IT in der Sozialwirtschaft: „Was in den Köpfen war, wird jetzt sichtbar“
24 Juli 2026
Ein Träger in der Eingliederungshilfe meistert die digitale Transformation: WÜT-Geschäftsführerin Esther Vergara erklärt, wie sich die Prozesse rund um besondere Wohnformen, Werkstätten und Co dank for.CARE von Konica Minolta verbessert haben.
„Träger in der Eingliederungshilfe kämpfen alle mit den gleichen Herausforderungen: Sowohl die Arbeitsbelastung als auch die Anforderungen an die Dokumentation nehmen zu. Damit steigen auch die Erwartungen an die IT“, sagt Esther Vergara, Geschäftsführerin der Werkstatt Über Den Teichen (WÜT) in Dortmund.
Die WÜT ist mit rund 200 Mitarbeitenden eine vergleichsweise kleine Organisation, aber eine recht komplexe. Ein „Gemischtwarenladen“, wie Vergara sagt: besondere Wohnformen, diverse Werkstätten von Schlosserei bis Schreinerei, Arbeitsgruppen, ein Fahrradladen ermöglichen es 600 Menschen mit Beeinträchtigungen, am Leben teilzuhaben. Ihre IT-Landschaft, also das „digitale Handwerkszeug“, muss für diese Komplexität gerüstet sein.
Ausgangslage: gewachsene Strukturen & Einzellösungen
„Unsere alten Software-Programme haben wir zum Teil selbst entwickelt“, erzählt Geschäftsführerin Vergara. „Diese gewachsenen Strukturen sind irgendwann an Grenzen gestoßen.“ Es gab viele unterschiedliche Programme, aber keines lief mehr wirklich rund.
Das Ziel der Geschäftsführung: eine moderne, nachhaltige Software-Architektur. Das Problem in der Praxis: Die meisten Anbieter bieten tolle Lösungen – aber nur für einzelne Anwendungsfälle. „Wir wollten jedoch eine umfassende, einheitliche Lösung, um Schnittstellenprobleme und doppelte Datenpflege zu vermeiden“, erklärt Vergara.
Die Lösung: ein maßgeschneidertes System auf Microsoft Dynamics 365 Business Central-Basis
Das war das Alleinstellungsmerkmal von Konica Minolta: ein gemeinsames System sowohl für Finanzbuchhaltung als auch Pflege- und Betreuungs-Dokumentation sowie Warenwirtschaft. Die konkrete Lösung: for.CARE für Business Central. Also eine von Konica Minolta eigens entwickelte, cloudbasierte und auch mobil nutzbare Lösung für die Sozialwirtschaft, welche auf der Microsoft-Software zur Unternehmenssteuerung Business Central aufbaut.
Eine für die Sozialwirtschaft maßgeschneiderte Lösung – die aber für Spezialfälle noch weiter adaptiert werden kann. Und zwar individuell und in Eigenregie, ohne dafür einen Dienstleister beauftragen zu müssen. „For.CARE ist gewissermaßen das Haus, aber wir gestalten selbst, wie die Räume in diesem Haus aussehen“, sagt Vergara. „Unsere Anforderungen waren sehr hoch, wir wollten uns nicht mit Standardlösungen zufriedengeben. Und wir waren bereit, an der Gestaltung der Lösung mitzuwirken.“
„Wir können jetzt individuelle Informationen strukturiert aufschreiben und für alle sichtbar machen. Das ist ein großer Mehrwert – da lacht mein Pädagogenherz!“
Esther Vergara, Geschäftsführerin Werkstatt Über Den Teichen (WÜT)
Smarte Dokumentation: nützliche Information wird sichtbar
Das Ziel: Die Benutzeroberflächen so zu gestalten, dass möglichst wenig Zeit in die Dokumentation gesteckt werden muss. „Wir haben ja einen Berufsethos und wollen uns um die Menschen kümmern. Bei uns ruft niemand: Juhu, wir dürfen so viel dokumentieren“, meint die Sozialpädagogin und studierte Betriebswirtin.
Auf der anderen Seite soll jene Information, die wirklich nützlich ist, gut sichtbar werden. Wenn jemand neu zum Dienst kommt, etwa bei einem Dienstplanwechsel spontan für jemanden einspringt, dann soll auf einen Blick klar sein: Was benötigt die zu betreuende Person, auf welche Besonderheiten ist zu achten, was könnte eine Krise auslösen. Etwa: Benötigt die Person Begleitung beim Frühstück und wenn ja, in welcher Form. Könnte das falsche Duschgel für Probleme sorgen. Welches Licht erleichtert das Einschlafen. Je individueller diese Informationen, desto besser die Betreuung.
„Diese Information befand sich früher in den Köpfen der Mitarbeitenden, tauchte aber nicht in der Dokumentation auf“, erklärt Vergara. „Jetzt können wir das strukturiert aufschreiben und so sichtbar machen. Das ist ein großer Mehrwert – da lacht mein Pädagogenherz!“
Für gute IT braucht es auch Chemie
Ein weiterer Mehrwert der digitalen Transformation: „Wir haben uns sämtliche internen Prozesse angesehen und überprüft, ob sie wirklich sinnvoll sind und in dieser Form auch digital abgebildet werden sollen“, so Vergara. Auch dadurch wurden sie stellenweise vereinfacht.
Notwendig für ein derart komplexes Vorhaben ist ein vertrauenswürdiger Partner an der Seite: „Die Zusammenarbeit mit Konica Minolta war gleichzeitig professionell und sehr persönlich. Ein partnerschaftliches Verhältnis, mit dem wir wirklich sehr zufrieden sind“, zieht Geschäftsführerin Vergara ein positives Fazit. „Die zwischenmenschliche Chemie ist ein Faktor, den man nicht unterschätzen darf.“
Tipp: Zwischenetappen erhöhen Akzeptanz
Ein Tipp des WÜT-Teams, um den Aufbau einer neuen, modernen Software-Landschaft gut zu bewältigen: kleinere Arbeitspakete, um zwischendurch auch mal Erfolge feiern zu können. „Wir sind schrittweise vorgegangen, haben etwa mit Teilbereichen der Dokumentation begonnen. Diese erfolgreichen Zwischenetappen haben wesentlich zur Akzeptanz bei allen Beschäftigten beigetragen“, sagt Esther Vergara. „Ich bin mir sehr sicher, dass sich dieses Investment in eine integrierte IT-Lösung ausgezahlt hat. Wir sehen bereits jetzt die ersten positiven Outcomes.“
