Vom Eiffelturm bis zum Berliner Reichstag: Der Spezialist für Gebäudeautomation Kieback&Peter GmbH stattet sie aus. Der internationale Konzern steuert sein Rechnungsmanagement über ein ECM-System von Konica Minolta.
Sowohl der Eiffelturm als auch der Reichstag in Berlin zählen zu den Gebäuden, die der Spezialist für Gebäudeautomation Kieback&Peter GmbH & Co KG ausgestattet hat. Der Hauptsitz des internationalen Konzerns befindet sich in Berlin, wo heute das Rechnungsmanagement zentral gelöst ist. Ein- und Ausgangsrechnungen werden über ein Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) gesteuert.
Für die Lösungsbasis entschloss sich Kieback&Peter, ein ECM-System einzuführen, das entsprechend den seit 2015 geltenden Grundsätzen zur digitalen Aufbewahrung (GoBD) arbeiten kann. „Aufgrund des Ziels, den Rechnungsprozess zu automatisieren, lautete eine der wichtigsten Anforderungen an das ECM-System, eine effektive Workflowsteuerung von Dokumenten vorzuweisen“, betont Seidel. Zudem sollte das ECM-System eine Anbindung an die bestehende Softwareinfrastruktur inklusive Produktionsplanungs und –Steuerungssoftware gestatten, Suchfunktionen und Flexibilität für weitere Projekte bieten.
Vor der ECM-basierten Rechnungslösung schickten die Mitarbeiter von Kieback&Peter von ihnen freigegebene Rechnungen zur Weiterbearbeitung in die zentrale Buchhaltung nach Berlin. Die Mitarbeiter verteilen sich auf den Hauptsitz, zwei Werke und 31 Niederlassungen. „Dass dabei mitunter Rechnungen liegen blieben und Skontoverluste entstanden, wollten wir durch eine automatisierte Rechnungserfassung verhindern“, berichtet Dirk Seidel, Projektleiter von Kieback&Peter. Weitere Ziele waren unter Einhaltung der Unterschriftenregelung, die Rechnungsdurchlaufzeiten zu verkürzen und das Archiv mit den papierbasierten Rechnungen aufzulösen.
Konica Minolta unterstützte Kieback&Peter bei der Planung und Implementierung des Projekts, dessen Hauptfokus zunächst darauf gerichtet war, die Eingangsrechnungen digital zu erfassen und automatisiert weiterzuverarbeiten. Zur Digitalisierung der Rechnungen, die in Papierform eintreffen, richtete Kieback&Peter einen Scan-Arbeitsplatz in der zentralen Poststelle ein. Von wesentlicher Bedeutung war nun, dass die implementierte Lösung, wichtige Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer und Rechnungssumme, automatisch erkennt, extrahiert und mit den Stammdaten verbindet. Ebenso wie bei den gescannten Rechnungen muss dies bei den Rechnungen funktionieren, die per E-Mail eintreffen. Grundvoraussetzung für die korrekte Erfassung der Rechnungsdaten sind vollständige Stammdaten, die aus der angebundenen Buchhaltungssoftware kommen. „Anfangs bestand die Herausforderung vor allem darin“, so Seidel, „die Stammdaten auf den benötigten Stand zu bringen und die Notwendigkeit dieser Arbeit ins Bewusstsein der Mitarbeiter zu rücken. Denn zunächst bedeutete die Lösung sowohl in der Datenaufbereitung als auch beim Scannen Mehrarbeit.“
Als aber die Vorteile der digitalisierten Rechnungen zum Vorschein kamen, waren die Anfangsmühen schnell vergessen. Während zuvor die Mitarbeiter händisch im Rechnungsarchiv nach bereits abgelegten Rechnungen suchen mussten, geschieht die Suche heute auf Knopfdruck. Das Eingeben der Rechnungsnummer am PC genügt und schon ist die gewünschte Rechnung am Bildschirm. Außerdem sorgt der Rechnungs-Workflow dafür, dass die Weiterbearbeitung der Rechnung automatisiert abläuft. Die für die Rechnung verantwortlichen Mitarbeiter und deren Vorgesetzte erhalten entsprechend der ursprünglichen Unterschriftenregelung die Rechnungen elektronisch zur Freigabe per Klick, so dass die Zahlung und Verbuchung automatisch erfolgen kann. Somit konnten alle anvisierten Ziele – Auflösung des Rechnungs-Papierarchivs, Beschleunigung der Rechnungsdurchlaufzeiten und die Vermeidung von Skontoverlusten und liegengebliebenen Rechnungen – erreicht werden.
Entgegen der ursprünglichen Planung nur die Eingangsrechnungen zu automatisieren, sorgten der hohe entstandene Nutzen und der erfolgreiche Projektverlauf dafür, dass Kieback&Peter gemeinsam mit Konica Minolta sehr schnell auch einen Ausgangsrechnungs-Workflow umsetzte. Rechnungen, die früher die Mitarbeiter selbst ausdruckten, falteten, eintüteten, frankierten und von der Post abholen ließen, werden heute via ECM-System an einen Versanddienstleister geschickt. „Aufgrund der wegfallenden Arbeiten sparen wir uns hierfür eine Arbeitskraft, die“, so betont Seidel, „nicht gestrichen wurde, sondern im Einkauf in einem besser qualifizierten Bereich zum Einsatz kommt.“
Inzwischen ist längst klar, dass sich die Investition in das ECM-System und der damit verbundene Arbeitsaufwand umso mehr bezahlt macht, da dies nicht nur die Grundlage für das Rechnungsprojekt darstellt, sondern die Tür für weitere nutzbringende Projekte öffnet. Geplant und teilweise in der Umsetzung befinden sich beispielsweise eine elektronische Bestellakte und die Abbildung der technischen Dokumentation im digitalen Umfeld.
Aufgrund der wegfallenden Arbeiten sparen wir uns eine Arbeitskraft, die im Einkauf in einem anderen Bereich zum Einsatz kommt.
Dirk Seidel
Projektmanagement, Kieback&Peter GmbH & Co. KG