Back to Office?

Bei Konica Minolta können die Beschäftigten ihren Arbeitsort frei wählen. HR-Chefin Katrin Oppermann erklärt, wie das in der Praxis konkret funktioniert und wie Lösungen für unterschiedliche Bedürfnisse gefunden werden.

Aktuell holen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter*innen aus dem Homeoffice zurück ins Büro. Macht Konica Minolta bei diesem „Back to Office“-Trend mit? 
 

Katrin Oppermann: Nein, wir ziehen das in keiner Weise in Erwägung. Seit der Covid-19-Pandemie haben wir sowohl in Deutschland als auch in Österreich eine Betriebsvereinbarung, die es den Mitarbeiter*innen ermöglicht, ihren Arbeitsort innerhalb der Landesgrenzen frei zu wählen. Das hat sich gut bewährt und das behalten wir bei. In Deutschland sind wir sogar schon einen Schritt weiter. Hier können die Beschäftigten bis zu 30 Tage pro Jahr auch im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR, also EU plus Island, Liechtenstein und Norwegen) arbeiten. 

Schwimmt Konica Minolta bewusst gegen den Strom? 
 

Katrin Oppermann: Ja, durchaus. Wir haben festgestellt, dass mobiles Arbeiten gut funktioniert. Das verbindende Element und die Konstante sind heutzutage nicht mehr in erster Linie das Büro, sondern die gemeinsame Arbeit. Und wenn wir neue Mitarbeiter*innen einstellen, dann hören wir oft: Die flexible Arbeitsweise ist ein wichtiges Kriterium, sich für uns als Arbeitgeber zu entscheiden.  

Wie kam es dazu, dass Konica Minolta so gründlich auf ortsflexibles Arbeiten umgestiegen ist? 
 

Katrin Oppermann: Für uns ist das Teil einer größeren kulturellen Veränderung in Richtung einer modernen, flexiblen, selbstbestimmten Arbeitsweise. Bei unserem New Way of Work steht das Ergebnis der Arbeit im Mittelpunkt und nicht die bloße Anwesenheit. Außerdem haben wir während der Pandemie eine große Befragung aller Mitarbeiter*innen durchgeführt, wie sie in Zukunft gerne arbeiten würden. Da wurde ein starker Wunsch nach mehr Flexibilität deutlich. 

Hatte Konica Minolta bereits vor der Pandemie eine starke Homeoffice-Kultur? 
 

Katrin Oppermann: Eher im Gegenteil. Wir hatten eine ausgeprägte Präsenzkultur. Für jeden Tag im Homeoffice musste man einen eigenen Antrag stellen. Die Umstellung war für uns eine ziemliche Disruption. Heute ist es eher umgekehrt – vom anlassbezogenen Homeoffice hin zum anlassbezogenen Office-Besuch. Office-Tage sollen einen Mehrwert darstellen, sei es durch einen motivierenden Austausch mit Kolleg*innen, einen interessanten Workshop, ein Feedbackgespräch mit der Führungskraft oder einfach einen Lunch mit Kolleg*innen in unserer Kantine, dem Workcafé. Das Office ist heute vor allem als sozialer Treffpunkt zu verstehen. 

Gibt es nur positive Resonanz oder auch Kritik am flexiblen Ansatz?
 

Katrin Oppermann: Aus der Belegschaft gibt es überwiegend sehr positives Feedback. In den Mitarbeiterbefragungen wird das flexible Arbeiten besonders gelobt. Wir hören sogar immer wieder, dass sich einzelne Kolleg*innen bei weniger Flexibilität lieber nach einem anderen Arbeitgeber umsehen würden. Insofern hat sich das mobile Arbeiten sogar zu einer Art Bindungsinstrument entwickelt. Natürlich gibt es auch hin und wieder schwierige Situationen. Gerade Führungskräfte wünschen sich manchmal mehr Office-Präsenz von ihren Teammitgliedern. Das hat oft mit Befürchtungen über mangelnde Leistung oder einem fehlenden ehrlichen Austausch über gegenseitige Erwartungen zu tun. 

Wieso kommt etwaige Kritik gerade von Führungskräften? 
 

Katrin Oppermann: Weil sich die Aufgabe der Führung in einem hybriden Setting besonders stark verändert. Es bedeutet mehr Kommunikationsaufwand, es kann sich ein Gefühl von Kontrollverlust breitmachen. Für Führungskräfte ist das mobile Arbeiten oft eine größere Umstellung als für die Mitarbeitenden. Da befinden wir uns noch in einem Lernprozess. Kulturelle Veränderungen passieren nicht von heute auf morgen. 

Kann es nicht sein, dass sich manche Kolleg*innen, sei es in einer Führungsposition oder auch nicht, einfach mehr sozialen Kontakt wünschen? 
 

Katrin Oppermann: Ja, das stimmt natürlich. Doch ortsflexibles Arbeiten bedeutet nicht unbedingt „völlig remote“. Im Gegenteil, eine gewisse Präsenz im Office ist wichtig. Wir sprechen daher von „hybridem“ Arbeiten, einer gesunden Mischung aus Präsenz im Office und Remote Work. 

Wie sieht diese „gesunde Mischung“ konkret aus? Menschen haben sehr unterschiedliche Bedürfnisse nach sozialem Kontakt oder nach Arbeiten im Homeoffice. Wie bringt man das auf einen Nenner? 
 

Katrin Oppermann: „One size fits all” funktioniert in einer großen Organisation wie Konica Minolta nicht. Wir bieten einen flexiblen Rahmen und innerhalb dieses Rahmens hat jedes Team die Verantwortung, sich auf passende Regeln zu einigen. Gefragt sind Selbstmanagement und ein gemeinsamer Blick auf die Anforderungen des jeweiligen Arbeitsbereiches. Manche müssen aufgrund ihrer Arbeit vor Ort sein. Andere, etwa im Sales, sind ohnehin oft im Außendienst. Dazu kommen unterschiedliche persönliche Vorlieben. Wir haben in der Praxis eine große Bandbreite an Formen, wie flexibles Arbeiten konkret gehandhabt wird. 

 

Auch innerhalb eines Teams kann es unterschiedliche Bedürfnisse geben. Vielleicht möchte eine Person gerne mehrmals die Woche in einem belebten Office arbeiten und sich persönlich austauschen, doch die Kolleg*innen bevorzugen es, daheim zu sitzen. Irgendjemand wird unzufrieden sein. 
 

Katrin Oppermann: Es ist Teil der neuen Aufgaben von Führungskräften, ein Auge darauf zu haben, ob alle mit dem jeweiligen Arrangement gut zurechtkommen. Vielleicht braucht es in manchen Fällen mehr Präsenzmeetings, manchmal andere Formate für den Austausch. Beschäftigte haben auch die Möglichkeit, eigenverantwortlich mit Kolleg*innen Präsenztermine zu vereinbaren, sei es in einer Arbeitsgruppe oder zum Mittagessen in der Kantine. Das ist auch Teil unserer neuen, modernen Kultur: Man muss nicht alles vorgeben und von oben organisieren. 

Es gibt eine große Debatte darüber, wie sich mobiles Arbeiten auf wesentliche Erfolgsfaktoren von Unternehmen auswirkt – auf Produktivität, Kreativität, Innovation, Zusammenhalt, Bindung ans Unternehmen. 
 

Katrin Oppermann: Es lässt sich empirisch bisher nicht belegen, dass die „Rolle rückwärts“ zum Erfolg führt. Wir können aus eigener Erfahrung berichten, dass sich durch das hybride Arbeiten die Qualität der Arbeit oder der Zusammenhalt jedenfalls nicht verschlechtern, möglicherweise verbessert sich die Produktivität in manchen Fällen sogar. Auch Studien zeigen, dass die Produktivität im Homeoffice in manchen Fällen steigt. Aber wie gesagt – es kommt auf die Art der Tätigkeit an und auf die persönlichen Vorlieben sowie Rahmenbedingungen. Wir benötigen auch die sozialen Kontakte und den informellen Austausch im Office.  

In welche Richtung könnte sich das flexible Arbeiten bei Konica Minolta weiterentwickeln? 
 

Katrin Oppermann: Für uns ist die Weiter-Flexibilisierung ein großes Thema. Wir denken derzeit über neue Möglichkeiten nach, die Arbeitszeit zu gestalten. Auch da sind wir heute bereits sehr flexibel, etwa mit unserer Vertrauensarbeitszeit. Aber es gibt auch hier den Wunsch nach noch mehr Flexibilität, danach, die Arbeitszeit anders zu verteilen und nicht starr von Montag bis Freitag 38,5 oder 40 Stunden zu arbeiten. Einige Ideen betreffen etwa eine Reduktion der Arbeitszeit, Sabbaticals oder auch Jobsharing. Das möchten wir weiter vorantreiben.