Teams-Ablage mit ECM organisieren

| 17 Januar 2022

Dateien zentral und revisionssicher organisieren und teilen

Mit Collaboration Tools haben bereits die allermeisten Unternehmen ihre Erfahrungen gemacht – insbesondere der Platzhirsch Microsoft Teams hat in den letzten Jahren einen beispiellosen Siegeszug erlebt. Vieles im ArbeitsÜBERALLtag ist dadurch einfacher und einiges auch effizienter geworden. Doch ein zentrales Problem wurde kaum behoben, sondern eher verschoben: eine teilweise chaotische Dateiablage mit unterschiedlichen kursierenden Versionen. Ein Enterprise Content Management-System (ECM) bringt Ordnung, Übersicht und Sicherheit ins Spiel – und integriert sich dabei intuitiv in die Teams-Umgebung.



Mehr Effizienz durch Collaboration 


Wenn sich ein Trend das letzte Jahrzehnt durch alle Branchen gezogen hat, dann wohl die neue, digitale und hybride Art der Zusammenarbeit – auch „Collaboration“ oder „Business Collaboration“ genannt. Der Verband BITKOM sah bereits 2013 große Potenziale im „Wandel der unternehmensinternen Kommunikation bzw. den Wandel in der Kommunikation mit Partnern und anderen Communities zu einer offenen, transparenten und interaktiven Zusammenarbeit“, wie es im Positionspapier „Unternehmen 2.0“ hieß. Und schon damals war der Ansatz ein ganzheitlicher: „ein Wandel der Unternehmenskultur und tiefgreifender als eine rein technische Innovation.“ 

Sieben Jahre später stellt eine Studie des Beratungsunternehmen Camapana & Schott fest, dass Collaboration in immer mehr Unternehmen Einzug hält – nicht nur bei Bürokräften, sondern auch in Produktion oder Kundendienst. Und das macht sich bemerkbar: Um gut 40 Prozent effizienter arbeiten Unternehmen, in denen Collaboration bereits ausgereift ist. Kurz nach der Studie hat die Corona-Pandemie den Trend noch einmal exponentiell beschleunigt. Sehr viele Unternehmen kennen heute keinen traditionellen Arbeitsalltag mit Voll-Präsenz im Büro mehr – der dezentrale ArbeitsÜBERALLtag mit mobilen Arbeitsplätzen und hybriden Teams ist die neue Realität, New Work ist überall. 

 

Die Ablage organisieren: auch mit Teams droht das Daten-Chaos 


Die Grundlage für die neue Art zu Arbeiten sind moderne Collaboration Tools. Hier hat Microsoft Teams in den letzten Jahren eine rasante Aufholjagd absolviert. Nutzen im Juli 2019 noch 13 Millionen Menschen das Tool, stieg die Zahl bis April 2021 auf 145 Millionen tägliche Nutzer weltweit an – Tendenz weiter steigend. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Tool erlaubt nicht nur unkomplizierte Chats, Gruppen und Videokonferenzen, sondern bietet auch über Office 365 und Sharepoint das Speichern und Teilen von Dateien in der Cloud gleich mit an – Kommunikation und Zusammenarbeit werden erheblich erleichtert. Theoretisch also optimale Voraussetzungen, um gemeinsam an derselben Version einer Datei zu arbeiten. 

In der Praxis wurde ein zentrales Problem allerdings nicht gelöst, sondern lediglich verlagert. Denn wenn Dateien per E-Mail an Externe versendet, auf lokalen Medien gespeichert oder in andere Anwendungen wie Enterprise Resource Planning (ERP) importiert werden, kursieren erneut verschiedene Versionen derselben Datei, die dann abermals in die Cloud hochgeladen werden. Es entstehen ungeordnete, zufällige und nicht nachvollziehbare Ablagestrukturen. Über Teams die richtige Datei zu finden, ist dann oft sehr schwierig – das frisst Zeit und schlimmstenfalls gehen wichtige Informationen einfach verloren. 

 

Ein Fall für zwei – Dateien verwalten mit Teams und ECM 


Doch glücklicherweise lässt sich dieses Problem lösen, ohne an der Arbeitsweise mit dem Collaboration-Tool Teams etwas zu ändern: In Kombination mit einem intelligenten Informations- und Dokumentenmanagement – einem Enterprise Content Management-System (ECM) – entsteht eine ideale Symbiose für effiziente digitale Zusammenarbeit. Denn Daten und Dokumente digital abzulegen, zu verwalten und in Geschäftsprozesse einzubinden ist eine Kernfunktion von ECM-Systemen. 

Dabei lassen sich zeitgemäße ECM-Lösungen nahtlos in Microsoft Teams integrieren. Das Speichern, Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien funktioniert also wie gewohnt. Der entscheidende Unterschied: Im Hintergrund sorgt das-ECM-System dafür, dass Dateien eindeutig an einer definierten Stelle abgelegt sind – übersichtlich und revisionssicher, um auch rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Wenn das ECM-System auch in andere Applikationen wie ERP-Systeme, Datei-Browser und Mail-Clients eingebunden ist, ist immer gewährleistet, dass jede Datei immer und überall in der gültigen Version vorliegt.

 

Best Practice: Projektmanagement mit Teams und ECM 


Für die Organisation der Teams-Ablage mit einem ECM gibt es viele denkbare Anwendungsfälle. Zum Beispiel das Projektmanagement: Pläne, Listen, Dokumente, E-Mails mit und ohne Anhang, Verträge und unzählige weitere Inhalte können die Steuerung eines Projekts unübersichtlich und kompliziert werden lassen. Noch schwieriger wird es, wenn externe Berater oder Dienstleister eingebunden sind. Welche Version eines Dokuments ist gerade der letzte Stand? Wo war noch einmal das Abstimmungsprotokoll des letzten Meetings? Hat der Projektpartner in die veraltete Datei kommentiert? 

Durch die Einbindung einer ECM-Lösung in Microsoft Teams lassen sich diese Herausforderungen deutlich leichter bewältigen. Nutzer erhalten individuelle Zugriffsrechte direkt aus der Benutzeroberfläche von Teams heraus. So haben sie jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dokumente, Daten und Inhalte aus anderen Unternehmensanwendungen und Quellen. Dokumente sind physisch nur einmal abgelegt und archiviert, obwohl gleichzeitig aus unterschiedlichen Teams auf die Informationen zugegriffen wird.  

 

So lässt sich die Ablage mit Teams und ECM organisieren 


Ein ECM-System bietet einen plattformübergreifenden Ansatz, der die Integrationen in verschiedene Systemlandschaften umfasst – und darunter auch Microsoft Teams. Dabei leistet das ECM in Kombination mit Microsoft-Produkten Beachtliches: 
 

  1. Daten sind sicher und zentral immer für alle internen und externen Zugriffsberechtigten verfügbar 
  2. Die zentrale Ablage ermöglicht eine unternehmensweite Suche – bei Bedarf auch revisionssicher für wichtige Dokumenten wie Rechnungen 
  3. Die umfassende Verfügbarkeit der Dokumente ermöglicht darüber hinaus tiefergehende Analysen 
  4. Microsoft-Dokumente können in automatisierte Prozesse eingebunden werden 
  5. Die Lösung lässt sich auf verschiedene Geschäftsszenarien erweitern, etwa das Vertragsmanagement, Qualitätsmanagement oder die Rechnungsbearbeitung  

 

Best Practice: Teams, ERP, ECM + Rechnung = mehr Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit 


Die Stärke einer intelligenten Ablage zeigt sich unter anderem auch bei Standardprozessen wie der Bearbeitung von Rechnungen. Diese sind häufig in ERP-Systemen wie SAP hinterlegt. Wenn nun sowohl SAP als auch Microsoft Teams über eine ECM-Schnittstelle verfügen, können sämtliche Anwendungen auf dieselbe Datei zugreifen. So kann eine Rechnung in SAP angezeigt, über Teams geteilt und mit Outlook verschickt werden – jeweils ohne einen Gedanken daran zu verschwenden, ob es sich um die richtige Dateiversion handelt. 

Zudem stellt die ECM-Schnittstelle Analysefunktionalitäten und dedizierte Suchen von Dokumenten direkt in Teams bereit. Auch können zusätzliche Analysemöglichkeiten leicht und schnell bereitgestellt werden, zum Beispiel über die Microsoft-Anwendung Power BI. Und selbstverständlich lassen sich auch Vorgänge in individuellen Workflows automatisieren und anderen Prozessen zuweisen – vom Kundendienst über die Reklamationsbearbeitung bis zur Buchhaltung. Selbst komplexe Freigabeprozesse lassen sich so realisieren. 

 

Gut beraten mit Konica Minolta – flexibler Partner für Enterprise Content Management 


Wer wissen möchte, ob sich auch im eigenen Unternehmen die Ablage über Teams und ECM organisieren lässt, kann mit einer ECM-Potentialanalyse die optimalen Lösungsansätze herausfinden. Ein vertrauter Ansprechpartner hierfür ist Konica Minolta: Mit über 20-jähriger Erfahrung bringt das Experten-Team die richtigen Impulse und Ideen für die Einführung eines ECM-Systems ins Unternehmen ein. Konica Minolta wählt unter den ECM-Systemen verschiedener renommierter Anbieter das passende aus, unterstützt bei der Umsetzung erster Best-Practice-Lösungen und begleitet den Transformationsprozess langfristig. Damit Collaboration-Tools genau das tun, wofür sie gemacht sind: die Kommunikation und Zusammenarbeit im ArbeitsÜBERALLtag erleichtern.

 

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