Digitales Vertragsmanagement: intelligent zusammenwachsen
Verträge und Prozesse optimieren – mit KI-gestützter ECM-Lösung
Intelligente Automatisierung im gesamten Vertrags-Lebenszyklus
KI-gestütztes Vertragsmanagement digitalisiert, automatisiert und systematisiert Ihre Vertragsprozesse: Vom ersten Vertragsentwurf über die Verhandlung und Unterzeichnung bis zu Monitoring und Archivierung bringen Sie Tempo, System und Effizienz in Ihre Prozesse – und haben jederzeit volle Kontrolle.
Mit Konica Minolta implementieren Sie ein effizientes, Compliance-konformes Contract Lifecycle Management (CLM) innerhalb eines ECM-Systems. So heben Sie Ihr Vertragsmanagement auf führendes Niveau – und spüren Verbesserungen im gesamten Vertragslebenszyklus.
Intelligentes Contract Lifecycle Management: Ihre Vorteile Ihre Vorteile durch digitales Vertragsmanagement
Mit Konica Minolta implementieren Sie ein effizientes, Compliance-konformes Contract Lifecycle Management (CLM) innerhalb eines ECM-Systems. So heben Sie Ihr Vertragsmanagement auf führendes Niveau – und spüren Verbesserungen im gesamten Vertragslebenszyklus.
Tempo
KI-basierte, automatisierte Workflows verkürzen die Durchlaufzeiten und beschleunigen den Weg zum Vertragsabschluss – inklusive schneller Freigaben per digitaler Signatur.
Routine
Das Contract Lifecycle Management vereinfacht die Einhaltung von Unternehmens-Standards – und reduziert dank einheitlicher Prozesse die Fehlerquote.
Effizienz
Beim KI-unterstützten, digitalen Vertragsmanagement entfällt eine ganze Reihe manueller Tätigkeiten – das entlastet Mitarbeitende und senkt Kosten.
Übersicht
Dank digitalem Vertragsmanagement erhalten Sie eine Echtzeit-Übersicht über alle wichtigen Verträge im Unternehmen – den gesamten Vertrags-Lebenszyklus in einem Dashboard.
Compliance
Zugriffs- und Versionskontrolle sowie revisionssichere Archivierung schaffen höchste Informationssicherheit – bei automatischer Überwachung Ihrer Compliance-Richtlinien.
Zufriedenheit
Fehlerfreie und transparente Verträge, die in kürzerer Zeit zum erfolgreichen Abschluss kommen – das sorgt nicht zuletzt für zufriedene Vertragspartner*innen.
Das leistet ein intelligentes CLM-System für Ihr Vertragswesen
Mit dem digitalen Vertragsmanagement im ECM-System stehen Ihnen diverse intelligente Tools zur Verfügung – jedes davon macht Ihre Vertragsprozesse schneller und sicherer.
Zentrale Vertragsablage
Ob Kunden-, Lieferanten-, Miet- oder Arbeitsverträge – alles wird revisionssicher und leicht auffindbar als digitale Vertragsakte geführt und archiviert.
Intelligente Workflows
Das Prüfen, Weiterleiten, Freigeben und Unterzeichnen geschieht dank KI-basierten, automatisierten Workflows innerhalb von Minuten statt Tagen.
Fristen- und Wiedervorlagemanagement
Automatische Erinnerungen an Fristen oder turnusmäßige Überprüfungen vermeiden das Versäumen von wichtigen Terminen.
Aktuelles Reporting
Echtzeit-Dashboards zeigen alle zentralen Vertrags-KPIs – von Contract Cycle Time über Obligation Fulfillment bis Cost per Contract. Abweichungen sind sofort sichtbar.
Lückenlose Versionskontrolle
Gemeinsames Arbeiten an Vertragsentwürfen ist problemlos möglich. Dank integrierter Versionierung existiert nur ein zentrales, aktuelles, gültiges Dokument.
Elektronische Signaturen
Gemeinsames Arbeiten an Vertragsentwürfen ist problemlos möglich. Dank integrierter Versionierung existiert nur ein zentrales, aktuelles, gültiges Dokument.
Elektronische Signaturen
Die digitale Unterschrift per DocuSign und vergleichbaren Diensten sorgt für schnelle Prozesse und einheitliche Standards weit über das Unternehmen hinaus.
Verlässliches Risikomanagement
Vertragsentwürfe lassen sich automatisch auf definierte Compliance-Risiken überprüfen. Die KI erkennt Anomalien in neuen und bestehenden Verträgen.
Starkes Sicherheitskonzept
Zentral abgelegt Dokumente, keine unnötigen Kopien, rollenbasiertes Zugriffskonzept – ein ECM-System bietet hohen Schutz sensibler und personenbezogener Daten.
Digitales Vertragsmanagement implementieren mit Konica Minolta
Bei der Digitalisierung des Vertragswesens hat der Mittelstand noch Nachholbedarf: Laut Digital Office Index setzen über 40 Prozent der Unternehmen noch keine digitalen Tools für die Verwaltung von Lieferanten- und Kundenverträgen ein. Durch den IT-Fachkräftemangel fehlen allerdings oft die Kapazitäten, um die digitale Transformation voranzutreiben.
Die Expert*innen von Konica Minolta nehmen Ihnen bei der Einführung eines digitalen CLM viel Arbeit ab: Wir unterstützen bei der Planung und implementieren das Vertragsmanagement innerhalb eines ECM-Systems. Bei Ihrem nächsten Projekt stehen wir Ihnen von Anfang an zur Seite.
1. Erstberatung
Wir hören Ihnen zu und überlegen gemeinsam, was möglich ist.
2. Ist-Analyse
Wir nehmen Ihre Prozesse unter die Lupe und ermitteln Ihren Bedarf.
3. Empfehlung
Wir stellen Ihnen geeignete Optionen vor und erläutern die Vorteile.
4. Planung
Wir entwickeln einen Zeitplan für die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung.
5. Implementierung
Wir unterstützen Ihr IT-Team von Einrichtung bis Datenmigration.
6. Schulung
Wir holen Ihre Kolleg*innen ins Thema, damit die automatisierten Prozesse rund laufen.
7. Erfolgskontrolle
Wir überprüfen die Ergebnisse im laufenden Betrieb.
8. Weiterentwicklung
Wir unterstützen Sie über die Implementierung hinaus.
5 Anzeichen veralteter Vertragsprozesse
Wer Verträge auf die „gute, alte Art“ verwaltet, macht sich den Arbeitsalltag komplizierter als nötig: Viele Probleme des herkömmlichen Vertragsmanagement behebt eine KI-basierte Lösung mit Leichtigkeit.
Fehlende Transparenz
In einem mittelgroßen bis großen Unternehmen werden unterschiedlichste Verträge an verschiedensten Stellen abgelegt. Ein Überblick über alle Verträge ist nur schwer zu bekommen.
Erschwerte Rückverfolgung und Archivierung
Fehlende digitale, zentrale Ablagesysteme erschweren die Nachverfolgung früherer Vertragsversionen und gefährden die notwendige Revisionssicherheit.
Mangelnde Informationssicherheit
Vertragsentwürfe bleiben im Kopierer liegen oder werden an die falsche E-Mail-Adresse versendet: Gravierende Sicherheitslücken lauern überall in manuellen Vertragsprozessen.
Langsame Genehmigungsprozesse
In vielen Betrieben müssen Verträge ausgedruckt, zugestellt und händisch unterschrieben werden. Dadurch kann selbst eine interne Freigabe mehrere Tage dauern.
Verpasste Fristen
Durch manuelle Prozesse und fehlende Kontrollmechanismen werden regelmäßig Zahlungstermine und andere Fristen überschritten – Vertragsstrafen und Nachzahlungen drohen.
Unnötige Risiken
Wo komplexe Compliance-Regeln gelten, können Verträge dagegen verstoßen. Fehlt ein geeignetes Risikomanagement, bleibt dies unbemerkt, bis es zu ernsten Problemen kommt.
"Das digitale Vertragsmanagement kommt unseren Geschäftsprozessen in vielerlei Hinsicht zugute. Verträge werden sicher und transparent verwaltet, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen funktioniert nahtlos und am Ende sparen wir Zeit und Ressourcen. Rechtlich und operativ ein echter Gewinn. "
Martin Mahlberg
Abteilungsleiter IT, Handwerkskammer Dresden
CLM als Teil des ECM-Systems: So funktioniert digitales Vertragsmanagement
ECM-Systeme (Enterprise Content Management) sind bei großen wie auch kleineren Unternehmen bereits weit verbreitet. Sie organisieren sämtliche Dokumente und Informationen über Abteilungen und Standorte hinweg, machen sie kontextbezogen auffindbar, sorgen für saubere Versionierung und sicheren Zugriff. Als Modul oder Erweiterung nutzen CLM-Tools die fortschrittliche Technologie für die intelligente Vertragsverwaltung.
Automatisierte Workflows
Ein wesentlicher Bestandteil von ECM-Systemen sind automatisierte Dokumenten-Workflows. Sie verzahnen Informationen, Prozesse und Mitarbeitende – und binden über Schnittstellen ERP-, HR- oder CRM-Systeme nahtlos an.
Künstliche Intelligenz
Maschinelles Lernen und analytische KI bilden die Grundlage für Features wie intelligente Verschlagwortung, Analyse großer Datenmengen oder Vorschläge auf Basis von Kennzahlen, digitalen Kundenakten und vergleichbaren Vorgängen
Flexible Plattform
ECM-Systeme lassen sich On-Premises auf eigenen Servern, als SaaS-Modell aus der Cloud heraus oder als Hybrid-Lösung betreiben. Unternehmen können Kosten, Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheitsaspekte individuell abwägen.
Wie viel Umsatz verlieren Sie durch veraltete Vertragsverwaltung? Das KI-Upgrade für Ihr Vertragsmanagement.
Veraltete Vertragsprozesse führen zu mangelnder Transparenz und hohen Risiken. Die Bilanz ist teuer: Unkoordiniertes Vertragsmanagement kostet Unternehmen durchschnittlich 9,2 % des Jahresumsatzes. Gleichzeitig verschwenden manuelle Abläufe bis zu 4 Stunden Arbeitszeit pro Woche – Ressourcen, die eine digitale Lösung sofort freisetzt.
In unserem E-Book erfahren Sie unter anderem, welche entscheidenden KPIs in ein modernes Vertrags-Dashboard gehören und wie ein konkretes KI-Szenario die Risikoprüfung und Fristenkontrolle revolutioniert.
