Microsoft Teams: Mehr Möglichkeiten für den Mittelstand 

5 Arten, mit Microsoft Teams smart und Cloud-basiert besser zu arbeiten

Microsoft Teams ist der ideale Einstieg in eine neue Art zu arbeiten: Durch vollständige Cloud-Integration, vielfältige Schnittstellen zu anderen Anwendungen und nicht zuletzt die intuitive Bedienung können Unternehmen mit wenig Aufwand maßgeschneiderte Lösungen für ihre alltäglichen Aufgaben umsetzen – damit die Mitarbeiter*innen mit weniger Aufwand mehr erreichen. 

1. Kommunikation vereinfachen

Hier eine E-Mail, dort ein Memo – und hatte nicht irgendwer angerufen zu dem Thema? Die Informationsflut im ArbeitsÜBERALLtag nimmt stetig zu. Microsoft Teams kann dabei helfen, allen Mitarbeiter*innen wichtige Infos übersichtlich und einheitlich zur Verfügung zu stellen, etwa in Kanälen zu bestimmten Themen. Dabei können verschiedene Quellen – Mails, PDFs, OneNote-Notizen und vieles mehr – ganz einfach integriert werden. Durch die mobile Nutzung auf PC, Tablet oder Smartphone sind alle Team-Mitglieder immer und überall auf dem neuesten Stand. 

2. Dateien organisieren 

Dateien hin- und herschicken, bis niemand mehr weiß, welches die richtige Version ist? Das war einmal: Denn mit Microsoft Teams können Sie eine zentrale Dateiablage organisieren. Durch die Integration von Microsoft SharePoint stehen direkt in der App zuverlässige Funktionen wie das Teilen von Dateien, das gemeinsame Bearbeiten und die Versionskontrolle zur Verfügung. Das macht die gemeinsame Arbeit nicht nur einfacher und schneller, sondern auch sicherer: Unnötige Datei-Duplikate werden vermieden und alle Daten DSGVO-konform in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und der EU gespeichert.

3. Anwendungen verzahnen

Als Teil der Microsoft 365-Welt kann Microsoft Teams ohne komplizierte Einstellungen oder Programmieraufwand weitere Anwendungen integrieren. Das gemeinsame Bearbeiten einer Excel-Datei, das Pflegen von Kalendern, Team-Notizbücher über Microsoft OneNote, Umfragen mit Microsoft Forms oder Terminplanung mit Microsoft Bookings – all das ist direkt in der Teams-Umgebung möglich, ohne die App zu wechseln. Wer Microsoft Dynamics 365 BC als ERP-System oder PowerBI für Reportings nutzt, kann sogar Echtzeit-Daten und KPIs direkt in Teams-Kanälen zur Verfügung stellen.

4. Aufgaben automatisieren

Nun wird es richtig interessant: Aus Microsoft Teams heraus ist es sogar möglich, einfache Geschäftsprozesse zu automatisieren – und die Zusammenarbeit in den Teams dadurch wesentlich zu vereinfachen. Alle nötigen Komponenten sind schließlich bereits nahtlos integriert. Automatische Benachrichtigungen in einem Kanal bei einer Buchung oder die Bearbeitung von Bewerbungen sind erst der Anfang: Durch die Kombination mit Microsoft Power Automate lassen sich ohne Programmier-Kenntnisse auch komplexe Workflows in Microsoft Teams umsetzen.

5. IT-Landschaft integrieren

Die Vereinheitlichung und Vereinfachung der Arbeitsumgebung macht bei Microsoft-Anwendungen nicht halt. Über Schnittstellen lässt sich auch vorhandene Drittanbieter-Software mühelos in Teams-Kanäle integrieren. Zum Beispiel kann Microsoft Teams mit einem ECM-System verknüpft werden, welches für eine revisionssichere Datenverwaltung und fortgeschrittene Automatisierung über alle Anwendungen hinweg sorgt. So schließt die konsequente Nutzung von Teams andere Anwendungen nicht aus – sondern steigert sogar die Effizienz in der Zusammenarbeit. 

Ausblick: Mit Teams & Copilot KI-gestützte Prozesse aufbauen

In den nächsten Jahren werden mit Sicherheit neue, spannende Anwendungsfälle auf die Microsoft Teams-Nutzer*innen zukommen. Insbesondere im Bereich Künstliche Intelligenz (KI) steckt viel Bewegung. Microsoft Copilot erleichtert schon jetzt den ArbeitsÜBERALLtag mit automatisch generierten Präsentationen und Textentwürfen – zudem kann der KI-Assistent den Inhalt von Teams-Chats zusammenfassen oder beim Brainstorming in Besprechungen unterstützen. Dabei analysiert die Engine verschiedenste Daten aus dem gesamten Unternehmen. Für den Mittelstand könnte Teams also zum leichten Einstieg in ein datenbasiertes, intelligentes Management werden. 

Konica Minolta unterstützt bei der digitalen Transformation

Möchten auch Sie mehr aus Microsoft Teams herausholen oder die Möglichkeiten von Microsoft 365 gezielter einsetzen? Als „Microsoft Solution Partner for Modern Work“ unterstützt Konica Minolta Sie von der Auswahl der optimalen Lizenz über die gezielte Kombination der Apps bis zur Schulung. Wir freuen uns darauf, Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation zu begleiten!