KI-gestütztes Rechnungsmanagement
ECM macht Ihre Rechnungsverarbeitung intelligenter
Digitaler, intelligenter Rechnungseingang – der neue Standard
Mehr und mehr Unternehmen stellen um auf digitale Rechnungsverarbeitung auf Basis von künstlicher Intelligenz: So laufen Standard-Prozesse in kürzerer Zeit und mit weniger Fehlern automatisch im Hintergrund. Das schafft freie Ressourcen für wichtige Aufgaben und senkt die Kosten.
Mehr und mehr Unternehmen stellen um auf digitale Rechnungsverarbeitung auf Basis von künstlicher Intelligenz: So laufen Standard-Prozesse in kürzerer Zeit und mit weniger Fehlern automatisch im Hintergrund. Das schafft freie Ressourcen für wichtige Aufgaben und senkt die Kosten.
Ihre Vorteile durch digitale Rechnungseingangsbearbeitung mit uns
Wir unterstützen Sie bei der Umstellung auf die KI-gestützte, digitale Rechnungseingangsbearbeitung via ECM-System – damit Sie die Vorteile nutzen, die in vielen Unternehmen längst Standard sind.
Mehr Tempo
Durch maschinelles Lernen verkürzen sich die Durchlaufzeiten zusehends. E-Rechnungen sind schon in Sekunden gebucht.
Transparenz
Fortschrittliche Workflows machen jeden Schritt jederzeit nachvollziehbar. Dashboards machen aktuelle Kennzahlen sichtbar.
Kosteneffizienz
Neben den Arbeitskosten durch manuelle Bearbeitung und nachträgliche Fehlerkorrekturen reduzieren Sie Druck-, Lager- und weitere Sekundärkosten.
Compliance
Zeitgemäße Rechnungs-Workflows stellen DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung sowie Umsetzung der E-Rechnungspflicht sicher.
Nachhaltigkeit
Der automatisierte Rechnungseingang spart Papier, Energie und Transportaufwand. Das wirkt sich positiv auf die Klimabilanz aus.
Sicherheit
ECM-Systeme schützen wertvolle Daten über rollenbasierte Berechtigungen. Verlassen Sie sich auf Ende-zu-Ende-verschlüsselte und gesicherte Workflows.
Case Studies für erfolgreiches Rechnungsmanagement
Kieback & Peter
Der Spezialist für Gebäudeautomation hat seine Rechnungsverarbeitung DSGVO-konform automatisiert und so die Durchlaufzeiten drastisch verkürzt. Durch den schnellen Zugriff auf alle Dokumente, die Integration in Microsoft Dynamics und digitale Workflows konnten die internen Arbeitsabläufe und Freigabeprozesse beschleunigt werden.
FORWARDIS GmbH
Der Eisenbahnlogistik-Spezialist FORWARDIS befördert über 10 Millionen Tonnen Güter pro Jahr – und hat auch den Eingangsrechnungs-Prozess mit Konica Minolta ins Rollen gebracht. Das implementierte ECM-System verbindet zudem mittels zentraler Dokumentablage mehrere Standorte miteinander. Auf dieser Basis sollen viele weitere Prozesse digitalisiert und beschleunigt werden.
Praktische Funktionen, überzeugende Performance: Ihr digitaler Rechnungsprozess
Universeller Rechnungseingang
Erfassung und Bündelung von Rechnungen aus verschiedenen Quellen von E-Mail über Papier bis zur E-Rechnung.
Intelligente Klassifizierung und Datenerfassung
Automatisches Erkennen von Rechnungstypen und Extrahieren relevanter Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und Rechnungsdatum.
Automatischer Abgleich
Vergleich von Rechnungsdaten mit Bestellungen und Wareneingängen, um Abweichungen zu erkennen und diese zu melden.
Smartes Workflow-Management
Automatisierte Zuweisung und Verteilung der Rechnungen zur Prüfung, Genehmigung und Freigabe.
Ordnungsgemäße Archivierung:
Revisionssichere, DSGVO- und GoBD-konforme Speicherung aller Rechnungsdokumente.
Vielfältige Schnittstellen
Lückenlose Anbindung an bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme zur unmittelbaren automatischen Weiterverarbeitung.
Interaktives Echtzeit-Reporting
Dashboards mit aktuellen Kennzahlen und KI-gestützte Analysen schaffen Überblick über relevante Geschäftsvorgänge.
Intelligentes Rechnungsmanagement mit uns implementieren
Um die Prozesse im laufenden Betrieb spürbar zu vereinfachen, muss die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung gut durchdacht und geplant sein. Für die IT-Teams im Mittelstand ist dies eine gewaltige Aufgabe, die sich häufig in die Länge zieht. Wer die Implementierung sauber und effizient gestalten will, kann auf die professionelle Unterstützung von uns zählen: Von der ersten Analyse bis zum Go-Live begleiten Sie unsere ECM-Expert*innen und sorgen für eine schnelle und reibungslose Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Wir gehen schrittweise vor, um gemeinsam mit Ihnen das Optimum herauszuholen. Dabei setzen wir auf die ECM-Lösung, die am besten zu Ihrem Bedarf passt.
1. Erstberatung
Wir hören Ihnen zu und überlegen gemeinsam, was möglich ist.
2. Ist-Analyse
Wir nehmen Ihre Prozesse unter die Lupe und ermitteln Ihren Bedarf.
3. Empfehlung
Wir stellen Ihnen geeignete Optionen vor und erläutern die Vorteile.
4. Planung
Wir entwickeln einen Zeitplan für die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung.
5. Implementierung
Wir unterstützen Ihr IT-Team von Einrichtung bis Datenmigration.
6. Schulung
Wir holen Ihre Kolleg*innen ins Thema, damit die automatisierten Prozesse rund laufen.
7. Erfolgskontrolle
Wir überprüfen die Ergebnisse im laufenden Betrieb.
8. Weiterentwicklung
Wir stehen über die Implementierung hinaus an Ihrer Seite.
Rechnungsmanagement auf der Überholspur - wie die Digitalisierung Prozesse beschleunigt
Was haben Robotaxis mit Rechnungsprozessen zu tun?
Autonomes Fahren ist längst Realität – und auch in der Welt der Geschäftsprozesse hat die Automatisierung Fahrt aufgenommen. Unser E-Book zeigt, wie digitale Rechnungsverarbeitung heute funktioniert: sicher, effizient und intelligent. Von der Abschaffung analoger Prozesse über smarte Schnittstellen bis hin zu KI-gestütztem Rechnungsmanagement – erleben Sie, wie moderne ECM-Systeme den Mittelstand auf die Überholspur bringen.
Kostenloses E-Book
Manuelle Rechnungsverarbeitung hat ausgedient
Mangelnde Effizienz & hohe Kosten
Arbeitszeit ist teuer.
Wer sich die Rechnungsverarbeitung von Hand immer noch leistet, verschenkt womöglich Budget an anderer Stelle.
Unnötige Fehler & geringe Datenqualität
Menschen machen Fehler.
Beim Einscannen, Abtippen oder Buchen können sie Details übersehen. Das erzeugt Probleme und verfälscht Kennzahlen.
Fehlende Transparenz & mangelnde Kontrolle
Im Alltag geht einiges unter.
Wer wann welche Rechnung wo gebucht hat, lässt sich oft kaum nachvollziehen. Nicht immer werden Prozesse sauber dokumentiert.
Latente Compliance- & Sicherheitsrisiken
Sicherheits-Standards sind nicht immer aktuell.
Personendaten in E-Mails, herumliegende Ausdrucke oder ungeschützte Verzeichnisse sind Einfallstore für Datenleaks.
Lange Bearbeitungszeiten & verpasste Fristen
Verzögerungen unklare Prozesse und Wartezeiten.
Verpasste Zahlungsfristen verhindern Skonti oder verärgern Geschäftspartner*innen.
Diese Technologien ermöglichen Ihr automatisiertes Rechnungsmanagement
Intelligente Algorithmen haben in letzter Zeit enorme Fortschritte gemacht – und werden immer besser. Mit einem modernen ECM-System setzen Sie auf die richtige Technologie, um Ihren Rechnungseingang zu automatisieren.
Erfolgreich durch KI
Bei der intelligenten Rechnungsverarbeitung kommt maschinelles Lernen zum Einsatz – schon lange, bevor KI-Chatbots salonfähig wurden. Dadurch ist die Prozessintelligenz heute sehr weit fortgeschritten und sehr zuverlässig.
Automatisierung mit Workflows
ECM-Systeme verknüpfen über intelligente Workflows Dokumentenprozesse mit Geschäftsvorgängen. Über Echtzeit-Schnittstellen sind Drittsysteme wie ERP-, HR- oder CRM-Systeme lückenlos eingebunden.
Plattform nach Maß
Maximale Skalierbarkeit, physische Kontrolle über die Daten oder volle Flexibilität – Bedürfnisse unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb. Entscheiden Sie sich für ein ECM-System On-Premises, als SaaS-Lösung aus der Cloud oder als Hybrid-Modell.
Top-Effizienz statt Pflicht-Übung: So wird die E-Rechnung zum Selbstläufer
Seit 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland schrittweise zur Pflicht: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, Ausstellungspflichten laufen gestaffelt an. Wer die Vorgaben nicht nur erfüllt, sondern den gesamten Prozess digital denkt, reduziert Durchlaufzeiten, vermeidet Medienbrüche und hebt Skontopotenziale. Unsere Consultants unterstützen gerne mit Rat und Tat.
Häufige Fragen zum digitalen Rechnungsmanagement
Jetzt unverbindliche Beratung buchen
Sind Sie bereit für das intelligente, automatisierte, digitale Rechnungsmanagement? Nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf – wir freuen uns darauf, in einem unverbindlichen Erstgespräch mehr über Ihr Projekt zu erfahren.