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In der Bundesverwaltung ist sie bereits Standard – nun soll sie verpflichtend für alle Unternehmen werden: Die elektronische Rechnung oder E-Rechnung. Was bedeutet das für Unternehmen, wer ist betroffen, welche Fristen gelten und was genau ist zu tun? Ein kleiner Leitfaden für den B2B-Bereich.
Am 17. November 2023 hat der Deutsche Bundestag das „Wachstumschancengesetz“ verabschiedet. Es sieht vor, dass zwischen 2025 und 2028 schrittweise die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend wird. Obwohl das Gesetz im Moment noch den Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat durchläuft, gilt es als sicher, dass die E-Rechnung kommt – denn auf EU-Ebene wird ebenfalls an entsprechenden Gesetzen gearbeitet. Viele Unternehmen konnten bereits Erfahrungen mit elektronischen Rechnungen sammeln, da öffentliche Auftraggeber wie die Bundesverwaltung bereits umgestellt haben. Manche Unternehmen haben sich noch nicht mit E-Rechnungen beschäftigt – und sind nun verunsichert. Nicht allen ist klar, warum sie überhaupt eingeführt werden soll.
Mit der E-Rechnung geht vieles leichter – doch das ist nicht der einzige Grund, warum sie eingeführt werden soll. Viel entscheidender: Sie soll den Umsatzsteuerbetrug vermeiden. Die Daten aus einer elektronischen Rechnung können automatisch an die Finanzbehörden gemeldet werden. Geplant ist außerdem, in Zukunft das Versenden und Empfangen von Rechnungen über einen zentrales öffentliches oder privatwirtschaftliches Portal zu regeln. Damit wird die Umsatzsteuer bereits bei Ausstellung der Rechnung an die öffentliche Hand gemeldet. Eine monatliche Meldung im Nachhinein, die viel Raum für Schummeleien lässt, wird es dann nicht mehr geben. Bis das zentrale Portal kommt, wird es noch einige Jahre dauern – doch die E-Rechnung wird schon jetzt eingeführt.
Eine Vielzahl von Begriffen kursiert im Moment rund um die E-Rechnungs-Pflicht. Aber was ist eigentlich eine E-Rechnung – und was nicht? Wir geben einen Überblick zu den wichtigsten Fragen.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die deutsche E-Rechnungsverordnung (ERechV) regeln ganz klar: Eine elektronische Rechnung, E-Rechnung oder e-Invoice ist eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“ – in einem Format, das „die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.“ (§1 Abs. 2 ERechV)
Im Format XRechnung (aktuelle Version 2.0) werden auf dem XML-Standard basierende E-Rechnungen ausgestellt. Diese entsprechen der Norm EN 16931 und erfüllen damit die EU-Vorgaben. Für das menschliche Auge sind die Rechnungen weniger gut lesbar, da das Format dem Quellcode von Websites ähnelt.
Das Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat mit ZUGFeRD einen Standard für hybride Rechnungen definiert. Es entspricht ebenfalls den Vorgaben EN 16931 und 2014/55/EU. Neben der E-Rechnung im maschinenlesbaren XRechnungs-Format ist darin auch eine menschenlesbare PDF-Datei enthalten. Damit ist ZUGFeRD das ideale Format, um die Lesbarkeit auf Empfängerseite zu gewährleisten. Übrigens: „ZUG“ steht für „Zentraler User Guide“.
Alle Rechnungen, die nicht im XRechnung-, ZUGFeRD- oder einen ähnlichen Format gemäß EN 16931 ausgestellt sind, gelten als „Sonstige Rechnung“. Das gilt vor allem für Papier-Dokumente und herkömmliche PDF-Dateien – und sogar für XML-Dateien, die nicht den Normen entsprechen.
Eine PDF-Datei liegt zwar in elektronischer Form vor, allerdings handelt es sich dabei nicht um eine E-Rechnung. Denn das Format ist nicht für die fehlerfreie automatische Verarbeitung geeignet, sondern für Menschen gemacht.
Eine Papier-Rechnung lässt sich zwar einscannen, digitalisieren und mit Texterkennung (OCR) durchsuchbar machen – dadurch wird sie aber nicht zur E-Rechnung. Nur ein strukturiertes elektronisches Format gemäß der EU-Richtline 2014/55/EU – so wie XRechnung oder ZUGFeRD ist eine gültige E-Rechnung.
Von der Einführung der E-Rechnung sind zunächst nur Unternehmen betroffen, keine Privatpersonen. Die E-Rechnungspflicht gilt künftig für alle steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Rechnungen. Ausgenommen sind lediglich Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Allerdings gibt es während der Übergangszeit Sonderregelungen, insbesondere für Kleinstunternehmen und Selbständige.
Die Umstellung auf die E-Rechnung müssen die Unternehmen nicht direkt zum Jahreswechsel 2024/25 vollzogen werden. Für die Einführung gelten diverse Übergangsfristen (Stand: 01.02.2024).
Ab 2025 verliert die Papierrechnung ihre Vorrangstellung. Jedes Unternehmen DARF nun E-Rechnungen versenden – und jedes Unternehmen MUSS sie annehmen. Es ist weiterhin gestattet, Papier-Rechnungen zu verschicken. Andere elektronische Format wie PDF-Rechnungen oder strukturierte Daten, die nicht EN 16931 entsprechen, dürfen nur mit Einwilligung des Empfangenden ausgestellt werden.
Die allermeisten Unternehmen können der E-Rechnung gelassen entgegensehen. Wer bereits ein modernes ERP- oder ECM-System einsetzt, um Rechnungs-Workflows zu automatisieren, muss prinzipiell nur die Versandmethode ändern – was die renommierten Software-Hersteller zeitnah ermöglichen werden. Etwas schwieriger wird es bei Betrieben, die mit manuellen Prozessen arbeiten und Rechnungen in Microsoft Word oder per Hand erstellen. Es wäre hier möglich, auf Tools zu setzen, die konventionelle Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln und eingehende E-Rechnungen lesbar machen. Allerdings gilt es zu überlegen, in diesem Zuge den gesamten Rechnungsprozess unter die Lupe zu nehmen. Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist eine Chance, die digitale Transformation ein gutes Stück voranzutreiben. Abtippen, Kopfrechnen und Flüchtigkeitsfehler wären dann kein Thema mehr. Letztendlich hängen der tatsächliche Handlungsbedarf und die optimale Lösung davon ab, welche Tools die Unternehmen sie weiterhin nutzen wollen und wie sie jetzt und Zukunft arbeiten.
Die Vorgaben gesetzeskonform umsetzen, bestehende Prozesse sinnvoll erweitern, vorhandene Umgebungen anpassen oder das ganze Rechnungswesen automatisieren? Die Consultants von Konica Minolta kennen die Anforderungen in Unternehmen unterschiedlicher Größe – und beraten rund um die Einführung der E-Rechnung. Gerne kommen wir auch mit Ihnen ins unverbindliche Gespräch, empfehlen je nach Bedarf kleine Tools oder umfangreiche und finden gemeinsam heraus, wie sie effizient und zügig auf die E-Rechnung umstellen können.
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