Verbesserte Transparenz der Rechnungsdaten im Fakturierungsprozess

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Verbesserte Transparenz der Rechnungsdaten im Fakturierungsprozess

Verbesserte Transparenz der Rechnungsdaten im Fakturierungsprozess

Digitale Verarbeitung der Ein- und Ausgangsrechnungen und Zeiterfassungsbögen Das in Naarden ansässige Unternehmen DZAP entwirft und realisiert hochwertige und attraktive Büroausstattung. Seit 1995 gestaltet es ansprechende moderne Bürolandschaften für diverse namhafte Kunden in allen erdenklichen Branchen. Um auch weiterhin zu den Top 3 der Niederlande zu gehören, arbeitet DZAP unablässig an der Verbesserung der Qualität, auch hinsichtlich der eigenen Verwaltungsabläufe. Konica Minolta unterstützt bei der Digitalisierung der Fakturierungsprozesse und bei der Optimierung der Arbeitsabläufe. Ergebnis: ein Prozess mit verbesserter Transparenz, besserem Zugriff auf Informationen und kürzeren Reaktionszeiten bei allen Kontakten.


Manuelle Erfassung

Die derzeitige manuelle Verarbeitung der Rechnungen bei DZAP – immerhin rund 3.500 Rechnungen pro Jahr – war nicht immer ideal im Hinblick auf Zuverlässigkeit und Effi zienz des Fakturierungsprozesses. Kim de Jager, Offi ce Assistant bei DZAP, erläutert: „Früher wurden unsere Rechnungen manuell bei ihrem Eingang erfasst, intern auf Papier in Umlauf gebracht und im Anschluss von den betroff enen Abteilungen genehmigt. Diese Vorgehensweise nahm viel Zeit in Anspruch und verbrauchte viel Papier. Zudem war es schwierig festzustellen, wo sich die Rechnungen im Arbeitsablauf befanden.“


Referenzen

Die Digitalisierung des Fakturierungsprozesses musste erfolgreich in Angriff genommen werden. DZAP sprach also verschiedene Anbieter an, um deren Angebote kennenzulernen. Kim: „Die von Konica Minolta angebotene ECM-Lösung hat sofort einen guten Eindruck gemacht. Schon gleich zu Beginn fragten wir nach Referenzen der Unternehmen, die diese Rechnungslösung in Verbindung mit der ERP-Software AccountView einsetzen. Alle waren einhellig begeistert, nicht nur von der Lösung selbst, sondern auch von der Umsetzung und dem Support seitens Konica Minolta.“


Maßarbeit

DZAP wollte nach und nach alle internen Verwaltungsabläufe digitalisieren: zuerst die Eingangsrechnungen, anschließend die Ausgangsrechnungen und zum Schluss die Zeiterfassungsbögen. Dieser letzte Prozess war ein besonderes Anliegen von DZAP. Weitere Wünsche betrafen beispielsweise die Berücksichtigung unterschiedlicher Dokumenttypen und die Automatisierung des Rechnungsumlaufs sowie die Beibehaltung bestimmter Vorgänge und Arbeitsweisen aus dem alten Prozess. Bevor DZAP Konica Minolta beauftragte, galt es zu prüfen, ob alle Wünsche aus technischer Sicht umsetzbar waren. Es hat sich herausgestellt, dass keine der Erwartungen unrealistisch war.

Permanente Anpassung

Der Prozess für die Ein- und Ausgangsrechnungen und für die wöchentliche Zeiterfassung wurde seither digitalisiert. Kim: „Das Projekt lief reibungslos. Wir fanden es schwierig, vorab einzuschätzen, was von uns erwartet wurde, und uns die Situation genau vorzustellen. Während der Umsetzung und der Testphase arbeiteten wir eng zusammen – wir mit unseren Kenntnissen des Prozesses und Konica Minolta mit ihren Spezialkenntnissen im Bereich Automatisierung. Die Software wurde ständig weiterentwickelt, genau wie es vorab im Dokument zum DZAP-Arbeitsablauf beschrieben wurde. Wir waren begeistert, dass der Berater jedes Mal unsere Anpassungen berücksichtigen konnte.“


Verbesserte Transparenz

Kim und ihre Kollegen sind mit dem Endergebnis sehr zufrieden: „Durch die Digitalisierung hat sich die Transparenz vieler administrativer Daten verbessert. Die betroffenen Mitarbeiter haben einen besseren Einblick in den Prozess und die Informationen sind leicht abzurufen. Unsere Kontakte, also unsere Kunden und Lieferanten, können so besser, schneller und zuverlässiger informiert werden.“


Herausforderung

  • Verbesserung der Zuverlässigkeit des Fakturierungsprozesses und des Arbeitsablaufs, bei dem 25 Nutzer rund 3.500 Rechnungen pro Jahr bearbeiten und genehmigen
  • Senkung des Papierverbrauchs
  • Zeitersparnis

Lösung

  • Fakturierungslösung, die den gesamten Prozess vom Eingang der Rechnungen bis zu ihrer Bezahlung – einschließlich Umlauf, Rechnungsprüfung und -genehmigung 
  • Schnittstelle für AccountView

Vorteile

  • Verbesserte Transparenz des Fakturierungsprozesses
  • Die Informationen sind leichter abrufbar
  • Kunden und Lieferanten können bei Fragen zu einer Rechnung besser und schneller informiert werden


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