Drucken im Abo: Welches FlexiPack passt zu mir?

Ob Steuerberatung, Start-up oder Maschinenbauer – jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an seine Druck- und Dokumentenprozesse. Die FlexiPacks von Konica Minolta bieten passgenaue Lösungen. Fünf fiktive, aber realitätsnahe Beispiele zeigen, welches Paket wofür ideal ist.

Die FlexiPacks ermöglichen es Betrieben, im Büro zu drucken, ohne sich langfristig festlegen und viel Geld für eine eigene Druckerflotte ausgeben zu müssen: Flexibilität dank Drucken as a Service. Fünf unterschiedliche Abo-Modelle warten mit jeweils unterschiedlichen Services auf. Was sie gemeinsam haben: Es handelt sich um flexible Pakete, die ohne Anschaffungskosten und mit kurzen Vertragslaufzeiten von nur 24 Monaten daherkommen. Wir zeigen anhand von fünf fiktiven Beispielen, welches FlexiPack für welche Anforderungen am besten geeignet ist.

PURE Pack 

Unternehmen: Rechtsanwaltskanzlei Würdig & Recht 

Mitarbeitende: 8 

MFPs: 1 

FlexiPack: PURE Pack 

Nutzen: digitales Fax 

Die kleine Anwaltskanzlei zählt zu den 17 Prozent der deutschen Unternehmen, die noch „sehr häufig“ das Fax als Kommunikationsinstrument verwenden. (Weitere 13 Prozent tun dies immerhin „häufig“, so die Studie „Digital Office Index 2024“.) Gerade in der juristischen Praxis hat das Fax bis heute aufgrund von Formvorschriften einen festen Platz.  

Mit dem PURE Pack bekommt die fiktive Kanzlei Würdig & Recht Zugriff auf die Cloud-Plattform Workplace Pure sowie die Möglichkeit, über die Plattform digitale Faxe zu versenden – via Internet, ganz ohne physisches Faxgerät. Das PURE Pack ist das einzige FlexiPack, in dem kein Multifunktionssystem (MFP) standardmäßig vorgesehen ist, allerdings kann eines zugebucht werden. 

BASIC Pack 

Unternehmen: Tech-Start-up Vektoria Labs 

Mitarbeitende: 20 

MFPs: 2 

FlexiPack: BASIC Pack 

Nutzen: Sorgenfreies Drucken/Scannen/Kopieren & Follow-me-Printing 

Start-ups sind klein, schnell und flexibel – und auch sie kommen nicht darum herum, etwas auszudrucken. Klassische Fünf-Jahres-Verträge sind für sie aber viel zu starr. Außerdem wollen sie sich auf Wachstum konzentrieren und nicht auf das Pflegen ihrer Druckinfrastruktur. Vektoria Labs hat sich daher für das BASIC Pack entschieden. Inkludiert sind eine frei wählbare Anzahl von MFPs sowie ein Volumen an Druck- bzw. Scan- oder Kopiervorgängen zum Fixpreis.  

Doch auch Start-ups müssen auf Datenschutz achten. Daher ist in diesem Paket Follow-me-Printing inkludiert: Der User schickt seinen Druckauftrag vom Computer in die Cloud, ausgedruckt wird erst, wenn er sich am MFP identifiziert. So geraten sensible Inhalte nicht in falsche Hände. Apropos DSGVO: Die Daten werden in Deutschland gehosted, alle Daten werden zudem verschlüsselt und pseudonymisert. Sollte das Start-up schnell wachsen, kann die Anzahl der MFPs – oder auch nur die Anzahl der Nutzer – flexibel skaliert werden. 

BASIC PLUS Pack 

Unternehmen: Steuerberatung Kontista 

Mitarbeitende: 36 

MFPs: 3 

FlexiPack: BASIC PLUS Pack 

Enthält die Leistungen aus dem BASIC Pack 

Spezial-Nutzen: Extraportion Sicherheit 

Steuerberatungen wie Kontista hantieren mit sensiblen Daten und legen daher besonderen Wert auf Datenschutz. Außerdem gilt: Je größer ein Unternehmen und je mehr Druckaufträge versendet werden, desto größer das Risiko, dass mal ein unerlaubter Datenzugriff passieren könnte.  

Das BASIC PLUS Pack bietet erweiterte Sicherheitsvorkehrungen. Dank des Sicherheits-Pakets bizhub Secure sind alle Daten am MFP extra verschlüsselt. Außerdem können sich Nutzer, die einen Druckauftrag gesendet haben, einfach mit einem Chip oder einem Mitarbeiterausweis am MFP identifizieren. 

Ein weiteres Argument für Kontista, ein FlexiPack zu nutzen: Es wird keine zusätzliche IT-Kompetenz benötigt. Auch daher bietet sich ein Full-Service-Paket wie die FlexiPacks an – Konica Minolta kümmert sich bei allen Paketen darum, dass alles läuft: von der Verwaltung der Hard- und Software bis hin zu IT-Sicherheit und Support. Damit ist der Kopf frei für das Wesentliche: für den Dienst an den Kund*innen. 

BUSINESS Pack 

Unternehmen: Maschinenbauer Mechovia 

Mitarbeitende: 120 

MFPs: 5 

FlexiPack: BUSINESS Pack 

Enthält die Leistungen aus dem BASIC PLUS Pack 

Spezial-Nutzen: Anbindung an Cloud-Speicher 

Der Maschinenbauer Mechovia speichert seine Dokumente – technische Zeichnungen, Lieferscheine oder Dokumentationen – in einem zentralen Cloudspeicher. Das BUSINESS Pack bindet die MFPs direkt an solche Cloud-Speicher – wie OneDrive oder Sharepoint von Microsoft, Google Workspace oder Dropbox – an. Damit geht dieses FlexiPack einen großen Schritt in Richtung modernes Dokumentenmanagement. 

Die Vorteile: Wenn eine Mechovia-Mitarbeiterin etwas einscannt, kann sie das Dokument gleich in einem bestimmten Ordner ablegen. Oder: Druckaufträge können direkt am MFP, über das Menü am Display, gestartet werden. Die Verbindung von Drucker und Cloud-Speicher erleichtert das Arbeiten und spart Zeit. Eine Portion Konnektivität tut allen Unternehmen gut – 5-Personen-Start-ups ebenso wie einem 500-Personen-Mittelständler. Oder eben unserem Beispiel-Unternehmen Mechovia. 

BUSINESS PLUS Pack 

Unternehmen: Logistikdienstleister Direttimo 

Mitarbeitende: 280 

MFPs: 7 

FlexiPack: BUSINESS PLUS Pack 

Enthält die Leistungen aus dem BUSINESS Pack 

Spezial-Nutzen: Automatisierung der Dokumentenprozesse 

Der Logistikdienstleister Direttimo versendet aus seiner Lagerhalle jeden Tag tausende Sendungen – und erstellt entsprechend tausende Versandetiketten, Lieferscheine, Rechnungen und Retourenbelege. Mit dem BUSINESS PLUS Pack wird die Verarbeitung dieser Dokumente deutlich effizienter. 

Dank des im Paket enthaltenen, cloudbasierten ECM-System kann Direttimo alle Dokumente zentral verwalten, revisionssicher archivieren und automatisiert weiterverarbeiten. So werden beispielsweise eingescannte Frachtpapiere automatisch dem richtigen Kunden oder Vorgang zugeordnet, wodurch Fehler reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Oder: Eingangsrechnungen werden digitalisiert und der gesamte Rechnungsprüfungsprozess automatisiert, von der Rechnungserfassung bis zur Buchung. 

Das entlastet Mitarbeitende in Lager, Verwaltung und Kundenservice gleichermaßen und schafft die Grundlage für moderne, digitale Logistikprozesse.