Die E-Rechnung kommt: Bleiben Sie im Loop

Ganz einfach mit Business Central

Früh einsteigen lohnt sich: Ab 2025 geht’s rund mit der E-Rechnung


Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich ab 2025 Pflicht: Rechnungen auf Papier oder herkömmliche PDF-Dateien fliegen durch das Wachstumschancengesetz aus der Kurve. Mit den Übergangsfristen ist es wie mit einer Achterbahnfahrt – sie sind schneller vorbei als gedacht. Panik vor schwindelerregenden Kosten oder allzu rasanten Veränderungen braucht niemand zu haben: Mit schlanken Tools und guter Planung kommt die E-Rechnung auch bei Ihnen sicher und schnell ins Rollen.
 

Keine Angst vor dem Auf und Ab mit Dynamics 365 Business Central & ECM


Wer ein ERP-System nutzt, hat in der Regel das Ticket zur E-Rechnung schon so gut wie in der Hand. Bei Microsoft Dynamics 365 Business Central lässt sich mit wenig Aufwand alles umsetzen, um bei elektronischen Rechnungen im Loop zu bleiben: Für das Empfangen und Erstellen von E-Rechnungen gibt es intuitive und zuverlässige Tools. Und wer sich zukünftige Extra-Runden sparen möchte, schaltet durch die Verknüpfung mit einem ECM-System den Turbo für automatisierte Prozesse und revisionssichere Archivierung dazu. Machen Sie sich bereit: Die digitale Transformation nimmt Fahrt auf!

 

Runde für Runde digitaler: Das sagt das Gesetz zur E-Rechnung

 
Die E-Rechnungspflicht ist nicht zu bremsen: Sie betrifft faktisch alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Die Einführung geschieht Runde für Runde in mehreren Phasen.

 

 

 

Gesetze und Fristen der E-Rechnung

Wir haben die wichtigsten Fakten zur E-Rechnung in einem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

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E-Rechnung

Mut zur E-Rechnung: Bedenken einfach aus der Bahn werfen


Denken Sie, dass ihr Unternehmen nicht gut auf die E-Rechnung vorbereitet ist? Oft fehlt nicht viel, um das Thema E-Rechnung in sichere Bahnen zu lenken. Besonders dann, wenn mit modernen Software-Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central der Digitalisierung-Motor schon da ist. Werfen Sie die häufigsten Bedenken einfach aus der Bahn:
 
  • Sie glauben, die verwendete Buchhaltungs-Software ist nicht für E-Rechnungen geeignet – doch es fehlt die Zeit, um den Wechsel zu planen? Mit smarten Tools geht’s einfacher als gedacht!
  • Sie fürchten, die IT-Abteilung hat keine Ressourcen dafür, das vorhandene ERP-System um Schnittstellen oder Add-ons zu ergänzen? Ready-to-run-Lösungen sind schnell implementiert!
  • Sie ahnen, dass die geplante Lösung zwar alle Anforderungen erfüllt, aber nicht zu den Prozessen im Unternehmen passt? Oft helfen einfache Anpassungen dabei, smarte Prozesse anzuschieben!
  • Sie vermuten, dass Mitarbeitende sich mit einer neuen Lösung schwertun und Rechnungen auf herkömmliche Weise stellen? Durch die E-Rechnung wird vieles wesentlich einfacher als vorher!


 

Let’s go: E-Rechnung mit High-Speed und Low-Risk!

1. Fast Lane

Anstellen? Nicht nötig. Denn als Business Central User sind Sie bereits ganz vorne dabei – auf der Überholspur der digitalen Transformation.
 

2. Ticket lösen

Einfache Fahrt oder Dauerkarte? XS oder XL? Bevor es losgeht, überlegen wir gemeinsam, wie Ihr Unternehmen bei der E-Rechnung im Loop bleibt.
 

3. Einsteigen

Mit unseren abfahrbereiten Lösungen holen wir Ihr Unternehmen genau dort ab, wo der Bedarf akut ist. Ob Erstellen, Verarbeiten oder Archivieren – steigen Sie ein, wo es Sinn ergibt.
 

4. Anschnallen

Sicherheit geht vor: Deshalb nehmen wir uns die Zeit, Sie zu beraten und in Ruhe alles zu analysieren, zu besprechen und zu planen. Erst dann gibt es grünes Licht.

5. Abfahrt

Halten Sie sich gut fest, denn in kürzester Zeit hat Ihr Unternehmen die Strecke gemeistert und das Zeitalter der elektronischen Rechnung erreicht. Das macht frei im Kopf!

 

 

Mit Business Central & ECM bei der E-Rechnung durchstarten

 
Sie setzen auf Microsoft 365 Business Central als ERP-System und möchten ohne Extra-Runde die E-Rechnung ins Rollen bringen? Konica Minolta unterstützt Sie mit individueller Beratung – und Lösungen, die schnell alle Digitalisierungs-Bremsen lösen.

E-Rechnungen empfangen mit CONTINIA Document Capture

Neben vielen weiteren Dokumenten können Sie E-Rechnung mit CONTINIA Document Capture zuverlässig und unternehmensweit empfangen und direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central nutzen. Vorbereitete Workflows bringen Tempo in das Verarbeiten von E-Rechnungen. 
 

E-Rechnungen erstellen mit ForNAV

Microsoft empfiehlt bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen Add-ons von erfahrenen Herstellern. Die Extension von ForNAV unterstützt alle wichtigen Profile des führenden ZUGFeRD-Formats, einschließlich Basic, Comfort und Extended. Das Tool ist sofort einsatzbereit.
 

E-Rechnungen archivieren mit ECM smart connect + Document Capture

Wie wäre es, wenn die eingehenden E-Rechnungen gleich in der richtigen digitalen Akte landen würden und dort Compliance-konform sowie revisionssicher archiviert wären? Die Verknüpfung mit einem vorhandenen ECM-System über die Schnittstelle ECM smart connect macht es möglich.

Alle ERP-Belege revisionssicher archivieren mit führenden ECM-Systemen

Darf es die große Digitalisierungs-Rundfahrt sein? Eingehende und ausgehende E-Rechnungen samt aller dazugehörigen Dokumente archivieren, Zugriffe und Versionen verwalten und komplexe Prozesse mit Workflows automatisieren – das alles geht ganz einfach mit führenden ECM-Systemen.
 

E-Rechnung als Schnellstart in die digitale Transformation

 
Mit der Einführung der E-Rechnung erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen – Sie steigen auch ein in die neue Art, wichtige Unternehmensprozesse zu gestalten. Von der Kombination aus dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central, smarten Erweiterungen und Schnittstellen zu ECM-Systemen profitieren Sie gleich mehrfach.

 

Plug-and-Play

Statt Sie mit langwierigen Software-Projekten auszubremsen, bieten wir Ihnen Lösungen an, in die Sie nur noch einsteigen müssen. Je nach Tool sind Sie innerhalb weniger Tage oder sogar Stunden im Loop und haben den Kopf wieder frei.
 

Skalierbare Tools

Die BC-Erweiterungen basieren auf einem skalierbaren Modell – das bedeutet: Umfang und Kosten richten sich danach, wie viele Mitarbeiter*innen sie nutzen und wie viele E-Rechnungen anfallen. Das schafft mehr Transparenz und Planbarkeit.
 

Individuelle Workflows

Durch den Einsatz E-Rechnungen eröffnen sich Ihnen ganz neue Möglichkeiten der Automatisierung. Die Daten aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen lassen sich leicht in vielfältigen Workflows verwenden, die jede Menge manuellen Aufwand sparen.
 

Sinkende Fehlerquote

Das Hantieren mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen in PDF- oder Papierform hat immer wieder Fehler beim Einlesen, Abtippen, Zuordnen oder Weiterleiten produziert. E-Rechnungen beinhalten maschinenlesbare Daten für die fehlerfreie automatische Weiterverarbeitung.
 

Volle Compliance

E-Rechnungen lassen sich in einem ECM-System revisionssicher archivieren. Die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen werden dabei automatisch eingehalten. Unauffindbare Rechnungen bei Betriebsprüfungen sind damit so gut wie ausgeschlossen.

 

Weniger Aufwand

Das Team braucht weniger Zeit für die Bearbeitung von Rechnungen, denn dank E-Rechnungen kann vieles automatisch ablaufen. Ihre Mitarbeiter*innen finden schneller, was sie suchen, und verbringen weniger Zeit mit „Papierkram“.

Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Die Elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Standard für das digitale Übermitteln von Rechnungen. Gängige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD enthalten maschinenlesbare XML-Daten. Zusätzlich ist meistens eine für Menschen lesbare Form mit identischen Daten enthalten.
 

Wann kommt die E-Rechnungspflicht?

Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, in den Jahren danach müssen sie schrittweise auch auf den Versand von E-Rechnungen umstellen.

Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Blogartikel

Gilt eine PDF-Datei als E-Rechnung?

Eine PDF-Datei ist zwar digital, aber noch nicht unbedingt eine gültige E-Rechnung. Denn eine E-Rechnung muss Daten in einem bestimmten Format enthalten, die sich fehlerfrei automatisch verarbeiten lassen. Nur beim ZUGFeRD-Format ist sichergestellt,  dass neben der PDF-Datei auch diese Daten enthalten sind.
 

Was ist eine sonstige Rechnung?

Der Gesetzgeber unterscheidet nicht nur zwischen Papier- und E-Rechnungen, sondern führt auch „Sonstige Rechnungen“ auf. Damit sind Rechnungen in einem elektronischen Format gemeint, die nicht dem zugelassenen Standard entsprechen. Spätestens ab 2028 sind diese Rechnungen unzulässig.
 

Müssen E-Rechnungen auch für Privatkunden ausgestellt werden?

Das „Wachstumschancengesetz“ sieht die E-Rechnung lediglich im B2B-Bereich vor, also dann, wenn Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Im B2C-Bereich, also bei Privatkunden, ist eine E-Rechnungspflicht noch nicht vorgesehen.
 

Was bringt die E-Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnung soll mehr Transparenz schaffen, Betriebsprüfungen erleichtern und Steuerbetrug vermeiden. Für Unternehmen bringt die E-Rechnung nur auf den ersten Blick mehr Aufwand – denn durch die automatische Rechnungsverarbeitung kann sie helfen, viel manuellen Aufwand zu sparen.
 

Was benötigt meine Unternehmen für E-Rechnungen?

Um sinnvoll mit der E-Rechnungspflicht umzugehen, sollte vier Aufgaben erfüllen können: E-Rechnungen empfangen, E-Rechnungen erstellen, eingehende E-Rechnungen verarbeiten und archivieren sowie ausgehende E-Rechnungen samt zugehörigen Dokumenten archivieren.
 

Kann Business Central E-Rechnungen erstellen?

Beim beliebten ERP-System Microsoft 365 Business Central gehört die Erstellung von E-Rechnungen nicht zum Standard-Funktionsumfang. Allerdings gibt es einfache Erweiterungen, mit denen ohne viel Aufwand die Erstellung von E-Rechnungen möglich wird.
 


 

Kontakt

Sie arbeiten bereits mit Business Central und möchten fit für die E-Rechnung werden? Oder Sie suchen noch nach der passenden Lösung? Sprechen Sie uns gerne an: Wir beraten Sie unverbindlich und ergebnisoffen – um die richtige digitale Strategie für Ihr Unternehmen zu finden.