3 Top-Gründe für Microsoft Teams & wie es funktioniert

| 17 August 2023

Teams kann nicht nur Online-Meetings

Die meisten Unternehmen und Mitarbeitenden sind mit den gängigen Microsoft-365-Apps wie Outlook und Exchange für E-Mails, Kalender und Aufgaben sowie Word, PowerPoint und Excel für die Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Tabellenkalkulationen vertraut. Microsoft Teams ist mittlerweile als Tool für virtuelles und hybrides Arbeiten populär geworden.



Viele Unternehmen nutzen Microsoft Teams, um ihre Mitarbeitenden durch geplante und Ad-hoc-Besprechungen, Chats und Messaging in Verbindung zu halten - und auch durch „normale Telefonanrufe, wenn das Unternehmen dies zulässt. Unternehmen setzen Microsoft Teams für online- und hybride Meetings, Teams Chats und Telefonie ein. Eine Besprechung kann nur zwei Personen umfassen oder bis zu 1.000 Teilnehmende zusammenbringen.
Wussten Sie schon, dass Microsoft Teams Ihr Tor zu all Ihren weiteren Microsoft 365-Apps wie Lists, Planner, Power Automate und mehr ist - und zu Microsoft AppSource, wo Sie von vertrauenswürdigen Drittanbietern entwickelte Apps und Add-Ins finden?

 


Wie Microsoft Teams funktioniert 

Microsoft Teams ist nicht nur eine großartige Möglichkeit, Online-Meetings abzuhalten. Hier sind drei Möglichkeiten, wie Ihre Teams mit weniger Aufwand mehr erreichen können: 

 
Bearbeiten-von-Dokumenten

1. Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Personen gleichzeitig

Mit Microsoft-Anwendungen wie Word, PowerPoint, Excel und vielen anderen können Sie Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und verfassen, ohne zu einer anderen Anwendung wechseln oder Dokumente per E-Mail austauschen zu müssen. Der besondere Vorteil: Alle Beteiligten arbeiten stets an einer Dokumenten-Version. Fehlende Synchronisierung und Probleme mit Versionskontrolle sind damit passé. Keine nicht synchronisierten Duplikate, keine Probleme mit der Versionskontrolle.  Die Nachverfolgbarkeit von Bearbeitungen und Kommentaren sorgt für Übersicht darüber, wer was wann geändert hat. 

Eine Dokumentenbibliothek wird automatisch auf SharePoint eingerichtet, sobald ein neues Team in Microsoft Teams erstellt wird. Nur Teammitglieder können direkt auf die dort gespeicherten Dateien zugreifen, aber sie können sie natürlich jederzeit mit anderen Personen teilen.

2. Projektverwaltung und Aufgabenzuweisung

Mit dem Microsoft Planner innerhalb von Microsoft Teams können Sie Aufgaben planen und kleine Projekte organisieren. So können Sie Aufgaben Teammitgliedern effizient zuweisen und Fristen setzen. Für einzelne Projekte können Sie übrigens auch dynamische, zeitlich begrenzte Teams einrichten, um eine effiziente Zusammenarbeit für die Dauer des Projekts zu ermöglichen. Der Teams Planner erfüllt sozusagen eine hervorragende "Basis-Projektmanagement Funktion. 

Projektverwaltung
digitales-Notizbuch

3. Gemeinsames digitales Notizbuch

Ein Team kann das digitale Notizbuch (Microsoft One Note) über die Registerkarten im jeweiligen Teams-Kanal hinzufügen und alle Teammitglieder haben dann gemeinsamen Zugriff darauf, um ihre Arbeit zu organisieren und Projekte, Kampagnen und andere Aktivitäten zu verwalten. Das kann z. B. das Festlegen der Tagesordnung von Besprechungen oder das Schreiben von Protokollen sein.

Sie können aber nicht nur Notizen machen, sondern auch:

  • Inhalte aus anderen Quellen einfügen, einschließlich Bildern, Audio- und Videoclips 

  • Informationen mit Hilfe von Tags kategorisieren 

  • separate Abschnitte für verschiedene Projekte, Kanäle und Teambesprechungen erstellen 

Das sind einige Pluspunkte, die für den intensiveren MS Teams-Einsatz in der täglichen Zusammenarbeit sprechen.

eBook „Mit weniger mehr erreichen“

Im eBook „Mit weniger mehr erreichen“ finden Sie Tipps und Empfehlungen, wie Sie das ungenutzte Potential von Microsoft Teams und des gesamten Microsoft 365 Ökosystems besser ausschöpfen können: 

  • Microsoft Teams: Der Alleskönner für Teamarbeit 

  • Vorstellung der Mobile App 

  • Microsoft Lizenzmodell 

  • Weitere Vorteile und Apps

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