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Wer Rechnungen mit DATEV bearbeitet, muss diese häufig manuell erfassen und archivieren. Die Integration von ELO in DATEV unterstützt bei der umfassenden Optimierung dieser Arbeiten.
Mehr als 2,5 Millionen Unternehmen nutzen die Lösungen von DATEV – allein in Deutschland: In der Buchhaltung nimmt die Software einen zentralen Platz ein. Doch die Verarbeitung von Rechnungen bringt dennoch eine Menge manuellen Aufwand, viele Klicks und oft langes Suchen von Originalbelegen mit sich. Um diese Lücke zu füllen, kooperiert das Nürnberger Softwarehaus mit den Stuttgarter Expert:innen von ELO Digital Office. Das Ergebnis: ELO for DATEV – eine Schnittstelle, mit der die Rechnungsbearbeitung ein neues Level von Tempo, Einfachheit und Fehlerfreiheit erreicht.
Rechnungen bilden das Rückgrat jedes Unternehmens – ohne sie könnte es weder Zulieferer bezahlen noch selbst Geld verdienen. Bei der Bearbeitung sind deshalb große Sorgfalt und aufmerksame Prüfungen gefragt. Obwohl meist Software-Lösungen wie DATEV im Einsatz sind, fallen dabei oft etliche manuelle Arbeitsschritte an. Denn ein einheitliches digitales Format hat sich bislang noch nicht durchgesetzt: Von der traditionellen Papier-Rechnung im Briefumschlag über den E-Mail-Anhang bis hin zu elektronischen Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD haben Buchhaltungsabteilungen mit vielerlei Formen zu tun und müssen diese handhaben. In den teilweise analogen Prozessen lauern häufig Fehlerquellen und Verzögerungen. Das Institut für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover hat in einer Studie festgestellt, dass die Verarbeitung von Papierrechnungen 10 bis 12 Euro kostet – pro Stück. Die Freigabe kann bis zu 14 Tage dauern, über fünf Mitarbeitende sind im Laufe des Prozesses mit der Rechnung beschäftigt. Und trotzdem schlägt bei der Hälfte aller Rechnungen die Drei-Belege-Prüfung aus Bestellung, Rechnung und Lieferschein fehl. Und 0,5 Prozent aller Rechnungen gehen im Prozess ganz verloren. Bei mehreren tausend Rechnungen im Jahr kann das durchaus kritisch werden.
Viele Unternehmen stellt das vor Herausforderungen, denn der Prozess des Rechnungseingangs und die anschließende Bearbeitung ist in vielen Fällen eine intransparente und nicht nachvollziehbare Blackbox. Oft sind Verarbeitungsschritte im Nachhinein nur schwer zu rekonstruieren: Wann und wie wurde die Rechnung erfasst? An wen wurde sie weitergeleitet? Wo wurde das Original-Dokument abgelegt? Was ist zwischendurch passiert? Wenn bei größeren Unternehmen zudem mehrere Abteilungen in Freigabeprozesse eingebunden sind, kann eine zügige Rechnungsbearbeitung, die Einhaltung von Skonto-Fristen oder einfach auch nur das Erkennen doppelt eingereichter Rechnungen zur Glückssache werden und Mitarbeitende durch vergebliches Suchen, Buchen und Fluchen von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten.
Softwarelösungen wie „DATEV Mittelstand Faktura“ bieten beim Rechnungsmanagement bereits viel Erleichterung. Der wichtigste Teil der Finanzbuchführung lässt sich damit digital und weitestgehend automatisiert abbilden. Doch an einigen entscheidenden Stellen fehlen kleine Puzzleteile im Funktionsumfang, die den Arbeitsaufwand noch geringer halten und den Prozess vollständig digital gestalten würden – zum Beispiel die Archivierung unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben oder die intelligente Erkennung von gescannten Belegen. Der Schlüssel liegt in der Integration einer ECM-Lösung – also die Verzahnung mit einem Enterprise Content Management System genannt.
Mit der Schnittstelle ELO for DATEV haben zwei süddeutsche IT-Unternehmen ihre Kompetenzen kombiniert, um die Bearbeitung von Rechnungen einheitlicher, smarter und schneller zu gestalten. Die automatische Verarbeitung von digitalisierten oder bereits digitalen Rechnungen, der Import und Export zwischen dem Dokumentmanagementsystem ELO und DATEV und die intuitive Integration der beiden Anwendungen ineinander – das alles funktioniert reibungslos und absolut verlässlich. Schließlich ist ELO for DATEV ist eine konformitätsgeprüfte Schnittstelle, die als einzige vom Nürnberger Software-Hersteller empfohlen wird. Die Synergie der beiden Systeme stellt eine Vielzahl von Features bereit:
Rechnungseingang, Kontierung, sachliche Freigabe, Buchungsfreigabe: Was in vielen Fällen mit manuellem Aufwand, verschiedenen Anwendungen, mehreren bearbeitenden Personen und jeder Menge Zeit einhergeht, lässt sich mit ELO for DATEV enorm vereinfachen. Sämtliche Schritte sind schnell per Klick erledigt. Ein Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Fenstern und Anwendungen ist dabei nicht nötig. Gedanken um das korrekte Ablegen der Rechnungen und Dokumentieren der Arbeitsschritte muss sich ebenfalls niemand machen: Die Rechnung wird im Laufe des Prozesses automatisch an den richtigen Stellen hinterlegt, der ganze Workflow wird nachvollziehbar protokolliert. Der gesamte Freigabe-Workflow lässt sich mit ELO sogar aus dem Web und per App steuern und nachvollziehen. So vereinfacht die smarte Schnittstelle nicht nur die Buchhaltung – sie macht sie auch ortsunabhängig. Damit wird das Unternehmen fit für den neuen ArbeitsÜBERALLtag, in dem dezentrale Teams und hybrides Arbeiten zum Standard geworden sind.
Wer bereits Lösungen wie „DATEV Mittelstand Faktura“ für die Rechnungsverarbeitung nutzt, kann mit der Schnittelle ELO for DATEV ohne langwierigen Migrationsaufwand sofort den Booster für die Buchhaltung einschalten. Denn die Lösung ist „out of the box“ verfügbar, das heißt: Mit wenigen Klicks sind DATEV und ELO synchronisiert und arbeiten dann Hand in Hand. Wer noch die 2023 auslaufende Lösung „DATEV DMS Classic“ verwendet, muss sich keine Sorgen machen: Für den Umstieg auf ELO ist ein vollständiger Migrationspfad vorhanden. Die Weiterverwendung sämtlicher Daten ist damit sichergestellt.
Wer sich ein Bild davon machen möchte, wie einfach die Rechnungsbearbeitung mit ELO for DATEV funktioniert, sollte die Lösung einmal in Aktion gesehen haben. Nichts leichter als das: Die Aufzeichnung unseres LIVE-Webinars inklusive Demonstration stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Überzeugen Sie sich selbst davon, wie viel einfacher Sie Ihre Rechnungen in Zukunft bearbeiten können – und sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen haben.
Die Schnittstelle zwischen DATEV und ELO ist nur ein Beispiel dafür, wie sich durch den klugen Einsatz eines ECM-Systems die Effizienz steigern lässt. Auch andere häufig genutzte Anwendungen, Apps und Tools lassen sich mit Schnittstellen in ein intelligentes Dokumentmanagementsystem integrieren. Auf diese Weise entsteht zum Beispiel eine revisionssichere Ablage über Microsoft Teams. Eine ECM-Potenzialanalyse durch das Expertenteam von Konica Minolta kann ein erster einfacher Schritt sein, um im Unternehmen mehr Einfachheit und Struktur in den ArbeitsÜBERALLtag zu ermöglichen. Mit über 20 Jahren Erfahrung helfen die Digitalisierungs-Profis bei der Auswahl eines Enterprise Content Management: Sie wissen, was bei der ECM-Einführung zu bedenken ist, achten auf sinnvolle Schnittstellen zur vorhandenen Hard- und Software-Landschaft – und unterstützen bei der reibungslosen Implementierung.
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