Weiter-Digitalisierung: Warum der nächste Schritt unverzichtbar ist

Mit halbherziger Digitalisierung verlieren Unternehmen schnell den Anschluss: Sascha Grenke erklärt, wie Unternehmen Informationen vernetzen und Abläufe automatisieren können – und so effizienter und flexibler werden. Denn einfach nur „digital“ sein reicht schon lange nicht mehr.

Was meint Konica Minolta mit „Weiter-Digitalisierung“? 

Sascha Grenke: Wir haben den Begriff entwickelt, weil wir gemerkt haben: Jeder versteht unter „Digitalisierung“ etwas anderes. Für manche bedeutet es, Briefe und andere Papierdokumente einzuscannen und ins digitale Archiv zu legen – das ist auch tatsächlich ein guter erster Schritt. Aber Digitalisierung hört da noch lange nicht auf. Weiter-Digitalisierung bedeutet, den nächsten Schritt zu suchen und zu gehen, denn diese digitalen Informationen können oft noch viel intelligenter genutzt werden: man kann Prozesse automatisieren, Systeme vernetzen, Daten mit KI analysieren. Und damit effizienter, flexibler und schneller werden. Aus dem digitalen Status quo kann man immer noch etwas mehr für sich herausholen. 

Was passiert, wenn man diesen Schritt nicht geht? 

Sascha Grenke: Man verliert langsam, aber sicher den Anschluss. Ein Beispiel aus unserem Alltag, wie rasch sich Standards ändern können: Früher war es normal, vier oder fünf Tage auf ein Paket zu warten. Seit Amazon am nächsten Tag liefert – natürlich mit moderner IT in der Logistik –, sind auch die Anforderungen an alle anderen Versender gestiegen. Da muss man mithalten, sonst ist man schnell weg vom Fenster. Das gilt für alle möglichen Bereiche in der Wirtschaft: Kund*innen verlangen heute Informationen und Interaktionen in Echtzeit. Wenn man zwischen Informationssilos hin- und herspringen und manuell Daten zusammensuchen muss, dann hat man schon verloren. Selbst wenn das Unternehmen meint, eigentlich schon „digital“ zu sein. Aber es ist eben oftmals noch nicht weiter-digitalisiert, so dass die Informationen immer dorthin fließen, wo sie gerade gebraucht werden. 

Hier liegt also auch eine große Chance? 

Sascha Grenke: Ja, denn Weiter-Digitalisierung bedeutet Weiter-Entwicklung und permanente Verbesserung. Sie ist kein festes Ziel, sondern ein Weg. Es gibt immer ein Höher, Schneller, Weiter – weil die Anforderungen des Marktes ständig steigen. Die Digitalisierung bietet große Potenziale, die man aber aktiv nutzen muss. Wir helfen Unternehmen dabei, diese Potenziale zu finden und auszuschöpfen. 

Wie digital müssen Unternehmen bereits sein, um sich weiter-digitalisieren zu können? 

Sascha Grenke: Der Startpunkt kann sehr unterschiedlich sein. In manchen Unternehmen ist vielleicht noch viel Grundlagenarbeit zu leisten, das ist völlig in Ordnung. Andere sind bereits digitale Champions, aber können von spezialisierter Unterstützung profitieren, etwa durch individuelle Lösungen mit maßgeschneiderten Apps oder durch KI-gestützte Datenanalyse und die automatische Erstellung von Berichten. Wir helfen allen Unternehmen dabei, das für sie sinnvolle nächste Digitalisierungs-Level zu erreichen. 

Konica Minolta kommt ursprünglich aus dem Drucker-Geschäft. Wie passt das zu dem strategischen Fokus auf Weiter-Digitalisierung? 

Sascha Grenke: Die Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz haben sich geändert. Daher haben auch wir unser Portfolio weiterentwickelt – und uns als Unternehmen gleich mit. Wir können also auf der Basis eigener Erfahrung und sehr glaubwürdig Konzepte für Weiter-Digitalisierung entwickeln. Dieser Fokus ist insofern sehr naheliegend, als Multifunktionsgeräte nicht nur Dokumente drucken und kopieren, sondern sie auch einscannen – und in weiterer Folge digitalisieren und für digitale Prozesse nutzbar machen. Sie wurden damit zu einer wichtigen Schnittstelle zwischen der analogen und digitalen Welt und sind in vielen Unternehmen nach wie vor ein zentrales Element des Dokumentenmanagements. Tatsächlich ist das ein guter Startpunkt für die Weiter-Digitalisierung: zu schauen, wo im Unternehmen noch gedruckt und gescannt wird. Und dort digital zu unterstützen und intelligente Folgeschritte anzuschließen. Etwa indem ein eingescanntes Dokument nicht in irgendeinem Ordner landet, sondern gleich an ein relevantes System weitergeleitet und dort automatisiert weiterbearbeitet wird. 

In welchen Bereichen unterstützen Sie Unternehmen generell bei der Weiter-Digitalisierung? 

Sascha Grenke: Unser Schwerpunkt liegt insbesondere in den klassischen Backoffice-Bereichen wie Vertrieb, Marketing, Buchhaltung oder Personalwesen. Aber auch Personal im mobilen Einsatz kann immens von unseren Lösungen profitieren. Wir setzen an zwei Stellen an: am digitalen Arbeitsplatz und an unternehmensweiten Prozessen – an dem, was auf dem Bildschirm zu sehen ist, und dem, was sozusagen hinter dem Bildschirm passiert. Also zum einen unterstützen wir den einzelnen Mitarbeitenden dabei, auf alle Informationen zugreifen und gut und effizient arbeiten zu können. Und zum anderen werfen wir den Blick auf das gesamte Unternehmen und achten darauf, dass die Prozesse im Hintergrund gut ineinandergreifen und effizient fließen, beispielsweise mit einem digitalen Warenwirtschaftssystem und abteilungsübergreifenden Workflows. Natürlich ergänzen sich diese beiden Perspektiven und bedingen einander bis zu einem gewissen Grad. 

Können Sie ein Beispiel für praktizierte Weiter-Digitalisierung geben? 

Sascha Grenke: Natürlich: Ein Mitarbeiter bekommt per E-Mail eine Rechnung und möchte sie ins ERP-System hochladen. Wir wollen solche Arbeiten erleichtern: Muss man alles selbst eintippen oder erledigt das eine Software – welche vielleicht auch gleich den Buchungslauf anstößt? Das sind typische Herausforderungen, an denen immer noch viele Unternehmen arbeiten. Kein Mitarbeiter möchte als bloße Schnittstelle eingesetzt werden und einfach Daten von einem System ins andere übertragen, da fühlt man sich schnell unterfordert. Daher darf man in der Weiter-Digitalisierung nicht einfach ein System neben das andere stellen, sondern man muss ein Netzwerk an Systemen orchestrieren. Das ist es, was Konica Minolta anbieten kann: stimmige Gesamtkonzepte, welche das Arbeiten wirklich erleichtern. 

Die Menge an Daten, Informationen und Wissen nimmt weiterhin rasant zu. Wie können Unternehmen diese Informationsflut bewältigen? 

Sascha Grenke: Hier gab und gibt es viele Möglichkeiten. Ein echter Gamechanger ist aktuell beispielsweise die Kombination eines klassischen Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) mit den Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz (KI). Beispiel Vertragsmanagement: Lieferantenverträge können KI-gestützt analysiert und verwaltet werden – mit automatischen Erinnerungen an Kündigungsfristen, Risikobewertungen oder relevanten Insights für die nächste Verhandlung. In den Verträgen schlummert viel wertvolles Wissen, das Unternehmen viel besser nutzen können – wenn sie sich weiter-digitalisieren. 

Wie findet man die Stellen, an denen man weiter-digitalisieren soll? 

Sascha Grenke: Blind drauflos zu digitalisieren ist gefährlich, denn da entsteht leicht Wildwuchs oder man landet in Sackgassen. Manchmal mag es tatsächlich vernünftiger sein, ein Dokument einfach auszudrucken und jemandem in die Hand zu drücken. Man sollte mit einem erfahrenen Partner wie Konica Minolta gemeinsam schauen, welche Schritte sich wirklich rentieren. In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche „digitale weiße Flecken“. Damit meinen wir Potenziale in alltäglichen Abläufen, an die man gar nicht denkt und für die sich etwa im ERP-System keine Standardlösungen finden. Ein Beispiel dafür: Wenn ein Mitarbeiter einen Dienstwagen zurückbringt, muss dieser Vorgang dokumentiert werden. Passiert das mit Klemmbrett und Papier und die Informationen werden nachher im Büro bearbeitet – oder gibt es eine App inklusive digitaler Unterschrift, mit der der gesamte Vorgang vor Ort am Tablet abgeschlossen werden kann? Eine solche Lösung kann die Effizienz unglaublich steigern.