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Für hybride Teams und schnellere Prozesse brauchen auch kleine Unternehmen die passenden Tools. Bringt Cloud ECM mehr Nutzen als Herausforderungen?
Die Vorstellung, Unternehmensdaten an Dritte auszulagern, bereitet manchen Unternehmer*innen Kopfscherzen. Die Kontrolle über die eigenen Daten scheint verloren zu gehen – und scheinbar weiß niemand genau, in welchem Rechenzentrum und auf welchem von tausenden Servern die Geschäftsgeheimnisse schlummern. Entspricht die Speicherung auch wirklich der DSGVO und anderen wichtigen Standards?
Davon abgesehen bedeutet auch jede neue Plattform, jedes neue Tool und jede neue Applikation eine Umgewöhnung für die Mitarbeitenden – auch die Einführung eines ECM-Systems. Die Oberflächen unterscheiden sich, die Verzeichnisse und Datenstrukturen sehen nicht aus wie vorher und ganze Prozesse laufen plötzlich anders ab. Vor allem für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen ist das eine durchaus große Herausforderung. Sind alle Team-Mitglieder der neuen Technologie sofort gewachsen?
Ein ECM-System soll allerdings genau diese Komplexität reduzieren und die Arbeit effizienter gestalten. Durch die Bündelung von Daten und Prozessen an einem Ort können Arbeitsabläufe systematischer und übersichtlicher gestaltet werden – das kommt gerade kleineren Unternehmen zugute: Die langwierige Suche nach dem richtigen Dokument kann ein wahrer Zeitfresser sein und übersichtlich besetzte Teams regelrecht ausbremsen. Mit ECM-Systemen sparen die Mitarbeitenden jeden Tag wertvolle Zeit.
Ein weiterer wichtiger Faktor: Professionelle Cloud-Anbieter verfügen über erweiterte Sicherheitsmaßnahmen und können Daten viel besser schützen als viele Kleinunternehmen mit dem sprichwörtlichen Server in der Abstellkammer. Im Gegensatz zu kleinen Unternehmen, die oft weder Zeit noch Personal für Updates, Cyber Security-Maßnahmen und Software-Anpassungen finden, stellen professionelle Hoster ganze Teams dafür bereit. Wer auf zertifiziertes Hosting in der EU nach ISO 27001 achtet, kann mit Leichtigkeit die Anforderungen an den Datenschutz erfüllen. Bleibt nur noch das Problem der komplizierten Umstellung – oder?
Den Umstieg in die Cloud schaffen, garantierte Datensicherheit genießen und dabei keine großen Umstellungsprozesse oder Implementierungs-Phasen durchlaufen – davon träumen viele Kleinunternehmen. Die gute Nachricht: die Lösung ist oft nur ein paar Klicks entfernt. ECMcloud.de beispielsweise basiert auf der Cloud-Plattform Workplace Pure und ermöglicht die einfache Bereitstellung eins vollständigen ECM-Systems nach dem Plug-and-Play-Prinzip. ECMcloud.de ermöglicht jederzeit und überall das Erfassen, Verwalten, Speichern, Archivieren und Bereitstellen von Inhalten. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und simpel gestaltet, damit sich auch unerfahrene Mitarbeitende schnell zurechtfinden. Ein weiteres Komfort-Feature für ECM-Neulinge: Moderne ECM-System lassen sich direkt in die verschiedenen Anwendungen integrieren, etwa Microsoft Teams oder SAP. So ist der einzig spürbare Unterschied ein deutlicher Gewinn an Tempo und Effizienz – ansonsten ist keine Umgewöhnung nötig. Darüber hinaus können dank der Flexibilität von ECMcloud.de bestehende Abläufe vereinfacht und optimiert werden, insbesondere wenn an verschiedenen Standorten gearbeitet wird.
Dabei ist die Lösung speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten. Mit ECMcloud.de können Unternehmen nicht nur ihre Dokumente und Informationen besser zugänglich machen, sondern auch Routineaufgaben effizienter gestalten. Ob Digitalisierung von Briefpost, automatisierte Rechnungsbearbeitung oder papierlose Vertragsakten – ECMcloud.de stellt Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Verfügung, um den Übergang zu einem digitalen Büroalltag zu erleichtern.
Registrieren, fertig, los: Die cloudbasierte Lösung erfordert weder hohe Initialkosten für Hardware oder Software-Lizenzen noch komplizierte und teure Einführungsprojekte. Nach einer kurzen Registrierung steht das Tool in der Regel binnen einer Stunde zur Verfügung. Die Arbeit mit ECMcloud.de kann dann sofort beginnen. Wer also befürchtet hat, zunächst fünfstellige Beträge und mehrere Wochen Arbeit in die Einführung eines neuen ECM-System investieren zu müssen, kann ganz beruhigt sein – und vom ersten Tag an nur das bezahlen, was auch wirklich genutzt wird. Die monatliche Abrechnung sorgt dabei für volle Kostenkontrolle und Transparenz.
Der Schnellstart nach dem Plug-and-Play-Prinzip erlaubt gleich nach der Einrichtung vollen Zugriff auf alle gebuchten ECM-Funktionalitäten per Klick. So kann das System in kürzester Zeit dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität im Unternehmen zu steigern. Die integrierten Best-Practice-Lösungen für verschiedene Prozesse wurden eng an den Erfahrungen von tausenden Anwender*innen aus unterschiedlichen Branchen entwickelt. Sie bilden unkompliziert und ohne weitere Anpassungen einen großen Teil alltäglicher Aufgaben ab. Jeden einzelnen Prozess von Null aufzubauen, ist deshalb nicht nötig. Doch das ist erst der Anfang: Schritt für Schritt lässt sich ECMcloud.de Ihren wachsenden Bedürfnissen individuell anpassen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben oder komplexen Freigabeprozessen haben Mitarbeiter*innen mehr Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Dies kann nicht nur zu einer verbesserten Arbeitsleistung, sondern auch zu einer höheren Zufriedenheit führen. So lässt sich direkt messen, wie sehr sich die Einführung von ECMcloud.de auszahlt.
ECMcloud.de basiert auf der Cloud-Plattform Workplace Pure, die viele kleine Betriebe bereits nutzen – oder ohne Weiteres sofort abonnieren können. Das einfache Scannen und Konvertieren von Dokumenten, die Nutzung von Cloud Printing oder Cloud Fax-Funktionalitäten, die Anbindung von Dropbox, Microsoft OneDrive oder SharePoint – das alles lässt sich per Klick einrichten. Die Lizensierung erfolgt pro User und Funktionalität – das ermöglicht volle Transparenz und Kostenkontrolle. Auch Hardware wie Multifunktionsdrucker lassen sich nahtlos in die Plattform integrieren.
Die Gründe für die Einführung eines ECM-Systems können vielfältig sein. Ob es nun darum geht, die Effizienz zu steigern, die Organisation zu verbessern oder die Zugänglichkeit von Informationen zu erhöhen - Konica Minolta hat die Erfahrung und das Fachwissen, um Sie bei jedem Schritt auf Ihrem Weg zu unterstützen.
Neben ECMcloud.de bieten wir Ihnen eine breite Palette von ECM- und Software-as-a-Service (Saas)-Lösungen, um das Beste aus Ihren Inhalten zu machen und Mehrwert durch Daten zu gewinnen.
Gerne helfen wir dabei, die breite Palette an Funktionen eines Cloud ECM-Systems optimal zu nutzen – einschließlich Dokumentenmanagement, digitalem Workflow, elektronischer Archivierung, Collaboration-Tools und vielem mehr. Wir bringen jede Menge technisches Know-how und Branchenkenntnis mit, um Ihre bestehenden Systeme und Prozesse in Workplace Pure und ECMcloud.de zu integrieren. Übrigens: Auf Wunsch richten wir auch gerne eine Private Cloud für Ihr Unternehmen ein. Als Teil des eigenen Netzwerks ist sie nicht öffentlich zugänglich, gewährt aber über Technologien wie VPN-Tunnel Zugriff für berechtigte Mitarbeitende. So können Sie branchenspezifische Richtlinien und Vorgaben erfüllen, ohne auf die Vorteile einer Cloud-Lösung zu verzichten.
Die Entscheidung, ob Cloud ECM die passende Technologie zum Meistern der digitalen Transformation ist, sollte jedes Unternehmen für sich selbst treffen. Unsere Empfehlung ist allerdings klar: Die Vorteile durch Sicherheit, Effizienz und Vereinfachung überwiegen meistens bei weitem die Risiken durch die Einführung einer modernen ECM-Lösung. Und wer in volatilen Zeiten auf flexible Lizenzmodelle und Plug-and-Play-Funktionalitäten setzt, kann selbst das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis finden. Der Start mit ECMcloud.de ist jederzeit möglich, die Testphase kostet keinen Cent – warum also noch warten?
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