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Dokumente verwalten: Viele verbinden damit ein ständig wachsendes Durcheinander von digitalen und analogen Formaten, verstreut über unterschiedliche Laufwerke, Aktenschränke, Cloud-Speicher und Posteingänge. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bringt Struktur, Ordnung und Flow in die Akten und Unterlagen von Unternehmen – und ist dabei viel mehr als ein digitales Abbild der Schriftstücke und manuellen Prozesse.
Mit einem DMS verwalten Sie Ihre Dokumente intuitiv, einfach und sicher. Es archiviert und verwaltet elektronische Dokumente in einer zentralen Datenbank, ordnet digitalisierte Schriftstücke selbstständig an der richtigen Stelle ein und macht den gesamten Dokumentenbestand durchsuchbar. Auf dieser soliden Basis lassen sich zahlreiche Geschäftsprozesse zuverlässig automatisieren. Ein großer Teil der Papierdokumente kann damit Stück für Stück überflüssig werden. Auf den zentralen Datenpool können die Mitarbeiter*innen unternehmensweit und je nach Berechtigung zugreifen. Doppelt oder hundertfach vorhanden Dateien, das Hin- und Herwechseln zwischen Bildschirm und Papier und das Abtippen von Dokumenten gibt es nur noch in der Erinnerung an die alten Zeiten.
Profitieren Sie mit einem intuitiven Dokumentenmanagementsystem von mehr Produktivität und Flexibilität – und schonen Sie neben natürlichen Ressourcen auch die Ihres Teams: Durch schnellere und effizientere dokumentnahe Prozesse können sie sich stärker auf Ihre Aufgaben fokussieren und ihr Potenzial freier entfalten.
Mit einem DMS sparen Sie viel Zeit und Ressourcen bei dokumentnahen Prozessen und optimieren diese. Sie gehen einen wichtigen Schritt bei der Digitalisierung, schaffen freie Kapazitäten im Team und können langfristig noch bessere Produkte, Lösungen und Services anbieten.
DMS steht für Document Management System oder Dokumentenmanagementsystem. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumente elektronisch zu erfassen, zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und zu teilen. Es dient dazu, den Zugriff auf Informationen zu erleichtern, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu unterstützen.
Neben Dokumentenmanagementsystemen wird oft von Enterprise Content Management Systemen (ECM-Systemen) gesprochen. Der Unterschied ist nicht ganz trennscharf zu definieren, allerdings gilt ein ECM als „große Schwester“ eines DMS. Ein DMS konzentriert sich grundlegend auf die Verwaltung und Verarbeitung elektronischer Dokumente innerhalb eines Unternehmens. Im Unterschied zur rein elektronischen Archivierung von Dokumenten geht ein DMS weiter, denn es lassen sich damit auch dokumentenbasierte Geschäftsprozesse digital steuern. Enterprise Content Management (ECM) hingegen ist ein umfassender Ansatz, der über die Verwaltung von Dokumenten hinausgeht. ECM umfasst die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Sicherung und Bereitstellung sämtlicher Arten von Inhalten. Es zielt darauf ab, den gesamten Informationslebenszyklus im Unternehmen zu optimieren, von der Erstellung über die Nutzung bis hin zur Archivierung und gesetzeskonformen Vernichtung.
Es gibt eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Systemen, die je nach den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen von Organisationen entwickelt wurden und die sich in ihren Funktionen, Integrationsmöglichkeiten und Bereitstellungsoptionen unterscheiden. Die Auswahl eines DMS hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen eines Unternehmens ab. Ob dies aus der Cloud oder On-Premises erfolgt, sollte jedes Unternehmen für sich abwägen.
Die Kosten eines Dokumentenmanagementsystem hängen meist davon ab, welcher Funktionsumfang gewählt wurde und wie viele Mitarbeitende es nutzen. Üblich sind heute Lizenzmodell mit transparenten monatlichen Kosten pro Nutzer*in. Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Lösung, entfallen die Kosten für Betrieb und Wartung eigener Server.
Die meisten DMS stellen Schnittstellen zu den wichtigsten Software-Lösungen in Unternehmen bereit, darunter Microsoft 365, Salesforce, Dropbox, SAP und diverse andere Hersteller von Cloud-Lösungen, ERP- und CRM-Systemen.
Möchten Sie ein intuitives Dokumentenmanagementsystem in Ihrem Unternehmen einführen? Wir ermitteln gemeinsam Ihren individuellen Bedarf, finden die passende Lösung und überlegen uns eine Roadmap für die Einführung. Bei einem unverbindlichen Gespräch zeigen wir Ihnen gerne, was möglich ist.
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