5 Gründe für Enterprise Content Management

| 26 Mai 2021

Digitalisieren, automatisieren, optimieren 

Sie wollen geschäftsrelevante Dokumente zentral an einem Ort speichern, Arbeitsabläufe automatisieren und gleichzeitig für Kunden und Mitarbeiter den so wichtigen Datenschutz gewährleisten? Dann benötigen Sie ein Enterprise Content Management-System (ECM). Wir verraten fünf gute Gründe für ECM.



ECM als Schlüssel zum unternehmensweiten Wissensmanagement 


Unternehmen stehen vor einem wachsenden Kosten- und Wettbewerbsdruck. Den Vorsprung gegenüber dem Wettbewerb können Organisationen nur dann halten, wenn sie ihre Kunden- und Serviceorientierung weiter ausbauen. Wer mit Hilfe des passenden Enterprise Content Management Systems (ECM) seine Unternehmensprozesse digitalisiert, automatisiert und optimiert, hat bereits die entscheidenden Weichen gestellt. 

 

Definition: Was ist eigentlich ECM?  


Ein Enterprise Content Management System dient zur Digitalisierung und Automatisierung des Dokumentenflusses im Unternehmen. Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung, Archivierung von Dokumenten, digitale Signatur, mobiler Zugriff auf Daten – all diese Bereiche fallen unter die Funktionalität des Enterprise Content Management-Systems. So ist sichergestellt, dass sämtliche geschäftskritische Daten und Dokumente jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar sind. 

 

Beispiel aus der Praxis – Kundenanfrage zu einer Rechnung   

Die Alltagssituation ohne ECM  
Eine Kundin Ihres Unternehmens ruft an und hat eine Frage zu einer Rechnung. Sie versuchen so schnell wie möglich das richtige Dokument und die damit verbundene Kundenkommunikation zu finden. Nun beginnt in vielen Unternehmen die aufwendige Recherche nach den notwendigen Informationen. Denn in den meisten Fällen müssen sich die Mitarbeiter durch diverse Abteilungen telefonisch oder per E-Mail durchfragen, um die Dokumente, Informationen und den aktuellen Status zu erhalten.   

Der zukünftige Ablauf mit ECM  
Mit einem ECM-System und der digitalen Kundenakte sind Sie sofort auskunftsfähig und können Ihren Kunden alle auftragsbezogenen Informationen mitteilen. Dazu gehören z.B. Lieferdetails, Sondervereinbarungen über E-Mail, Rechnungsdaten oder der Bearbeitungsgrad einer Reklamation. Durch die schnelle Antwort steigern Sie die Kundenzufriedenheit, sparen interne Arbeitskosten und automatisieren Geschäftsprozesse.  

 

5 gute Gründe für ECM 

 

1. Weil es Probleme der manuellen Dokumentenverwaltung löst 

Der zunehmende Datenstrom in Unternehmen ist mit der manuellen Dokumentenablage und -verwaltung nicht zu bewältigen. Trotz hohen personellen Aufwands werden viele Dokumente falsch, gar nicht oder doppelt erfasst. Dies führt dazu, dass Informationen nicht auffindbar sind, obwohl die Datenspeicher überquellen. 

Das ECM-System räumt mit der Fehleranfälligkeit und Ressourcenverschwendung der manuellen Dokumentenverwaltung auf. Es erfasst sämtliche Dokumente aus allen definierten Quellen und in allen Formaten: Office-Dokumente, E-Mail, PDF, Multimedia, Datensätze aus Datenbanken, Scans etc. Geleitete Workflows und eine eindeutige Ablagelogik garantieren, dass alles gefunden wird. Und zwar schnell und von jedem berechtigten Mitarbeiter. Es steht jederzeit eindeutig fest, welches die aktuelle Version eines Dokuments ist und ob es gerade von einem Kollegen bearbeitet wird. 

 

2. Weil es das Unternehmen schneller und zuverlässiger macht 

Durch ein ECM-System erhalten Sie die volle Verfüg- und Verwertbarkeit der Informationen in Ihrem Unternehmen. Damit wird die Produktivität weiter angekurbelt. Andererseits gewinnt auch die Qualität Ihres Kundenservice. Ein weiterer Bonus: Dank mobilem Zugriff sind immer und überall alle benötigten Informationen verfügbar, auch auf Geschäftsreisen oder bei einem Kundenmeeting. 

Das intelligente Rechtemanagement erlaubt die differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten, die sich an den Aufgaben des Mitarbeiters und nicht an der Organisationsstruktur orientieren. Weil auch unstrukturierte Daten wie E-Mails und Chat-Konversationen erfasst und durchsuchbar gemacht werden, bleiben wichtige Informationen auch nach dem Austritt eines Mitarbeiters erhalten.  

 

3. Weil ECM die Kosten senkt 

Die umständliche Ablagehierarchie der manuellen Datenablage ist der Organisation von Papierdokumenten abgeschaut. Erst das ECM-System nutzt die technologische Entwicklung, in dem es die Organisation der Dokumente übernimmt. Damit können personelle Ressourcen und Datenspeicher gespart werden. Der dezentrale und mobile Zugriff auf die aktuelle Version eines Dokuments entlastet außerdem die Mailserver.  
 


4. Weil Enterprise Content Management problemlos integrierbar ist 

Ganz egal, auf welcher Basis Sie heute arbeiten: Das ECM-System ist für alle Unternehmen geeignet. Bestehende Daten werden übernommen, Workflows lassen sich abbilden oder neu definieren und bestehende oder zukünftige Systeme können über Schnittstellen eingebunden werden. 

 

5. Weil ECM das Unternehmen fit für die Zukunft macht 

Wir wissen nicht, was kommt – aber ECM ist bereit. Ein Enterprise Content Management System ist adaptierbar und Funktionserweiterungen mit Plug-Ins sind jederzeit möglich. Auch Anbindungsmöglichkeiten an zukünftige Systeme sind gegeben. ECM ist außerdem skalierbar und damit dem zunehmenden Daten- und Informationsstrom auch langfristig gewachsen.  


 

Dokumente und Informationen digital verarbeiten

In Unternehmen gibt es viele Dokumente und unstrukturierte Informationen, die verarbeitet und gemanagt werden. Früher wurden Informationen in dicke Aktenordner in große Schränke gestellt – heute nutzt man clevere IT-Lösungen und Software, die sich nahtlos in interne Prozesse integrieren. Der Schlüssel für smarte Unternehmen heißt Enterprise Content Management (ECM).

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