KI in ECM-Systemen: Intelligentes Team im Hintergrund

Der Siegeszug der künstlichen Intelligenz macht auch vor ECM-Systemen nicht halt. Gleich mehrere „KI-Talente“ greifen den Teams bei alltäglichen Aufgaben unter die Arme. Während einige neue Funktionen dazukommen, arbeiten manche Technologien schon lange im Hintergrund mit. 

Wer an KI denkt, hat häufig Chatbots und generierte Inhalte im Sinn. Doch künstliche Intelligenz hat weit mehr Talente. So verändert Künstliche Intelligenz in mehreren Bereichen die Arbeit mit Enterprise Content Management Systemen (ECM-Systemen) – und damit die Art, mit Dokumenten und Informationen aller Art umzugehen: Manche Funktionen werden schneller und besser, etwa die automatische Rechnungsverarbeitung. Einige Features kommen neu dazu, etwa die intelligente Zusammenfassung und Risikoanalyse bei Verträgen. Und in vielen Bereichen fallen durch bessere Usability die Hürden bei der Bedienung. Hinter alldem steckt ein vielfältiger Technologie-Mix. Denn bei künstlicher gilt genauso wie bei menschlicher Intelligenz: Erst durch Teamwork wird’s richtig gut.

Neue KI-Talente und erfahrene Kräfte im ECM-Team 

Das Team bekommt Zuwachs – so fühlt sich die Arbeitserleichterung mit KI oft an. Und tatsächlich hat die KI-Erweiterung von ECM-Systemen viele „Gesichter“. Was dabei überrascht: Manche davon arbeiten schon lange im Hintergrund mit. 

• Der Vor-Leser: Intelligente OCR 
  Texterkennung (Optical Character Recognition = OCR) beherrschen ECM-Systeme seit Jahren. Die neuesten KI-basierten OCR-Systeme lesen und validieren zum Beispiel Rechnungs- oder Vertragsdaten aus Dokumenten und übergeben diese an nachgelagerte Systeme wie ERP-Lösungen. 

• Der Sachbearbeiter: Maschinelles Lernen 
  Maschinelles Lernen (ML) kommt etwa bei der Zuordnung von Buchungen zum Einsatz. Mit ML-Modellen können Dokumente automatisch klassifiziert, relevante Informationen extrahiert und Prozesse optimiert werden. Die KI lernt aus bestehenden Daten und verbessert sich kontinuierlich. 

• Die Dokument-Versteherin: Deep Learning 
  Bei der Verarbeitung von komplexen Dokumenteninhalten, Bildern oder unstrukturierten Daten kommen heute Deep-Learning-Modelle und neuronale Netze zum Einsatz. Sie ermöglichen präzise Texterkennung und fortschrittliche Klassifikation – weit über klassische OCR hinaus. So können auch Handschriften oder Bild-Anhänge erkannt, zugeordnet und verschlagwortet werden. 

• Der Allrounder: Multimodale KI 
  Multimodale KI ist in der Lage, verschiedene Datenformate (Text, Bild, Audio) gleichzeitig zu verarbeiten. Das macht zum Beispiel die Analyse und Archivierung von E-Mails, Social Media-Inhalten oder gescannten Dokumenten möglich. KI-Systeme können so Informationen aus verschiedenen Quellen kombinieren und komplexe Zusammenhänge erkennen. 

• Die Dolmetscherin: Natural Language Processing (NLP) 
  NLP-Modelle verstehen und verarbeiten natürliche Sprache – sie lassen Mensch und Maschine ganz selbstverständlich miteinander kommunizieren. Neben der Suche und Bedienung in Alltagssprache per Chatbot oder digitaler Assistentin ermöglicht das zum Beispiel die automatische Verschlagwortung und Kategorisierung von Dokumenten oder die Extraktion von Vertragsinhalten, Fristen und Klauseln. 

• Die Schnell-Schreiberin: Generative KI 
  Gemini, ChatGPT & Co. sind in aller Munde – 4 von 5 Deutschen kennen generative KI, ein Drittel nutzt sie bereits. Large Language Models (LLMs), die direkt auf ECM-Systeme aufsetzen, können Inhalte von der E-Mail bis zum Vertrag erstellen, Dokumente zusammenfassen, Fragen zu archivierten Inhalten beantworten oder bei der automatischen Erstellung von Präsentationen oder Übersetzungen unterstützen. 

• Der Compliance-Wächter: Responsible & Composable KI 
  Moderne ECM-Systeme setzen auf frei zusammenstellbare ("composable") KI-Architekturen, die flexibel anpassbar sind. "Responsible KI" sorgt für Transparenz und die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen. So ist sichergestellt, dass der Einsatz von KI nachvollziehbar bleibt und DSGVO, EU AI Act, Audit-Pflichten sowie Unternehmensregeln entspricht. 

• Die Mit-Denkerin: Intelligente Automatisierung 
  Ein KI-erweitertes ECM-System kann Workflows selbst anstoßen, RPA auf ein neues Level bringen und sogar bei der Entscheidungsfindung unterstützen – etwa durch Vorschläge für Freigaben oder die eigenständige Überwachung von Fristen und Compliance-Vorgaben. 

So erleichtert das KI-erweiterte ECM-System den Arbeitsalltag 

Das Zusammenspiel des ECM-KI-Teams ergibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Arbeitsweise im Unternehmen ganz neu zu denken. 

• Dokumente lassen sich vollautomatisch klassifizieren, archivieren und mit Metadaten anreichern. 

• Intelligente Workflows sparen Zeit und senken die Fehlerquote – ein Großteil der Rechnungen wird als Dunkelbuchung von Eingang bis Überweisung verarbeitet. 

• Das intelligente Vertragsmanagement mit schneller Fristen- und Klausel-Extraktion sowie automatisierter Risikoanalyse schafft mehr Rechtssicherheit. 

• Bei generierten Inhalten greift die KI auf vorhandene Dokumente zurück und berücksichtigt dadurch Leitlinien sowie Unternehmens-Standards. 

• Die dialogbasierte Bedienung senkt Einstiegshürden und steigert Produktivität. 

• Chatbots und digitale Assistenten vereinfachen interne Prozesse genauso wie den Self-Service für Kund*innen. 

• In Sekundenschnelle erstellte Prognosen und Analysen auf Basis historischer Daten fördern verborgene Erkenntnisse zutage. 

• Ganzheitliche Compliance-Überwachung und Datenschutzkontrolle sorgt für einen rundherum gesetzes- und regelkonformen KI-Einsatz. 
  
  

Von ECM zu IIM: Die nächste KI-Disruption kommt bestimmt 

Ob als zuverlässige Unterstützung im Hintergrund oder hilfreiche Assistenz im Alltag: Die verschiedenen KI-Talente verwandeln das klassische ECM-System Schritt für Schritt in ein Intelligent Information Management System (IIM). Dieser Trend wird sich fortsetzen, denn neue Technologien warten schon darauf, mitarbeiten zu dürfen: Hyperpersonalisierte Antworten, Agentic-AI-Bots, Blockchain-Stempel für Dokumentintegrität oder API-First-/Cloud-First-Architekturen werden das Arbeiten mit Daten und Dokumenten noch intelligenter machen. 

ECM trifft KI: Keine Angst vor dem nächsten Schritt 

Dabei ersetzt die KI keineswegs die Mitarbeitenden, sondern erweitert die menschlichen Fähigkeiten – zum Beispiel durch das Verarbeiten riesiger Mengen von Daten in Sekundenschnelle. Die Kolleg*innen können so kreativ und produktiv wie noch nie arbeiten – während die KI-Talente im Hintergrund Tempo, Effizienz und Qualität steigern.