Teilen
Die E-Rechnungspflicht kommt mit großem Tempo auf den Mittelstand zu – jetzt heißt es: im Loop bleiben und bloß nicht aus der Bahn werfen lassen!
Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland eingehende E-Rechnungen akzeptieren. Binnen drei Jahren müssen dann schrittweise auch die Ausgangsrechnungen umgestellt werden. Es bleibt also noch eine Menge zu tun. Aber keine Panik – wer den häufigsten Irrtümern, Fehlern und Fails rund um die E-Rechnung ausweicht, behält beim Auf und Ab die Übersicht.
Ein häufiger Irrglaube ist, dass mit dem Versand von Rechnungen als PDF-Datei die E-Rechnungspflicht bereits erfüllt ist. Doch ganz so simpel ist es nicht: Für E-Rechnungen gibt es genau definierte Normen (z. B. EN-16931, ERechV, BGBl. 2024 I Nr. 108). Sie müssen in maschinenlesbaren Formaten wie X-Rechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Nur so lassen sie sich problemlos digital weiterverarbeiten. Das ist übrigens auch der große Vorteil für Betriebe: Das standardisierte Format erleichtert es enorm, automatische Rechnungs-Workflows einzurichten.
Viele glauben, dass die E-Rechnungspflicht ausschließlich im B2B-Sektor gilt. Das stimmt aber nicht ganz – auch für B2C-Unternehmen ist die E-Rechnungspflicht von Bedeutung. Erstens müssen ihre Lieferant*innen E-Rechnungen schicken. Zweitens gibt es für den E-Rechnungsversand keine Mindestanzahl an gewerblichen Kund*innen. Drittens sind Ausnahmen lediglich für Kleinstunternehmen mit sehr geringem Umsatz und für den Verkauf von Fahrscheinen vorgesehen. Sprich: An E-Rechnungen führt so gut wie kein Weg vorbei.
Die meisten Unternehmen setzen bereits ein ERP-System ein. Ein großer Teil davon wird sich vermutlich darauf verlassen, dass die Software E-Rechnungen ausgeben kann, wenn es darauf ankommt. Und einem nicht geringen Teil fällt die Kinnlade herunter, wenn sich herausstellt, dass dies nicht funktioniert. Denn auch wenn der Aufwand selten groß ist, müssen ERP-Systeme häufig mit Upgrades oder Plug-ins vorbereitet werden. Für Microsoft Dynamics 365 Business Central gibt es zum Beispiel vier simple Tools, die fit für die E-Rechnung machen.
Im Internet kursieren diverse Tools, mit denen sich Rechnungen aus unterschiedlichen Formaten wie Word oder PDF in E-Rechnungen umwandeln lassen. Das bedeutet aber immer einen manuellen Aufwand und ist auf Dauer äußerst lästig. Außerdem hebelt es ein wesentliches Ziel der E-Rechnungspflicht aus: Fehler vermeiden und Manipulation ausschließen. Denn überall dort, wo händisch Informationen hin- und herkopiert werden, schlagen Finanzbehörde und Compliance-Beauftrage die Hände über dem Kopf zusammen. Und es gibt noch einen weiteren Grund, die Finger von Online-Convertern für E-Rechnungen zu lassen.
Die GoBD-Regeln sehen vor, dass Rechnungen immer in der Form archiviert werden, in der sie auch ursprünglich vorlagen. Dieser simple Fakt hat eine große Tragweite. Denn es reicht nicht, E-Rechnungen verschicken und empfangen zu können. Es muss auch ein System geben, um sie revisionssicher digital zu archivieren. Eine E-Rechnung auszudrucken, ist also nicht nur überflüssig und kontraproduktiv, sondern führt auch potenziell dazu, die gesetzlichen Vorgaben zur Buchhaltung zu missachten.
In deutschen Finanz- und Zollbehörden gibt es mit Sicherheit nicht ausreichend Personal, um die flächendeckende Einführung der E-Rechnung zu kontrollieren. Stichproben wird es aber mit einiger Wahrscheinlichkeit sehr wohl geben. Deshalb werden gerade größere Unternehmen zunehmend nur noch E-Rechnungen versenden und empfangen – und damit auch die Partnerunternehmen entlang der Lieferkette „anstecken“. Der Versand von Papier und klassischem PDF wirkt sich dann nicht gerade positiv auf das Image aus. Übrigens: Bußgelder sind ebenfalls vorgesehen.
In den meisten Unternehmen gibt es strategisch wichtigere Themen als die E-Rechnungspflicht – also wird die Umsetzung auf die lange Bank geschoben. Viele unterschätzen dabei aber die Dimensionen. Denn selbst wenn technisch nicht viel umzustellen ist, bedeutet die Umstellung auf E-Rechnungen meistens diverse organisatorische Veränderungen. Auch die Mitarbeiter*innen sollten rechtzeitig über die Neuerungen informiert werden, damit sie sich daran gewöhnen können. Eine kurzfristige Einführung von jetzt auf gleich ist daher nicht die beste aller Optionen.
Möchten Sie beim Thema E-Rechnung im Loop bleiben und Ihr Unternehmen fit für die kommenden Herausforderungen machen? Die Expert*innen von Konica Minolta unterstützen Sie gerne dabei, die richtigen Weichen zu stellen, damit der Weg zum digitalisierten und automatisierten Rechnungswesen wie auf Schienen verläuft. So vermeiden Sie nicht nur Fehler, sondern nutzen auch die Chance, mehr Effizienz ins Rechnungswesen zu bringen.
| 29. Jan 2024
| 21. Mrz 2024
| 18. Jul 2024