Top 5 Hacks für einfache Workflows mit Microsoft Teams

| 22 August 2023

Verwaltung, Abwicklung, Bearbeitung und Dokumentation leicht gemacht 

Mit Microsoft Teams und dem einfachen Zugriff auf viele Microsoft 365 Apps können Sie die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse für Abteilungen und Mitarbeitende abbilden und digitalisieren – auch für diejenigen, die beruflich nur selten vor dem PC sitzen. Wir haben 5 Top Hacks für die Erstellung einfacher Workflows in wenigen Schritten zusammengestellt.



Sie decken eine Reihe typischer Aufgaben wie die Verwaltung von Kundenaufträgen, die Bearbeitung von Bewerbungen, die Erstellung von Schichtplänen und die Bearbeitung von Transportaufträgen ab. Abteilungen wie Vertrieb, Logistik, HR, Produktion, Facility und Management sind für diese Aufgaben und Bereiche (mit)verantwortlich. 

 

1. Verwaltung von Kundenaufträgen

Kundenaufträge sind das Lebenselixier eines Unternehmens, daher ist es wichtig, sie schnell und genau zu bearbeiten. Um dies zu ermöglichen, kann in Microsoft Teams mit Hilfe einiger Microsoft 365-Apps ein einfacher Workflow eingerichtet werden. So könnte der Workflow aussehen:  
  
Der Teammanager gibt eingehende Kundenaufträge in Microsoft-Listen ein, wo alle Teammitglieder, die Zugriff auf die Liste haben, sie sehen. Mithilfe eines Power Automate-Workflows (Bild) wird jeder neue Auftrag automatisch einem Teammitglied zugewiesen und eine Aufgabe in Planner erstellt. In Planner kann das Teammitglied die Deadline entsprechend festlegen, Notizen hinzufügen (z.B. die Adresse des Kunden) und Teilaufgaben und deren Deadlines definieren. Sobald das Teammitglied die Aufgabe abgeschlossen hat, markiert es dies in Planner. Themen, die für das gesamte Team relevant sind, können im Channel diskutiert werden, um alle auf dem Laufenden zu halten. 

2. Abwicklung von Transportaufträgen

Wenn es bei der schnellen Ausführung von Kundenaufträgen um Lieferungen geht, ist auch ein reibungsloses Transportmanagement ein Muss. In Microsoft Teams können Sie einen Workflow für das Transportmanagement erstellen, der nur wenige Schritte erfordert.  
  
Projektmanager laden eine Excel-Tabelle mit Daten zu den zu transportierenden Elementen in den Teams-Kanal hoch. Sobald sich die Excel-Tabelle in Teams befindet, kopiert Power Automate die Zeilen in Dataverse for Teams.  
  
Die Mitarbeitenden, die die Lkw beladen, verwenden eine Power-App auf ihren Mobilgeräten, um jeden Artikel auf der Liste abzuhaken, während er beladen wird. Zusätzlicher Benefit: Die benötigte Zeit zum Laden der einzelnen Arten von Gegenständen wird gleichzeitig aufgezeichnet. Projektmanager können diese Daten dann nutzen, um die Lagerung zu optimieren und das Laden für zukünftige Aufträge zu beschleunigen.  
  
Sobald die Beladung eines Lkw abgeschlossen ist, erhält der Fahrer per Teams-Chat auf seinem mobilen Endgerät eine Nachricht, dass der Lkw bereit ist. Die Lieferadresse des Kunden und die Bestätigung, dass er losfahren kann, wird ebenfalls übermittelt. 

   

3. Bearbeitung von Bewerbungen

Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels in nahezu allen Branchen kann die Digitalisierung mit Microsoft Teams dazu beitragen, den Bewerbungsprozess schnell und effizient zu gestalten, sodass kein potenziell geeigneter Kandidat oder Kandidatin durchs Raster fällt.  
  
Eingehende Bewerbungen können automatisch aus Outlook an die E-Mail-Adresse des jeweiligen Kanals weitergeleitet werden (z.B. können Sie für jede Stellenausschreibung einen eigenen Kanal anlegen). Wenn ein Mitglied des HR-Teams mit der Bearbeitung einer Bewerbung beginnt, erstellt es eine Aufgabe in Microsoft Planner.  
  
Findet ein Vorstellungsgespräch statt, erstellt die Interviewerin bzw. der Interviewer Notizen in OneNote, die dann automatisch im entsprechenden Kanal abgelegt werden. Berichte aus jeder Interviewrunde werden OneNote in sequenzieller Reihenfolge hinzugefügt. Vorlagen und Checklisten können in OneNote integriert werden, um Aspekte wie Interviewthemen abzudecken. Nach jedem Vorstellungsgespräch wird die Vorlage oder Checkliste verfeinert, sodass die Mitglieder des HR-Teams von den Erfahrungen der anderen im Vorstellungsgespräch profitieren. Sobald die Rekrutierungsübung abgeschlossen ist, verwendet das HR-Team eine Microsoft Forms-Umfrage, um die Kandidatinnen und Kandidaten um Feedback zu ihren Erfahrungen zu bitten - um zu erfahren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. 

4. Schichten verwalten

Für die Verwaltung von Schichtplänen nutzen Unternehmen in der Regel individuell entwickelte Lösungen – oft in analoger gedruckter Form. Schichten für Teams ermöglicht es, Mitarbeiterschichten – zum Beispiel in der Produktion oder im Service – direkt in Microsoft Teams anzulegen, zu erstellen und zu pflegen.  
  
Mit Microsoft Shifts können Abteilungs- und Teammanager*innen Zeitpläne erstellen und sie Einzelpersonen oder Teams zuweisen sowie Mitarbeitende auswählen und bestimmten Schichten zuweisen. Die Mitarbeitenden wiederum werden direkt in Teams über ihre jeweiligen Schichtpläne informiert und können Schichten tauschen oder zum Austausch anbieten, ohne Teams zu verlassen. Auch Zeiterfassung und Feedback können abgebildet werden. Darüber hinaus können Teamleitende Dokumente und andere Informationen für Schichten zur Verfügung stellen.  
  
Shifts wurde in erster Linie für den mobilen Einsatz konzipiert – eignet sich aber auch für die Organisation von Bürotätigkeiten, wie z. B. regulären Bürozeiten und anderen sich wiederholenden Tätigkeiten.

5. Dokumentation von Schäden an Gebäuden

Manche unternehmensspezifischen Arbeitsabläufe lassen sich am besten mit einer eigens entwickelten App durchführen. Ein Beispiel ist die Dokumentation von Schäden an Gebäuden. Eine dafür entwickelte App ermöglicht es Hausmeister*innen, mit ihrem Smartphone ein Foto zu machen und die Schadensmeldung in wenigen Schritten direkt an die Hausverwaltung weiterzuleiten.  
  
Früher war die Entwicklung einer solchen App zeitaufwändig und kostspielig. Heutzutage ist es mit Power Apps viel einfacher. Eine mobile App kann in einem grafischen Editor "gemalt" und mit der richtigen Datenquelle verbunden werden – zum Beispiel SharePoint, Outlook, Planner oder natürlich Microsoft Teams.  
  
Die so erstellten Power Apps können Einzelpersonen oder Teams zugeordnet und direkt auf dem Smartphone, Tablet oder PC zur Verfügung gestellt werden. Für mobile Geräte werden sowohl iOS als auch Android unterstützt. Power Apps sind für jeden mobilen Mitarbeitenden eine ideale Erweiterung von Microsoft Teams: Die Benutzeroberfläche ist für mobiles Arbeiten optimiert und die Funktionalität ist exakt auf jeden Arbeitsschritt abgestimmt. 

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  • Vorstellung der Mobile App 

  • Microsoft Lizenzmodell 

  • Weitere Vorteile und Apps

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