Papierloser Konzern: Wozu noch drucken?

| 9 Januar 2023

Die digitale Transformation verdrängt Drucksysteme – oder …?

Wer an den Arbeitsplatz der Zukunft denkt, hat hybride Teams, blitzschnelle digitale Prozesse und smarte Customer Journeys vor Augen – aber eines eher nicht: Ausdrucke. Schließlich ist das papierlose Büro erklärtes Ziel zahlreicher Digitalisierungs-Strategien. Gerade in Großunternehmen hat die Vision eines papierlosen Konzerns viele Fans gefunden. Doch in der Realität haben es weder Pandemie noch Technologie geschafft, die Drucker vollständig aus den Büros und Betrieben zu verdrängen. Grund genug, die Frage "Wozu eigentlich noch drucken?" etwas differenzierter zu betrachten. Erfahren Sie, warum moderne Druck-Infrastruktur jetzt erst recht wichtig ist.



Vollständig papierloser Konzern: Das spricht dafür

Auf den ersten Blick erscheint die Vision von der völlig papierlosen Wirtschaft nicht nur sinnvoll und machbar, sondern auch unumgänglich. Denn was vor einigen Jahren eher von hippen Start-ups oder progressiven Vorzeige-Unternehmen zu hören war, ist heute breiter Konsens in allen Branchen, Sparten und Unternehmensgrößen.


Ressourcen schonen und Kosten sparen ist wichtiger denn je

Einer der wichtigsten Gründe, auf Ausdrucke zu verzichten, ist das Einsparen von Ressourcen. Klimawandel, Lieferketten-Probleme, Inflation und Krisen zeigen: Einen achtlosen Umgang mit Rohstoffen kann sich niemand mehr leisten. Das Aufkommen an Ausdrucken zu reduzieren, spart ohne Zweifel jede Menge Holz und Energie. Auch in der weiteren Prozesskette ergeben sich Einsparungen, wenn etwa Post digital statt in hunderttausendfacher Auflage zugestellt wird.


Sogar Behörden verzichten auf Papier

Längst haben auch Finanzamt, Zulassungsstellen und andere Behörden damit begonnen, zumindest teilweise auf papierlose Prozesse, digitale Signaturen und Online-Kommunikation zu setzen. Denn auch hier hat sich die Erkenntnis durchgesetzt: Weniger Papier verschwendet weniger Ressourcen und produziert weniger Müll. Im europäischen Ausland, etwa in den baltischen Staaten, sind die Behörden sogar schon wesentlich weiter und haben zahlreiche Vorgänge vollständig digitalisiert.


B2B- und Endkund*innen wollen digitale Lösungen

Inzwischen erwarten längst nicht nur umweltbewusste Zielgruppen digitale Lösungen: Wer der Kundschaft heute keine papierlose Rechnung oder kein Online-Portal zur Verfügung stellt, verliert schnell den Anschluss und gilt als rückständig. Denn bei jedem Brief, der im Briefkasten landet, schauen heute viele kritisch auf die verursachten Kosten und die verbrauchten Ressourcen.
 


Warum überhaupt noch drucken?

Es scheint, als würde am vollständig papierlosen Konzern kein Weg vorbeiführen. Zumal moderne Cloud-Lösungen das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ermöglichen und die Prozesse dadurch spürbar beschleunigen. Doch trotz alledem: Es gibt sie noch – die Multifunktions-Drucksysteme im Büro. Und sie werden täglich genutzt. Nicht aus Technologie-Verdrossenheit oder Fortschritts-Faulheit, sondern aus vielen guten Gründen.


Papierlose Lösungen stoßen buchstäblich an Grenzen

Auf absehbare Zeit wird es immer Fälle geben, in denen ein papierloser Prozess ins Stocken gerät oder einfach nicht möglich ist. Zum Beispiel wenn medizinische Unterlagen an ältere Menschen verschickt werden, die keinen Zugang auf ein Mail-Postfach haben. Wenn die Akzeptanz bei der Zielgruppe fehlt. Oder wenn rechtliche Rahmenbedingungen die Papierform zwingend vorschreiben. Aber auch in profanen Situationen: etwa bei Speditionen, die Fracht ins Ausland transportieren. Hier gibt es schlicht und einfach keine einheitlichen internationalen Formate für digitale Frachtpapiere. Ausgedruckte Unterlagen beschleunigen in diesem Fall den Prozess, denn Fahrer*innen, Disposition und Kund*innen ersparen sich unnötiges Warten auf eine langwierige Klärung mit dem Zoll.


Digitalisierung lohnt sich – bei hohen Fallzahlen

Ein Ausdruck kann nicht in bestimmten Fällen nur Kommunikationsbarrieren senken – er kann auch die kurze, schnelle Lösung sein. Nämlich dann, wenn sich die Digitalisierung eines Prozesses (noch) nicht lohnt. Denn selbst mit einer intuitiven Out-of-the-Box-Lösung bedeutet die Umstellung auf einen digitalen Prozess einen gewissen Zeitaufwand. Einige Vorgänge kommen allerdings so selten vor, dass die Digitalisierung länger dauern würde als das sporadische Ausdrucken, Ausfüllen und Absenden eines Formulars. Realistisch betrachtet wäre also eine vollständige Digitalisierung die Verschwendung einer der wichtigsten Ressourcen – Arbeitskraft. Wer das Pareto-Prinzip kennt, weiß: Ein zu 80 Prozent digitalisiertes Unternehmen hat möglicherweise mehr Effizienz gewonnen als ein Unternehmen, das sehr viel Energie in die Digitalisierung der kleinsten Prozesse steckt – und dennoch das 100-Prozent-Ziel nicht erreicht.


Papier bleibt geduldig, flexibel und beständig

Mitarbeitende in einem komplett papierlosen Konzern würden immer dann auf Probleme stoßen, wenn es für eine spezielle Anforderung schlicht und einfach keine digitale Lösung gibt. Tage- oder wochenlang auf die Umsetzung zu warten, kommt nicht in Frage – oft ist es nötig, kurzfristig zu reagieren. Schnell und flexibel Ergebnisse "zu Papier zu bringen", wird sich also nie ganz vermeiden lassen. Und auch für eine weitere Stärke des Papiers gibt es bislang keinen digitalen Ersatz: Durch Ausdrucke lassen sich Informationen jederzeit für einen Zeitraum von mehreren Jahrhunderten aufbewahren – ohne dafür separate Lesegeräte zu benötigen. Papier gibt Informationen immer preis – ohne Strom und Internet, im Alltag und im Notfall. Selbst dann noch, wenn Datenträger längst nicht mehr lesbar sind. Davon abgesehen schafft die Haptik von Papier Verbindlichkeit, kann Kreativität fördern oder Wertschätzung ausdrücken.



Auf dem Weg zum verschwendungslosen Konzern

Es zeigt sich: Der zu 100 Prozent papierlose Konzern ist ein eher idealistisches Ziel. Realistisch betrachtet gilt es, so wenig wie möglich und nur so viel wie nötig zu drucken – immer dann, wenn Papier die wirtschaftlichste und sinnvollste Lösung ist. Dafür muss die Druck-Infrastruktur im Unternehmen mit maximaler Effizienz arbeiten und sich als Schnittstelle zwischen digitaler und analoger Welt nahtlos in die Prozesse einfügen. Das eigentliche Ziel lautet also: zum verschwendungslosen Konzern werden!

So optimieren Sie die Druck-Infrastruktur im Konzern


Einige Schritte sind essenziell, um die Druckumgebung der modernen Arbeitsweise und den hybriden Teams im Großunternehmen anzupassen.
 

  • Consulting zur Flottenplanung und -optimierung: Auf Basis einer gründlichen Anforderungsanalyse passen Sie den Einsatz neuer und bestehender Hardware optimal an die Bedürfnisse und das Verhalten Ihrer Mitarbeitenden an.
  • Monitoring der Hardwarenutzung: Eine Enterprise Print Management-Lösung zeigt Ihnen auf, wer wieviel druckt und ob die Drucksysteme optimal ausgelastet sind. So identifizieren Sie im laufenden Betrieb zusätzliche Einsparpotenziale.
  • Sicherheit Ihrer Druckinfrastruktur: Auch Ihre Druckinfrastruktur muss geschützt werden, um vor Cyber-Angriffen sicher zu sein und Vorgaben wie die DSGVO einzuhalten. Mit Zugriffskontrollen, Virenschutz, Festplattenverschlüsselung bewahren Sie Unternehmensinformationen vor Risiken.
  • Cloud-Lösungen fürs Drucken: Mit Cloud Print sparen Sie sich die klassische Druckserver-Infrastruktur und ermöglichen gleichzeitig das mobile Drucken von überall. Zahlreiche Print Management-Lösungen werden bereits als SaaS bereitgestellt.
  • Remote Services: Moderne Drucksysteme lassen sich über das Internet überwachen und warten – von der Toner-Meldung über Fehlerbehebung bis zum Firmware-Update. Systemausfälle werden zur exotischen Ausnahme und das Service-Personal arbeitet ohne Anfahrt mit geringem Aufwand.

Modernisierung der Drucker-Flotte als Teil der Weiter-Digitalisierung

Wer die Drucker-Flotte im Konzern modernisiert, sorgt nicht nur für mehr Effizienz und zur Reduktion von Papier-, Energie- und Ressourcenverschwendung. Denn moderne Multifunktionssysteme können eine Schlüsselrolle bei der Weiter-Digitalisierung spielen – als Teil von automatisierten Dokument-Workflows. Eingescannte Eingangspost kann etwa direkt von einem ECM-System analysiert, archiviert und in einen Folgeprozess überführt werden – etwa zur Rechnungsbearbeitung oder Genehmigung. So bildet Ihre Druckerflotte die Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt. Ob Informationen als Ausdruck oder in digitaler Form vorliegen, macht dann keinen Unterschied mehr.

 

Wir unterstützen Sie bei der Weiter-Digitalisierung

Druckkosten senken, Effizienz steigern, Prozesse automatisieren und Unternehmen digitalisieren – dabei sind wir von Konica Minolta bereits seit Jahrzehnten behilflich. Profitieren Sie von unserer Expertise bei der Weiter-Digitalisierung: Wir beraten Sie fair und auf Augenhöhe. Damit Sie die digitale Transformation mit Augenmaß vorantreiben und auf dem Weg zum verschwendungslosen Konzern nicht wahllos Hardware abschaffen. Wir betrachten Ihre Druck-Systeme als Teil Ihrer IT-Infrastruktur, hinterfragen kritisch die Nutzungsszenarien und stellen Lösungen bereit, mit denen Sie optimal aufgestellt sind. Als digitalisiertes Unternehmen mit greifbaren Berührungspunkten.

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