Das Ziel, zufriedene Kunden zu haben, verfolgt in Sachen IT auch die Erzdiözese München und Freising. Seit 2015 kooperiert sie mit Konica Minolta als umfassender IT-Infrastruktur-Lieferant und -Dienstleister.
Zufriedene Kunden zu haben, kennt man als Ziel vor allem aus der Wirtschaft - doch in Sachen IT verfolgt auch die katholische Kirche diesen Ansatz in der Erzdiözese München und Freising. Um die IT-Versorgung in der Fläche zu verbessern, kooperiert die Erzdiözese seit 2015 mit Konica Minolta als umfassenden IT-Infrastruktur-Lieferanten und -Dienstleister.
Mehr als 750 Pfarrämter, 450 Kitas sowie eine Vielzahl von weit über 400 weiteren Einrichtungen versorgt Konica Minolta mit vorinstallierter IT-Hardware und den dazugehörigen Services. „Wenn heute z. B. eine Pfarrei einen PC bestellt, hat sie diesen in drei bis sieben Tagen nach Bestelleingang im Erzbischöflichen Ordinariat München und Freising betriebsbereit vor Ort. Vor der Einbeziehung von Konica Minolta dauerte es vier bis sechs Wochen“, berichtet Georg Gebler, Leiter der Abteilung IT-Arbeitsplatz im Erzbischöflichen Ordinariat München und Freising. Das Erzbistum München und Freising ist eines von insgesamt 27 Bistümernin Deutschland. Von dort werden die dem Ordinariat zugehörigen, aber auch teilweise selbständigen Einrichtungen, in Bezug auf die allgemeinen Beschaffungs- und Dienstleistungsgüter unterstützt.
Gemeinsam mit Konica Minolta hat es Gebler geschafft, auf einer Fläche, die in etwa dem Regierungsbezirk Oberbayern entspricht, die gleiche Supportqualität und –geschwindigkeit zu gewährleisten wie in den zentralen Dienstgebäuden. Diesen Service wollte das Ordinariat seinen Einrichtungen bewusst bieten, da die vorangegangene Vorgehensweise nicht zufriedenstellend war, wie Gebler beschreibt: „Bis dato waren wir teils auf ehrenamtliche IT-Unterstützung angewiesen, wodurch kein einheitliches und langfristiges Qualitätsniveau gewährleistet werden konnte.“
Die fortlaufende Zusammenarbeit in den Pfarreien erfolgte aufgrund sehr positiver Erfahrungen eines Ende 2015 durchgeführten Projekts zwischen Konica Minolta und dem Erzbischöflichen Ordinariat München und Freising. Hierbei erneuerte Konica Minolta innerhalb von drei Monaten in 450 KITAs das IT-Equipment. Die Einrichtungen wechselten von Thin-Clients auf eine standardisierte IT-Ausstattung unter Windows 7, die das Arbeiten mit Notebooks, Dockingstations, Monitoren und Multifunktionssystemen unterstützt.
Nach ähnlichem Schema wie in den Kindergärten erfolgt seit Januar 2016 die Ausstattung der Pfarreien, auf die insgesamt ca. 2500 PC-Systeme verteilt sind. Indem Konica Minolta pro Jahr ca. bis zu 750 Systeme tauscht, wird die IT-Infrastruktur im fünfjährigen Turnus komplett erneuert. Zusätzlich zu den Druck- und Multifunktionssystemen, welche Konica Minolta schon seit mehreren Jahren in das Erzbistum und deren Einrichtungen liefert, stammen die restlichen IT-Peripherie-Komponenten wie Laptop, Notebook, Bildschirme, bis hin zu Tastaturen, Mäusen, etc. von unterschiedlichen Herstellern, welche durch die IT-Abteilung des Erzbischöflichen Ordinariats München und Freising ausgewählt werden. Konica Minolta bezieht bestimmte Tranchen von diesen Herstellern und lagert sie für das EOM zwischen. Vom Zwischenlager gelangt das Equipment in vorher definierten Stückzahlen in das Ordinariat und wird dort mit der nötigen Software ausgestattet und konfiguriert, bevor es die jeweilige Dienststelle erreicht. Täglich bringt ein Serviceteam von Konica Minolta die Hardware nach einem flexibel gehaltenen Einsatzplan in die vorgesehenen Pfarreien und übernimmt den Vor-Ort- Service. Hierzu zählt die Inbetriebnahme ebenso wie die Kurzeinweisung beim Anwender und der Gerätetausch im Fehlerfall. „Durch das professionelle Aufstellen der Geräte werden Arbeitsplätze nach ergonomischen Aspekten und Vorgaben der Arbeitssicherheit eingerichtet. Lose Kabel, die unschön aussehen, Stolperfallen darstellen und in der Vergangenheit mitunter zu Problemen und Ausfällen führten, gibt es nicht mehr“, freut sich Gebler.
Der Abteilungsleiter begrüßt auch die fokussierte Erstschulung durch den eingearbeiteten Dienstleister, der genau auf die IT-Bedürfnisse in den Pfarreien eingeht. So wird beispielsweise gezeigt wie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Gottesdienstanzeiger oder Pfarrbriefe in Kleinauflagen gedruckt werden können. Die Serviceleistung von Konica Minolta umfasst, abseits der Einweisung der Nutzer in ihre neue IT-Hard- und Software, die Rechnungsstellung an die einzelnen Pfarreien, die eigenständige Rechtsträger darstellen. „Aufgrund der Eigenständigkeit könnten die Pfarreien auch andere IT-Dienstleister beauftragen. Da aber unser Service in allen Belangen hochwertig ist, kommen die Pfarreien gerne auf uns zu. Wir wiederum begrüßen das sehr, da so eine einheitliche IT-Infrastruktur und kein IT-Wildwuchs entsteht“, bemerkt Gebler. Um die hohe Servicequalität zu gewährleisten, legt der Abteilungsleiter auf verschiedene Punkte großen Wert. So ist es ihm sehr wichtig, einen erfahrenen und festen Projektansprechpartner zu haben, den er sowohl zu Hard- und Softwarefragen als auch zu kaufmännischen Angelegenheiten kontaktieren kann.
Der Schritt der Erzdiözese, diesen professionellen IT-Service einzuführen, wird sowohl von den Anwendern als auch der zentralen IT-Abteilung sehr begrüßt. Der Quantensprung im Service erleichtert allen Beteiligten die Arbeit um ein Vielfaches.
Erstklassige IT-Servicequalität für alle betreuten Einrichtungen
Konica Minolta beschafft und wartet gesamte IT-Clientlandschaft
Schnelle Reaktionszeiten und einheitliche IT-Infrastruktur