Konica Minolta und die digitale Transformation

Weniger Zeit für Routinetätigkeiten aufwenden müssen, den Kopf frei haben für Kreativität, Innovation und Projektpower: Von der digitalen Transformation versprechen sich Unternehmen nicht weniger als eine völlig neue Arbeitsweise. Doch „Frei im Kopf“ braucht viel Hirnschmalz, umfassende Vorbereitung und das nötige Know-how. Die harte Realität holt viele Betriebe in ihren ehrgeizigen Digitalisierungsbestrebungen ein. Experten wie Mario Koch und Martin Schwaier vom Technologie- und Managed-Service-Provider Konica Minolta können mit ihren Teams wertvolle Unterstützung, Erfahrung und Expertise anbieten.


„Um wirklich anders zu arbeiten, reicht es nicht, sich auf IT-Lösungen zu verlassen“, betont Koch, der als Head of ECM (Enterprise Content Management) um die Bedeutung des Zusammenspiels von Menschen, Arbeit und Technologie weiß. „Wir geben unseren Kundinnen und Kunden Werkzeuge an die Hand, mit denen sie ihre Mitarbeitenden von sich ständig wiederholenden Arbeiten befreien“, erläutert der IT-Fachmann, der Unternehmen mit seinem Team bei der Einführung von ECM-Systemen unterstützt, die Dokumentenprozesse und damit Projektarbeit oder Meetings digital und effizient machen.

Die Mitarbeitenden von Anfang an mitnehmen

Die ersten und wohl wichtigsten Maßnahmen, um erfolgreich zu digitalisieren, sollten den Mitarbeitenden gelten. „Sie müssen von Anfang an mitgenommen werden, zuerst mit kleinen Schritten und dann mit Raum für Kreativität“, so Koch. „Es geht los mit kleinen Prozessen und Tools, damit die Mitarbeitenden erkennen, was alles möglich ist. Wenn dann die Fachbereiche die richtigen Werkzeuge und Rahmenbedingungen erhalten, werden sie diese schnell ausprobieren. Der Appetit kommt mit dem Essen!“

Auch Schwaier, der bei Konica Minolta als Manager Digital Business Process Innovation & Transformation tätig ist, unterstreicht die Bedeutung der Einbeziehung von Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse und der Übertragung von Eigenverantwortung im Digitalisierungsprozess. „Das fördert Engagement und Motivation“, weiß Schwaier, der auch für das Vorantreiben der Digitalisierung bei Konica Minolta selbst verantwortlich zeichnet.

Digitalisierung bei Konica Minolta: Klassischer Start und entscheidende Stationen

„Wir haben uns bei Konica Minolta zunächst einzelne Bereiche oder Vorgänge angesehen und in verbesserte Prozesse überführt – zum Beispiel die digitale Kunden- und Auftragsakte“, berichtet Schwaier von den Anfängen der digitalen Transformation im eigenen Haus. „Früher waren Informationen über Enterprise-Resource-Planning-, Customer-Relationship-Management- und andere Systeme im Unternehmen verteilt und nicht miteinander verknüpft. Es fehlte eine Schicht, die alle Infos kontextbezogen zur Verfügung stellt – in einer für Menschen leicht verständlichen Form.“

Und diese fehlende Ebene wurde mit einem ECM-System eingezogen. „Heute können zum Beispiel unsere Vertriebs-Teams vom ersten Telefonat über das Angebot bis zur Rechnung alle Informationen auf einen Blick einsehen. Dadurch sind sie sofort aussagekräftig und müssen nicht erst fehlende Fakten zusammensuchen“, streicht Schwaier nur ein paar Vorzüge digitaler Prozesse hervor. Von diesen Verbesserungen gibt es viele, wobei ein Schritt der Digitalisierung für den Konica-Minolta-IT-Experten der entscheidende war.

„Der vollständige Umstieg in die Microsoft-365-Welt war ein Quantensprung“, erklärt der IT-Experte. „Obwohl wir als Tech-Abteilung schon seit Jahren virtuell oder hybrid zusammengearbeitet hatten, hatte es nie reibungslos geklappt, verschiedene Anwendungen und Werkzeuge nahtlos miteinander zu verknüpfen. Irgendein Baustein hat immer gefehlt. Heute sind meine Leute über MS Teams mit ihren Aufgaben und allen relevanten Infos immer und überall verbunden, können alles mobil aufrufen und nutzen.“ Für Schwaier ist daher klar: „Diese Plattform für digitale Zusammenarbeit kann ein Game Changer sein.“

Trends in Richtung 80/20-Best-Practice, Low-Code und No-Code

Auf der Veränderungskraft, die von überzeugten Mitarbeitenden ausgeht, bauen die 80/20-Best-Practice-Ansätze auf, die von Koch als aktueller Trend ausgemacht werden. „Es ist nicht lange her, dass wir mit komplizierten Showcases in die Unternehmen gegangen sind, um möglichst eine Lösung für alle Probleme zu bieten“, berichtet der ECM-Fachmann von Konica Minolta. „Heute bekommen wir oft Anfragen für ganz konkrete Herausforderungen und Prozesse, die schnell und einfach digitalisiert werden sollen. Wir bieten dann Tools an, die bereits 80 Prozent der Arbeit automatisch erledigen – damit sich die Mitarbeitenden voll auf die restlichen 20 Prozent, auf die komplexen Fälle konzentrieren können.“


In dieser Phase kommen dann die Low-Code- und No-Code-Lösungen ins Spiel, mit deren Hilfe die Unternehmen durch ihre Mitarbeitenden selbständig ihre Prozesse in Vertrieb, Logistik, Recruiting oder Personal weiterentwickeln können. „Um die heutigen Tools perfekt auf die Prozesse im Unternehmen anzupassen, braucht es häufig keine großen Programmierkenntnisse. Die Hürde, selbst Prozesse zu digitalisieren, ist sehr niedrig – deswegen Low-Code“, erklärt Koch. „Oft sind gar keine Kenntnisse mehr nötig, dann reden wir von No-Code-Lösungen.“ Die positiven Erfahrungen damit bestätigt auch Schwaier: „So steht nicht mehr die Technik im Fokus, sondern die Prozesse und die Arbeitserleichterung.“

Künstliche Intelligenz „richtig trainieren und überwachen“

Wer sich mit Digitalisierung und Trends beschäftigt, kommt an Künstlicher Intelligenz oder KI nicht vorbei. „Wir bei Konica Minolta nutzen KI seit längerem, etwa bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen“, so Schwaier. „Viel Potenzial steckt in der KI zur Unterstützung der Kommunikation mit Kundinnen und Kunden“, ergänzt Koch. „Mit Chatbots werden Standardanfragen schnell und korrekt beantwortet. Heißester Trend ist ChatGPT, mit dem man Texte formulieren, argumentieren und sogar Programmcodes schreiben kann.“


Dass der Mensch, wie von Kritikern befürchtet, durch die KI das eigenständige Denken verlernen könnte, glauben die Konica-Minolta-Experten nicht. „Bedenklich wird es nur dann, wenn wir die KI einfach laufen lassen. Wir müssen die Antworten und Thesen kritisch bewerten und als Vorschlag verwenden, dürfen dabei aber nicht das Denken vergessen“, sagt Koch. „Es wird darum gehen, die KI richtig zu trainieren und zu überwachen“, erläutert Schwaier. „‘Frei im Kopf‘ heißt eben nicht ‚Hirn aus‘. Auch wenn Standardtätigkeiten automatisch ausgeführt werden, müssen die Mitarbeitenden sie weiterhin durchblicken.“