ECM einführen - darauf kommt es an

| 20 Oktober 2021

6 Tipps: Das ist wichtig bei der ECM-Einführung

Enterprise Content Management – eine Entscheidung fürs digitale (Geschäfts-) Leben? Die Einführung eines Enterprise Content Management Systems – kurz ECM – ist gerade für mittelständische Unternehmen ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg in die digitale Zukunft. Umso wichtiger, dass alle Entscheidung gut durchdacht und das Projekt gut organisiert ist. Aber wo überhaupt anfangen? 6 Tipps, die den Start erleichtern.



Zauberwort ECM – was steckt dahinter?

Hinter dem Begriff „Enterprise Content Management“ oder ECM stehen Lösungen, die den Büroalltag teilweise, schrittweise oder sogar vollständig papierlos machen: Dazu gehören die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Informationen. Und diese Aufgaben sind nicht nur in Großkonzernen, sondern auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen entscheidend im Geschäftsalltag. Je nach Branche und Ausgangssituation können hier unterschiedlichste Lösungen die Prozesse vereinfachen und die tägliche Arbeit effizienter gestalten, zum Beispiel: 

•    Automatisierte Rechnungserkennung mit anschließenden Freigabeprozessen
•    Zentrale Verwaltung aller Vertrags- und Kundenakten mit Fristenverwaltung und -überwachung – bei rechtskonformer Verwaltung und Einhaltung von Compliance- und Revisionsvorschriften
•    Digitale Posteingänge mit automatisierten Informationsflüssen und revisionssicherer Archivierung
 

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für ECM

Die Anzahl der KMUs, die ihre Zweifel und Bedenken bei der Einführung eines ECM beiseite legt, steigt kontinuierlich. Laut einer bitkom-Studie hatten sich 2020 bereits 68 Prozent der befragten Unternehmen dafür entschieden. Fast 9 von 10 Unternehmen arbeiteten zudem bereits mit einem Partner für IT und Digitalisierung zusammen. Wer also das eigene Unternehmen fit für die digitale Zukunft machen will, ist in guter Gesellschaft – und hat mit der Entscheidung für ein ECM einen guten Weg gefunden. Doch wie gelingt es, diesen erfolgreich und konsequent zu beschreiten? 6 Tipps aus der Praxis.
 

1. Stellen Sie sich der digitalen Herausforderung

Eine erfolgreiche Digitalisierung benötigt die Unterstützung des Managements. Wenn Sie sich entschieden haben, diesen Weg zu gehen, können Sie Ihre Entscheidung auch gut vertreten. Und haben Sie keine Angst: Digitalisierung ist machbar – die Zahlen geben Ihnen Recht!

 

2. Seien Sie ehrlich mit sich selbst, wenn Sie auf sich selbst sehen

Wissen Sie eigentlich, wo Sie genau bei der Digitalisierung stehen? Um eine ehrliche Bestandsaufnahme werden Sie nicht herumkommen, wenn Sie Erfolg bei der Einführung eines Enterprise Content Management Systems haben wollen. Sehen Sie genau hin, wo Mitarbeiter:innen beispielsweise noch viel mit Papier arbeiten oder stark in Routinearbeiten eingebunden sind. Am besten analysieren Sie bereits frühzeitig, welche Aufgaben und Prozesse sich am schnellsten und mit dem größten Nutzen als „Digitalisierungs-Kandidaten“ eignen (die „ECM-Potenzialanalyse“ von Konica Minolta unterstützt Sie hierbei).

 

3. Setzen Sie sich realistische Ziele

Ihre Ausgangssituation ist entscheidend für die nächsten Schritte. Hier greifen Sie auf Ihre Bestandsaufnahme zurück und entwickeln eine realistische Vision für Ihre zukünftigen digitalen Prozesse. Seien Sie auch hier ehrlich mit sich selbst – niemand kann alles gleichzeitig, in Rekordzeit und mit minimalem Aufwand bewältigen. Realismus und Pragmatismus zahlen sich aus. Und auch eine erste, überschaubare ECM-Anwendung kann, im richtigen Bereich eingesetzt, große Effizienzgewinne mit sich bringen.

 

4. Holen Sie sich die passende Expertise hinzu 

Erfahrung ist bei Digitalisierungsprojekten häufig schon die halbe Miete. Binden Sie also frühzeitig Expert:innen ein, die Sie möglichst auf Ihrem gesamten Weg begleiten können. So vermeiden Sie teure Fehler und unnötige Verzögerungen. Denn erfahrene Berater:innen wie beispielsweise bei Konica Minolta wissen aus unzähligen Projekten, wo beim Enterprise Content Management Fallstricke lauern – und haben häufig auch nützliche Best Practice Ansätze, die den Start ungemein beschleunigen können.

 

5. Binden Sie Ihre Mitarbeiter:innen rechtzeitig ein

Ihre Mitarbeiter:innen kennen sich am besten aus. Sie arbeiten bereits in den Prozessen, die Sie digitalisieren wollen. Und sie werden auch diejenigen sein, die einen moderneren digitalen Prozess mit Leben füllen werden. Nutzen Sie also diese Erfahrung und beugen Sie gleichzeitig mangelnder Akzeptanz des neuen ECM vor.

 

6. Arbeiten Sie in kleinen Schritten – von Erfolg zu Erfolg

Kaum ein Betrieb kann sich Stillstand leisten. Um jederzeit arbeitsfähig bleiben zu können, gehen Sie am besten in kleinen Schritten vor, bei denen Sie zügig Erfolge erzielen, ohne Ihren Betrieb zu beeinträchtigen. Anschließend widmen Sie sich dem nächsten Schritt.

 

Wir begleiten Sie gerne!

Unser mehr als 40-köpfiges Team aus Berater:innen, Software-Entwickler:innen und Digitalisierungs-Spezialist:innen begleitet Sie gerne vom ersten Schritt über die anfänglichen Stolpersteine bis hin zu immer weiteren Etappenzielen. Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Umsetzung von ECM-Projekten helfen wir Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Wir greifen auf verschiedene Systeme und Anbieter zurück – zum Beispiel ELO, d.velop, Windream oder Easy Software – und integrieren problemlos unsere eigenen Systeme und Ihre vorhandene Infrastruktur. Wir freuen uns auf ein neues, spannendes Projekt!


 

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