Büro-Arbeit: Warum die Digitalisierung ins Stocken gerät

ERP, ECM, CRM: Infrastruktur besser nutzen!  

„Der Ein- und Ausgang von Dokumenten ist in den meisten Unternehmen bereits digitalisiert“, analysiert Sascha Grenke, Offering Manager bei Konica Minolta, die Studienergebnisse im Detail. „Doch die Schritte dazwischen – die Verarbeitung, Datenextraktion, Archivierung – finden oft noch manuell statt.“ So verfügt der Großteil der Unternehmen über Programme für Enterprise Resource Planning (ERP), Enterprise Content Management (ECM) und Customer Relationship Management (CRM). Hier hat sich gerade in den vergangenen beiden Jahren nochmal einiges getan (siehe Grafik). „Die Infrastruktur ist vorhanden. Doch viele setzen diese Tools noch nicht optimal ein, um ihre Prozesse zu automatisieren“, sagt Grenke. „Oder um ein Bild zu verwenden: Sie haben die Autobahn bereits gut ausgebaut, aber die Fahrzeuge sind noch zu langsam unterwegs.“ 




 

Königsklasse „Dunkelverarbeitung“ 

Für wichtige Bereiche der Dokumentenverwaltung nutzt nicht einmal jedes zweite Unternehmen digitale Lösungen: 

• 45 Prozent der befragten Unternehmen nutzen digitale Lösungen für Archivierung und Dokumentenmanagement, 

• 41 Prozent für die bereichsübergreifende Recherche von Unternehmensinformationen,  

• 37 Prozent für die automatische Dokumentenklassifikation und Datenextraktion, 

• 32 Prozent verwenden digitale Signaturlösungen. 

„Das ist nicht schlecht, aber es gibt noch viel Luft nach oben“, so Grenke. Konkret bedeutet das beispielsweise, dass ein Vertrag zwar per E-Mail verschickt, aber dann doch ausgedruckt und per Hand unterschrieben wird.  

Die Königsklasse, so Grenke, sei die „Dunkelverarbeitung“, in der Dokumente automatisch – also ohne Beteiligung von Sachbearbeiter*innen – verarbeitet werden. Das geht nur, wenn sie nach ihrem Eingang maschinenlesbar gemacht werden, zum Beispiel mit automatischer Schrifterkennung (OCR). Dann kann eine „smarte“ Software zum Einsatz kommen, die die erkannten Inhalte korrekt weiterverarbeitet. Ein Beispiel: Programme lesen aus einer Rechnung den Rechnungsbetrag und den Empfänger aus und starten dann selbständig einen Workflow. „Hier lassen die Unternehmen derzeit noch große Effizienzpotenziale liegen“, so Grenke. 


 

Überraschung bei E-Rechnung 

Überraschend sind die Studienergebnisse zur E-Rechnung, die in wenigen Monaten alle Unternehmen Deutschlands verpflichtend akzeptieren müssen. Zur Zeit der Befragung (April bis Juni 2024) ermöglichten nur 45 Prozent der Betriebe ihren Lieferanten, maschinenlesbare Formate zu übermitteln. 55 Prozent nutzten bereits entsprechende Lösungen, um E-Rechnungen selbst auszustellen. Hier bleibt also innerhalb von wenigen Monaten noch viel zu tun. „Die Umstellung auf die E-Rechnung mag zunächst einen Aufwand darstellen“, kommentiert Grenke. „Doch sie ist nicht nur aus rechtlichen Gründen notwendig, sondern hilft mittelfristig bei der Digitalisierung administrativer Prozesse.“  

Und noch einen weiteren Tipp für „Spätstarter“ hat Grenke parat: „Wenn auch Sie zu den Unternehmen gehören, die noch nicht gut auf das Thema E-Rechnung vorbereitet sind, dann konzentrieren Sie sich zuerst auf den Empfang der E-Rechnungen. Daran kommen Sie nicht vorbei. Die meisten ECM-Systeme können das. Dann haben Sie auch meist schon gleichzeitig die Archivierung mit erledigt. Danach können Sie sich auf den Versand konzentrieren. Hierfür sollten Sie zum Beispiel Ihr ERP-System ‚fit machen‘. Das ist häufig mit einigen simplen Tools möglich. So bewältigen Sie die E-Rechnung auch in schnellen, kleinen Schritten.“ 

Papierloses Büro bleibt Ausnahme 

50 Prozent der Befragten geben an, dass es in ihrem Unternehmen heute weniger Aktenschränke gibt als vor 5 Jahren. Nur 8 Prozent sprechen von einer Zunahme. Das Aufheben von Papierdokumenten verliert also signifikant an Bedeutung. Dennoch arbeiten nur 15 Prozent der Unternehmen völlig papierlos. Mehr als jedes zweite Unternehmen arbeitet sogar zu mindestens 50 Prozent papierbasiert. „Die Digitalisierung gestaltet sich langwieriger, als das viele erwartet hatten“, sagt Grenke von Konica Minolta. „Papier ist nicht nur geduldig, sondern auch erstaunlich hartnäckig.“ 

Woran scheitert die Digitalisierung? 

Worin bestehen die größten Hürden für die Digitalisierung? Zwei Faktoren stechen heraus: 76 Prozent der Unternehmen sehen die Schuld beim hohen Investitionsbedarf, 75 Prozent beklagen, dass sie zu wenig qualifiziertes Personal finden. „Für die Weiter-Digitalisierung braucht es Fachkräfte und Expert*innen, die zum einen Potenziale ausloten und zum anderen die Umsetzung gestalten“, so Grenke.  

Next Step: Prioritäten ordnen 

Was rät IT-Markt-Experte Grenke jenen Unternehmen, die ihre „Weiter-Digitalisierung“ vorantreiben möchten? „Als erstes sollte man eine Prioritätenliste erstellen: Welche Prozesse sind am wichtigsten für meine Produktivität, welche haben gleichzeitig das größte Digitalisierungspotenzial?“ Diese könne man dann schrittweise abarbeiten, entweder mit spezifischen Konzepten oder mit vergleichsweise einfachen Out-of-the-Box-Lösungen: „Gerade für Standardprozesse wie Rechnungseingang oder Vertragsmanagement gibt es relativ schnell einsetzbare Tools.“ Angehen sollte man das Thema in jedem Fall, denn: „Digitalisierung mag mühsam sein, bietet aber große wirtschaftliche Vorteile.“ 

Die vollständige Studie „Digital Office Index 2024“, die der Verband Bitkom gemeinsam mit Partnern wie dem Technologie- und Managed-Service-Provider Konica Minolta durchgeführt hat, können sie hier herunterladen.