Workflow und/oder ECM: Wie automatisieren? | KONICA MINOLTA

Geschäftsprozess, Workflow, Automatisierung – wo liegen eigentlich die Unterschiede?

Alle sprechen von der Digitalisierung – und oft ist von Geschäftsprozessen, digitalen Prozessen und automatisierten Workflows die Rede. Aber Vorsicht: Hinter den Begriffen verbergen sich unterschiedliche Dinge. Ein Geschäftsprozess – oder einfach Prozess – ist eine Reihe von Aufgaben, die von Menschen, Hardware und Software bearbeitet werden, um ein bestimmtes Geschäftsziel zu erreichen. Bei analogen Prozessen passiert das hauptsächlich manuell. Dabei kommt zwar auch IT zum Einsatz, jedoch hauptsächlich zum herkömmlichen Drucken, Kopieren oder Versenden von Dokumenten. Von digitalen Prozessen ist die Rede, wenn die Aufgaben mithilfe von Software bearbeitet werden, ohne manuelles Handling von Dokumenten. Das spart auf jeden Fall Papier, geht aber nicht automatisch schneller. Den eigentlichen Unterschied macht die Automatisierung: Hier übernehmen Software und IT-Systeme selbständig bestimmte Aufgaben, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Eine solche automatisch ablaufende Routine, die nach bestimmten Regeln funktioniert, nennt sich Workflow. Um diese zu realisieren, kommen hauptsächlich zwei Technologien zum Einsatz: Workflow Solutions oder ECM-Systeme.

Workflow Solutions: schnell startklar, günstig umgesetzt

Workflow Solutions kommen als eigenständige Workflow-Management-Software und häufig als Feature eines größeren Software-Pakets vor. Dispatcher Phoenix und Kofax Autostore zum Beispiel sind Workflow-Management Lösungen für die Erfassung, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten. Microsoft Power Automate stellt als Teil der Microsoft 365-Umgebung verschiedene Schnittstellen und einen grafischen Editor bereit, mit dem sich Workflows schnell umsetzen lassen. Auch Plattformen wie Asana, Trello und Slack beinhalten dafür Möglichkeiten. Anbieter wie Zapier oder IFTTT verzahnen unterschiedliche Cloud-Dienste miteinander. Das Ziel all dieser Workflow Solutions ist es, in kurzer Zeit und ohne große Systemumstellungen, eine Vielzahl von häufig wiederkehrenden Aufgaben digital abzubilden.

ECM-Systeme: mächtig flexibel, beliebig skalierbar

Automatisierung und Workflows sind ein zentraler Bestandteil von Enterprise Content Management Systemen, kurz ECM-Systemen – aber bei weiten nicht der einzige: ECM-Systeme sind darauf ausgelegt, sämtliche Informationen und Dokumente eines Unternehmens zu verwalten und zu organisieren. Zu den Funktionen zählt auch die Versionierung, ein lückenloses Sicherheitskonzept, revisionssichere Archivierung und die Integration mit der gesamten IT-Infrastruktur und sämtlichen Anwendungen. ECM-Systeme – zum Beispiel von d.velop, elo oder Shareflex – stellen meist sehr ausgefeilte und fast beliebig skalierbare Workflows zur Verfügung, sowohl als schlüsselfertige Lösung als auch vollständig individualisierbar. Die Einführung eines ECM-Systems kann eine einschneidende Umstellung sein – macht allerding auch sehr komplexe Prozesse als Workflow umsetzbar und kann dadurch langfristig viel Zeit und Ressourcen sparen.

Cloud-ECM-Systeme: so simpel wie skalierbar

Gerade im Mittelstand sind die Prozesse oft etwas zu komplex für simple Workflow Solutions. Doch die Einführung eines klassischen ECM-Systems kommt aus ressourcen- und Kostengründen nicht in Frage. Die Lösung kann hier in einem Cloud-ECM-System liegen: Es kombiniert die Leistungsfähigkeit und Flexibilität von traditionellen ECM-Systemen mit der Einfachheit und Skalierbarkeit der Cloud. Zudem ermöglicht es den Zugriff auf Inhalte und Prozesse von überall und kann einfach an wachsende Anforderungen angepasst werden. Besonders interessant: Mit sogenannten 80-Prozent-Lösungen sind viele gängige Geschäftsprozesse bereits als Basis-Workflow vorhanden – und lassen sich sofort einsetzen oder mit wenigen Klicks anpassen.

Konica Minolta unterstützt bei der Automatisierung und Digitalisierung

Prozesse, Workflows und Automatisierung – raucht Ihnen nun der Kopf? Entspannen Sie sich: Die Consultants von Konica Minolta nehmen sich gerne Zeit für ein unverbindliches Gespräch und beraten Sie zu Ihren Möglichkeiten bei der Digitalen Transformation. Wir bringen Sie dem intelligent vernetzten Arbeitsplatz Schritt für Schritt näher, damit Sie frei im Kopf für neue Ideen sind!Das gilt übrigens für Workflow-Lösungen, ECM sowie auch für CRM, Microsoft-, HR-Lösungen etc.