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Wie ist es bei Ihnen im Unternehmen, erfasst die Belegschaft ihre Arbeitszeit? Wenn ja, in welcher Form: per Stechuhr, online bzw. in einer Excel-Liste? Oder haben Sie gar keine Arbeitszeiterfassung etabliert? Alle diese Varianten sind möglich, denn bislang gab es in Deutschland zu diesem Thema keine rechtlichen Rahmenbedingungen. Ein Grundsatzurteil des Bundesarbeitgerichts (BGA) vom September 2022 schafft nun Klarheit. Arbeitgeber:innen sind ab sofort dazu verpflichtet die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen systematisch zu erfassen. Viele Betriebe müssen sich nun mit den Möglichkeiten einer Dokumentation von geleisteten Stunden auseinandersetzen.
Auch wenn darüber viel diskutiert wurde, ist es auch eine Chance, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, die eigene Arbeitszeitgestaltung auf den Prüfstand zu stellen und sie zu modernisieren. Nach wie vor steht es Arbeitgebern frei, ob sie die Zeiten mithilfe eines manuellen oder eines digitalen Systems aufzeichnen. Aber alles spricht für digitale Lösungen. Sie bieten gerade für den HR-Bereich ausgezeichnete Optionen: Sie integrieren Funktionen wie Zeiterfassung und -wirtschaft, Personalbedarfsermittlung und -einsatzplanung oder Selfservices für die Arbeitnehmer:innen. Und sie unterstützen Unternehmen dabei, kollektivvertragliche und gesetzliche Regelungen in der Praxis umzusetzen.
Wer kennt sie nicht, die Probleme einer Aufzeichnung von Arbeitsstunden auf herkömmlichen Stundenzetteln: aufwendig und fehleranfällig, weil Daten manuell übernommen werden müssen. Excel-Tabellen entsprechen nicht den heutigen Anforderungen, denn Einträge können gefälscht werden, in falsche Hände geraten oder durch unzureichende Sicherungen der Daten verloren gehen. Zusätzlich bringen neue gesetzliche Vorgaben immer größere Komplexität in die Abrechnung. Abhilfe schafft eine entsprechende Softwarelösung. Das bedeutet: ein integriertes System, in dem man auf Knopfdruck Arbeits- und Fehlzeiten, Urlaub, Zeitkorrekturen und Abwesenheiten jeglicher Art von den Mitarbeiter:innen einsehen kann. Stundenzettel und Excel-Tabellen gehören damit der Vergangenheit an. Es ist rentabel, sich mit einer digitalen Zeiterfassung Unterstützung zu holen – und das betrifft nicht nur die Großen und den Mittelstand, die vielfach schon HR-Tools im Einsatz haben. Gerade kleinere Unternehmen sollten einen digitalen Schritt setzen, denn die Lösungen rechnen sich, weil sie viel an Effizienz bringen und die Mitarbeiter:innen von Papierkram und rein administrativen Tätigkeiten befreien.
Mit dem „digitalen Personalwesen“ setzt sich Konica Minolta schon seit langer Zeit auseinander. Über 25 Jahre ist das Unternehmen zertifizierter P&I-Partner, dem Innovationsführer bei Softwarelösungen im HR-Bereich. Mit der intuitiv bedienbaren und hocheffizienten HR-Plattform P&I Loga HR bietet Konica Minolta seinen Kundinnen und Kunden ein digitales HR-System, das alle Prozesse des modernen Personalmanagements übernimmt. LOGA HR ist ein modular aufgebautes HR-Komplettsystem. Die Lösung stellt eine Vielzahl an Funktionen zur Verfügung, um die Personalarbeit effizienter und produktiver zu gestalten. Was früher einen hohen Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung bedeutete, gelingt nun im Handumdrehen: Zeitwirtschaft, Lohnabrechnung oder Reisekostenabrechnung. Die webbasierte Oberfläche bietet in Verbindung mit Big Data zukunftsweisende Möglichkeiten, die täglichen HR-Prozesse weiter zu vereinfachen. Dabei werden die Daten in Deutschland gehostet.
Täglich vertrauen über 100 Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen der langjährigen Expertise des P&I-LOGA-Beratungsteams von Konica Minolta. Die Mitarbeiter:innen des Beratungsteams haben alle ihre Wurzeln in der HR-Welt und begleiten den gesamten Weg der Umstellung auf ein digitales Personalwesen. Sie unterstützen den gesamten Prozess vom individuellen Projektplan hin zur Implementierung und dem Rollout. Individuelle Anleitungen, praxisnahe Schulungen und praktische Tipps bei der täglichen Arbeit runden das Angebot ab. Denn mit LOGA HR können alle Mitarbeiter:innen ins Boot geholt werden. Mit dem Employee-Self-Service haben sie die Möglichkeit benutzerindividuell auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen und können beispielsweise ihre Arbeitszeiten selbst eingeben. Hatte die Personalabteilung früher die Rolle eines „Sachbearbeiters“, die Urlaubsanträge, Lohnabrechnung oder die Spesenabrechnung erledigt, muss sie heute sichtbar sein und die Weiterentwicklung von Unternehmen durch entsprechendes Personalmanagement aktiv gestalten. Denn gegenwärtig sind gute Fachkräfte rar. Deshalb ist das Recruiting von ambitionierten Talenten essenziell. Digitale Softwarelösungen, wie LOGA HR schaffen dafür die entsprechenden Freiräume - für aktives Gestalten jenseits der reinen Verwaltungstätigkeiten sorgen sie auch für eine stärkere Professionalisierung der Personalarbeit.
Was jetzt wichtig ist und wie Sie die Arbeitszeiterfassung digital umsetzen.
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