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Die Personaler - das sind doch die, die dafür verantwortlich sind, dass am Ende des Monats alle das Gehalt auf dem Konto haben. In vielen großen Unternehmen wird dieses veraltete Bild von Personalmanagement noch immer gepflegt. Dabei hat die Zukunft von Human Resources längst begonnen. Die HR-Abteilung ist das Herzstück eines modernen, digitalisierten Unternehmens. Sie trägt entscheidend zur Außendarstellung der Organisation bei – im Wettbewerb und auf dem Arbeitsmarkt. Sie liefert der Geschäftsleitung wichtige Daten, erfüllt strategische Aufgaben und ist der Unternehmensberater im eigenen Haus. Dagegen werden administrative Routinetätigkeiten, früher der Hauptaufgabenbereich, automatisiert erledigt - von intelligenter Software wie LOGA HR.
In den vergangenen zwei Jahren wurde im HR-Bereich mehr in IT-Lösungen investiert als jemals zuvor. So prognostiziert HR-Analyst Josh Bersin im Personalmanagement ausgehend vom Jahr 2020 bis 2025 ein weltweites Marktwachstum von 70 Prozent. Doch die Zeiten, in denen Gehaltsabrechnungen händisch an die Mitarbeitenden verteilt wurden und Excel-Listen für Arbeitszeit oder Urlaub in mühevoller Kleinarbeit manuell geführt wurden, sind bei weitem noch nicht überall vorbei. Zeitfressende und demotivierende Routinearbeiten halten viele HR-Abteilungen nach wie vor von wichtigeren Aufgaben ab. Mangelnde Transparenz und fehlende Datensicherheit stellen dazu erhebliche Risiken für Unternehmen dar.
„Jeder hat irgendeine Liste. Keiner weiß, wie der andere arbeitet. Alles ist ein einziges Durcheinander“, kennt HR-Experte Luca Kemena vom Technologie- und Managed-Service-Provider Konica Minolta den digitalen Nachholbedarf in vielen Betrieben. „Dabei ist die HR heutzutage nicht nur der erste Dienstleister und Ansprechpartner für die Mitarbeitenden, sondern der Unternehmensberater für die Geschäftsleitung. Sie liefert die Auswertungen des Geschäftsalltags“, skizziert Kemena das neue Aufgabenfeld des Personalmanagements und der Personalentwicklung. „Darüber hinaus gibt es unendlich viele Gesetzesänderungen, die eine Personalabteilung im Blick haben muss. Der Fachkräftemangel kommt auch noch dazu. Die HR muss sich um die Außendarstellung des Unternehmens kümmern, um die besten Bewerber zu bekommen. Also sind die Aufgaben total vielfältig.“ Tägliche Routinetätigkeiten wie Gehaltsabrechnungen oder Arbeitszeiterfassung rauben in diesem Zusammenhang einfach zu viel Zeit und Energie. „Und genau deshalb bieten wir LOGA HR an“, betont Kemena. „Das System ist der neue imaginäre Mitarbeitende, der administrative Tätigkeiten vollautomatisiert ausführt. Die Personaler müssen das Programm nur noch pflegen und fokussieren sich auf die eigentlichen Tätigkeitsfelder. So schafft man mit Digitalisierung mehr Effizienz und Entlastung.“
Die HR-Abteilung ist heutzutage die Unternehmensberatung für die Geschäftsleitung
Luca Kemena
HR-Experte
Intelligente Zeiterfassung
Automatisierter Monatsabschluss
Digitale Gehaltsnachweise
Digitale und DSGVO-konforme Personalakte
Digitales Bewerbungsmanagement
„Viele große Unternehmen wissen nicht, was alles möglich ist, um den Mitarbeitenden ihre digitale Organisation und Verwaltung selbst an die Hand zu geben. Viele befürchten auch, dass ihre Mitarbeitenden digital nicht fit genug sind. Oder dass sie das nicht wollen“, berichtet Kemena. „Dabei hat heute jede und jeder ein Handy in der Tasche und ist in den letzten Jahren auf irgendeinem Weg digital geworden. Alle bestellen im Internet, haben ein Konto auf Amazon. Da ist es doch das geringste Problem, sich auf einer LOGA App seine Gehaltsnachweise abzurufen oder seine Arbeitszeiten zu buchen.“ Intelligente Systeme wie LOGA HR machen es möglich, Mitarbeitenden Selbstverantwortung zu übertragen. „Und das ist auch genau das, was auf dem Arbeitsmarkt gefragt ist“, betont Kemena die Bedeutung von Employee Self Service als einen Benefit, den man als potenzieller Arbeitgeber beim Recruiting bieten kann. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels. „Ich vertraue Dir, Du als Mitarbeitender verwaltest Deine Daten selbst. Du regelst Deine Zeiterfassungen selbst. Und für die Personalabteilung bedeutet das eine extreme Arbeitserleichterung“, erläutert Kemena. Man dürfe nicht den Fehler machen, seine Mitarbeitenden zu unterschätzen.
Die Aufgaben einer modernen Personalabteilung beschränken sich nicht darauf, dass die Mitarbeitenden am Ende oder Anfang des Monats ihr Geld auf ihren Konten haben. „Jedes Unternehmen ist jetzt verpflichtet, die Arbeitszeiten zu erfassen“, erläutert HR-Experte Kemena die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen. „Viele Betriebe arbeiten mit Terminals, an denen man das Kommen und Gehen stempelt. Oft ist es so, dass die Personalabteilung den halben Tag damit beschäftigt ist, Zeiten zu korrigieren. Weil Mitarbeitende falsch gestempelt haben oder vergessen haben, zu stempeln. In großen Unternehmen sind es so viele, dass man gar nicht nachkommt, die Zeiten zu erfassen.“ Und auch hier kann man Organisation und Verantwortung durch LOGA HR an die Mitarbeitenden abgeben. „Die Zeitwirtschaft des Programms ist so intelligent, dass man nur buchen kann, was Sinn ergibt“, beschreibt Kemena die Funktionsweise. „Habe ich schon Kommen gebucht, kann ich nur noch Pause oder Gehen buchen. Wenn trotzdem Fehler passieren, können die vom Mitarbeitenden selbst angepasst werden.“ Auch der automatisierte Monatsabschluss schafft mehr Effizienz. „In der Personalabteilung müssen nur noch die Listen gecheckt werden, alles andere macht das System. Der immense Aufwand des händischen Erstellens von Listen fällt weg. Auch meldepflichtige oder steuerliche Veränderungen bei Mitarbeitenden oder Krankenstände werden vom System automatisch ausgeführt, weil das Programm mit dem Meldewesen kommuniziert.“
Die strategische Bedeutung der HR kann so voll ausgeschöpft werden. Die Personalabteilung kann viel besser genutzt werden. Denn auch Personenkultur oder Unternehmenskultur gehören heute zu HR-Tätigkeitsfeldern. Es gibt neue HR-Studiengänge wie „New Work“. Immer mehr Unternehmen brechen veraltete Strukturen im Personalbereich auf und werden agiler. Neue Kernkompetenzen im HRM (Human Resource Management) erzeugen neue Möglichkeiten. „Ein HR-System ist in Zukunft ein Tool, um zu kommunizieren“, prognostiziert Kemena. „Alles, womit Personalabteilungen heute noch beschäftigt sind, wird dann vom System vollautomatisch ausgeführt. Und das ist erst der Anfang. Auch die KI wird hier Veränderungen bringen.“
Mitarbeitende nutzen heutzutage im privaten Umfeld so viele intuitive Software-Tools, dass sie ebenso moderne und nutzerfreundliche IT-Lösungen auch am Arbeitsplatz erwarten. Daher steht das Mitarbeitererlebnis, die „Employee Experience“ oder das „Employee Self Service“, ganz oben auf der HR-Agenda. Etwa bei Stellenausschreibungen, bei denen das Unternehmen aus LOGA HR heraus eine Stelle veröffentlicht, für die man sich bewerben kann.
„Ich bewerbe mich online, gebe meine Daten ein - über die Homepage oder LinkedIn, lade meinen Lebenslauf und mein Profilfoto hoch“, beschreibt Kemena das digitale Bewerbermanagement. „Die Personalabteilung bekommt eine Meldung, dass sich jemand beworben hat, und kann gleich im Tool das Vorstellungsgespräch planen, Termine verschicken und mit dem Bewerber chatten. Wenn der Bewerber entspricht - und weil er schon alle Daten eingegeben hat - kann die HR mit einem Mausklick den Einstellungsprozess starten. Der Bewerber wird automatisch in die Abrechnung der Mitarbeitenden übertragen. Aus dem System heraus kann der Arbeitsvertrag erstellt werden, alle Korrespondenzen werden über LOGA HR abgewickelt.“
Die meisten großen Unternehmen tun sich schwer, ihre Personalabteilungen zu digitalisieren. Doch Mitarbeitende sind im privaten Bereich an schlanke digitale Erlebnisse und intuitive Oberflächen gewöhnt – und wünschen sich daher auch am Arbeitsplatz moderne Lösungen.
Der Wettbewerb um Talente - insbesondere digitaler Talente -erfordert einen modernen Ansatz, um High Potentials zu finden, zu verwalten und zu fördern. Unternehmen müssen eine hybride Belegschaft aus Auftragnehmer*innen, Gig Workers, Zeitarbeitenden sowie traditionellen Mitarbeitenden managen. Gleichzeitig muss die Personalabteilung strategisch die Fähigkeiten identifizieren, die das Unternehmen in der Zukunft benötigt, sowie Entwicklungsansätze konzipieren, um Lücken zu schließen.
Nach der Covid-19-Pandemie drängen Unternehmen darauf, dass die Personalabteilung eine aktivere Rolle bei der Neudefinition der Art und Weise, wie und wo Arbeit erledigt wird, übernimmt. Das Überdenken von Arbeitsprozessen, die Implementierung einer neuen Organisationsstruktur mit dem richtigen Personalmix und die Gestaltung von transformativen Veränderungen werden zu einem der wichtigsten HR-Handlungsfelder.
Unternehmen müssen die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellen und auf die Bedürfnisse der Beschäftigten eingehen. Die Fokussierung auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeitenden ("Employee Experience") ist der wichtigste Erfolgsfaktor im War for Talent.
Das Aufgabengebiet der Personalabteilung wird gerade in großen Unternehmen immer vielfältiger und bedeutender. Modernes HR-Management bedeutet viel mehr als nur Gehaltsabrechnung oder Urlaubsverwaltung.
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| 10. Nov 2020
| 22. Apr 2022
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