Das Upgrade für den mobilen Arbeitsplatz: Digital Workplace

Der mobile Arbeitsplatz ist alltäglich  

COVID-19 hat das Arbeitsleben völlig auf den Kopf gestellt. Die Notwendigkeit eines digitalen Arbeitsplatzes wurde massiv erhöht. Aber wie sollen Unternehmen den Digital Workplace einrichten und ausstatten? Ist es eine Frage von Hardware und Software oder eher von Führung und Kommunikation? Wir geben einen Überblick über den Arbeitsplatz, den sich Mitarbeiter wünschen und den sie in Zukunft brauchen.  
 
Unser Privatleben war zum Jahresanfang 2020 oft digitaler als unsere Arbeitswelt. Das ist inzwischen anders. Zum Schutz der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vor einer Ansteckung mit COVID-19 haben viele Unternehmen ihre Belegschaft über Nacht aus dem Büro ins Homeoffice geschickt und damit einen wichtigen Schritt hin zur digitalen Transformation vollzogen. 

Denn der mobile Arbeitsplatz wurde für viele zum alltäglichen Arbeitsplatz. Mit einem Laptop ausgestattet, eventuell auch mit Headset und Mobiltelefon, konnten erstaunlich viele Berufstätige zu Hause am Schreibtisch bleiben und von dort arbeiten. 

 

Vom Wunsch zur Notwendigkeit: der Intelligent Connected Workplace (ICW) 

Viele Unternehmen lassen ihren Teams auch in Zukunft die Wahl, ob sie im Büro oder am digitalen Arbeitsplatz remote arbeiten wollen. Diese Wahlfreiheit setzt voraus, dass die IT-Architektur in Sicherheitsfragen robust definiert ist. Dabei brauchen die verschiedenen Abteilungen eine Palette neuer Collaboration-Tools für die digitale Zusammenarbeit. Ob Slack, Yammer, Doodle oder MS Teams – das ist nicht nur eine Budgetfrage. Es ist eine Datenschutzfrage. 

Wer remote arbeitet, braucht schnell Zugriff auf Daten und Dokumente im Firmennetzwerk: rund um die Uhr, an jedem digitalen Arbeitsplatz über das WLAN. Genau das birgt ein erhebliches Sicherheitsrisiko für Unternehmen. Aber es gibt Lösungen wie das Konzept vom Intelligent Connected Workplace von Konica Minolta, das diese und weitere komplexe Aufgaben sicher, zeitgemäß und effizient erfüllt. 

 

Wie der Digital Workplace das Büro verändert 

Seit dem Ausbruch von COVID-19 zählt MS Teams, neben E-Mail und Telefon, zum bevorzugten Kommunikationsmittel in vielen Firmen. Als Messenger für Chats und Videoanrufe sowie für Wikis mit Informationen und für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. 

Cloud Services sind ebenfalls ein Upgrade für den aktuellen Bedarf. Sie lösen Datenserver On-Premise ab. Ihre Vorteile: Sie sind leichter skalierbar, überschaubar im Investment und immer auf dem neuesten technischen Stand. 

Für das Smart Office gibt es verschiedene Plattformen, Anwendungen und Services zum kollaborativen Arbeiten. 




 

Das verändert den digitalen Arbeitsplatz im Unternehmen 

Digitales Arbeiten braucht neben viel Support der IT auch die Akzeptanz der Kolleginnen und Kollegen. Manche Unternehmen bereiteten nach langen Debatten mit großer Skepsis eine Betriebsvereinbarung für einen Arbeitstag pro Woche im Homeoffice vor. Und dann kam Corona. Jetzt ist diese Vereinbarung obsolet, denn die Vorteile der digitalen Arbeitswelt schätzen vom Werkstudenten bis zum CEO alle. 

Das macht Change zu einem zentralen Thema der Digitalisierung. Es ist smart, dafür offen zu sein und herauszufinden, was für die eigene Arbeit gut angenommen werden kann, wenn die Wahl des Arbeitsplatzes flexibel gehandhabt wird. 



 

Technologien für den Digital Workplace der Zukunft 

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen sind die komplexen Anforderungen an die IT schwierig zu realisieren. Entweder haben sie nicht die Experten im Haus oder sie kaufen die Beratung teuer ein. Eine ganze Reihe von Produkten und Lösungen setzt deshalb auf Full Service, Module und skalierbare Lösungen, die auf allen Endgeräten gleichermaßen funktionieren. Denn das Kostenbewusstsein entscheidet auch hier letztendlich über die Leistung. 
 

• Cloud Services – wie SaaS 
• Unified Endpoint – Management aller Endgeräte 
• Digitale Buchhaltung – Invoice Processing 

Ein Arbeitstag im Intelligent Connected Workplace 

Im Prinzip tun alle das, was sie immer tun – mit und ohne Digitalisierung. Informationen werden gesammelt, Informationen werden verarbeitet und Informationen werden ausgetauscht. Statt des persönlichen Gesprächs auf dem Flur, verabreden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich in der virtuellen Kaffeeküche zu einem Videoanruf oder schreiben sich kurze Nachrichten im Chat. 

Projektmanager und Projektmanagerinnen protokollieren im Wiki ihre Arbeitsergebnisse, stellen Tickets ein für Kundenanliegen und Produktentwicklungswünsche, treffen sich zu Meetings und Pitches in Videokonferenzen. So ähnlich nutzen auch Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, der technische Kundendienst und der Vertrieb das digitale Serviceangebot. 

 

Auch im Smart Office: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg 

Ein wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit außerhalb des Büros kann nicht durch Hardware und Software bereitgestellt werden, sondern muss erarbeitet werden: der Austausch und Zusammenhalt im Team. Diese soziale Qualität entsteht durch Kommunikation, durch gemeinsames Lachen und das private Gespräch. 

Wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter remote arbeiten, braucht es Vorbilder und Einladungen, am besten als fixe Verabredung im Kalender. Kommunikation ist und bleibt eine elementare Führungsaufgabe. Auch die Meetingkultur trägt dazu bei, dass sich alle involviert fühlen. Deshalb beginnen Meetings mit einer Frage zum Check-in und Check-out an alle. 

Während wir digital arbeiten, beginnen wir auch digital zu denken. Spätestens dann denken wir über New Work nach. Unsere Arbeitskultur verändert sich mit der neuen Freiheit im Digital Workplace. 

Zugleich liegt im Wandel der Arbeitswelt auch die Chance, die UN-Nachhaltigkeitsziele der Agenda 2030 zu unterstützen. Wenn weniger Menschen Dienstreisen machen und die großen Büros schrumpfen, kann das wesentlich dazu beitragen, die CO2-Emissionen zu reduzieren. 

 

In fünf Schritten zum Digital Workplace 

Man muss nicht jeden Fehler selbst machen. Man kann auch aus den Fehlern anderer lernen. Bevor die Investition in den digitalen Arbeitsplatz zum Fehler wird, helfen diese fünf Fragen bei der Identifizierung der wichtigsten Anliegen und Ziele. Am besten beginnt man mit der Bestandsaufnahme: 

 

1. Was haben wir? Wie ist der Stand der Digitalisierung? Daraus kann man ableiten, was fehlt. 

2. Was brauchen wir für die Zukunft? Was wollen wir für die digitale Zusammenarbeit? Wie können wir, statt in geschlossenen Dokumenten wie E-Mails, Informationen in Dokumenten auf kollaborativen Plattformen transparent, terminverknüpft, mit Kommentaren, Updates etc. allen im Projekt zeitnah zugänglich machen? 

3. Was heißt das für die IT? Welche Software kann diese Anforderungen am besten erfüllen und Schnittstellen zu vorhandenen Systemen anbieten? 

4. Was ändert sich für uns mit diesen neuen Arbeitstools und was für unsere Kunden? Unterstützt unsere Unternehmenskultur diese Veränderung oder bremst sie uns? Was müssen wir ändern, damit sie zur Schubkraft wird?  

5. Wer wird zum Botschafter der neuen Tools und gibt Support? Wenn die Entscheidung für ein Tool da ist, wie können wir den Wandel einfach machen und andere für die Veränderung, für den Digital Workplace begeistern?