haben sollten, denn in vielen Fällen würde hier ein Einstieg mit kleinen Projekten schon reichen, damit sie den Anschluss nicht verlieren. Es muss nicht gleich ein vollständig digitales Geschäftsmodell sein, oft bringt die Automatisierung von Standardaufgaben schon viel.
Die Fragen, die sich ambitionierte Unternehmen zunächst stellen sollten, sind: Wo befinde ich mich eigentlich? Was muss ich machen? Wo will ich hin? Viele Betriebe setzen bereits digitale Tools ein, aber daneben existieren noch unzählige papierbasierte Büroprozesse. Solche Medienbrüche zwischen analogen und digitalen Prozessen sind häufig Ursache für Kosten, Fehler oder Verzögerungen im Unternehmen. Hier gilt es, die vorhandene Infrastruktur weiterzuentwickeln. So lässt sich für praktisch jedes Unternehmen „Mehrwert durch Daten“ generieren: Digitalisierte und (teil-)automatisierte Prozesse sind deutlich schneller, zuverlässiger und auch transparenter, als sie analog überhaupt sein können. Vorreiter sollten zügig weitermachen, optimieren und gegebenenfalls modernisieren. Hier ist der Weg aber häufig schon gut vorgezeichnet und der Fokus liegt eher auf gezielten Investitionen. Diejenigen, die erst in der Krise richtig damit begonnen haben, sollten ihre Digitalisierungs-Strategie ausbauen. Beginnend mit einer aktuellen Bestandsaufnahme lassen sich dann die lohnendsten Ziele für Optimierung und Weiterentwicklung identifizieren. So stellen Unternehmen sicher, dass sie in gewinnbringende Projekte investieren – und das sind nicht immer die naheliegendsten. Viele Unternehmen denken zum Beispiel zuerst an eine automatisierte Rechnungsbearbeitung. Manchmal sind aber andere Lösungen wie beispielsweise ein digitaler Posteingang viel sinnvoller.
Manche Unternehmen sind bislang auch ohne größere Digitalisierungsbemühungen gut zurechtgekommen und das ist natürlich auch in Ordnung. Mittlerweile merken aber immer mehr dieser Betriebe, dass auch sie etwas verändern müssen. Partner und Kunden arbeiten und kommunizieren immer digitaler und erwarten das auch von ihren Lieferanten und Partnern. So wächst der Druck zur Weiterentwicklung. Auch intern lässt sich viel erreichen mit vergleichsweise einfachen Lösungen. Häufig reicht es fürs erste schon mal Standardaufgaben zu automatisieren, wie zum Beispiel die automatisierte Weiterleitung von eingescannter Post an die zuständigen Empfänger. Die Postbearbeitung wird so deutlich beschleunigt. Dokumente sind einerseits digital verfügbar und können zusätzlich rasch an die passenden Empfänger weitergeleitet werden. Ein weiterer sinnvoller Schritt ist dann beispielsweise ein digitales Dokumentenarchiv. Habe ich auch das implementiert, kann ich weitere Maßnahmen betrachten, die darauf aufbauen. So ist man mit einem digitalen Dokumentenmanagement und einfachen Workflow-Lösungen häufig schon recht gut aufgestellt – auch für die Zusammenarbeit mit Partnern und Auftraggebern. Viel Potenzial liegt, ganz grundsätzlich gesprochen, in der Automatisierung von sich häufig wiederholenden Standardaufgaben. Das steigert die Effizienz und erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeiter, die sich so auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Für digitales Unternehmertum braucht es eine Vision, ein wenig Mut Dinge bewegen zu wollen und eine konkrete Vorstellung vom Mehrwert und Nutzen digitaler Lösungen.
Sascha Grenke
Market Development Manager Deutschland & Österreich | Konica Minolta
Unsere Angebote richten sich an jede Unternehmensgröße, für die wir die passenden Lösungsansätze entwickeln. Dazu zählen Hard- und Softwarelösungen sowie Dienstleistungen und Support für individuelle Gesamtlösungen. Und wir bieten umfassende Beratung von Beginn an. Im Mittelpunkt steht häufig die Optimierung von Geschäftsprozessen und letztendlich die Schaffung von Mehrwert durch Daten. Mit Blick auf die individuellen Herausforderungen definieren unsere Teams gemeinsam mit unseren Kunden die einzelnen Entwicklungsschritte, aufbauend auf dem, was bereits da ist und so, dass Vorteile für das Unternehmen und dessen Mitarbeiter schnell spürbar sind. Unser Portfolio umfasst deshalb alle Komponenten, um die komplette Business-Infrastruktur zu realisieren. Für Einsteiger bietet sich beispielsweise ein modernes Druck- und Dokumentenmanagement in Verbindung mit einfachen Workflow-Lösungen an, da hier mit überschaubarem Einsatz schon größere Effizienzgewinne erzielt werden können. Für bereits fortgeschrittenere Unternehmen unterstützt Konica Minolta bei der Digitalisierung ganzer Geschäftsprozesse mit Enterprise Content Management Systemen. Letztendlich ist immer die jeweilige Kundensituation für uns ausschlaggebend. So kann für Mitarbeiter im Außendienst, die viel mobil arbeiten, beispielsweise der „Konica Minolta Cloud-Print“ in Verbindung mit Kartenlesegeräten und „Dispatcher Paragon“ als Workflow-Lösung, sichere und ortunabhängige Ausdrucke ermöglichen und auch Dokumente automatisiert in Büroprozesse einleiten. In anderen Fällen kann eine digitale Signatur dabei unterstützen, einfache Vertragsprozesse deutlich zu verschlanken.
Für digitales Unternehmertum braucht es eine Vision, ein wenig Mut Dinge bewegen zu wollen und eine konkrete Vorstellung vom Mehrwert und Nutzen digitaler Lösungen. Das bedeutet, die Geschäftsführung eines Unternehmens muss klar hinter der Digitalisierung stehen, eine Gesamtanalyse der aktuellen Situation durchführen und die Ziele und Anforderungen definieren. Sind die notwendigen Ressourcen eingeplant, gilt es, den richtigen Partner für die Umsetzung auszuwählen. Wir empfehlen unseren Kunden eher kleinere Schritte als den großen Wurf, also schrittweise Implementierungen, um schnell Ergebnisse zu erzielen und arbeitsfähig zu bleiben. Und die Mitarbeiter sollten auch ins Boot geholt werden, denn diese begleiten die digitalisierten Prozesse in Zukunft. So können maßgeschneiderte Digitalisierungslösungen ganze Unternehmensbereiche beflügeln.
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