ERP

Sascha Braun hat das Zepter mittlerweile an Verena Schäfer, Team Manager IT Consulting, übergeben und Konica Minolta wurde im Oktober 2018 damit beauftragt, ein Update der bestehenden NAV 2009 Lösung vorzunehmen und die Einführung von Business Central in Deutschland und Österreich umzusetzen. Die bestehende Navision-Lösung hat in den vorangegangenen zehn Jahren rund 1.000 Personentage an Entwicklungsarbeit in Anspruch genommen, weswegen sie hochgradig und individuell angepasst war. Dieser Ansatz ist heute keinesfalls mehr zeitgemäß, zum einen, weil die Updatefähigkeit des Systems nicht mehr gegeben ist und zum anderen die Kosten für noch eine Weiterentwicklung jeden Rahmen sprengen.

Zielsetzung im Projekt war daher, dass die bisher vorgenommenen Anpassungen diskutiert und hinterfragt werden sollten, damit keine „stupide“ Übernahme von eben solchen passiert. 
Dafür wurden zu Beginn des Projekts viele und vor allen Dingen intensive Workshops durchgeführt, bei denen die Geschäftsprozesse von Dechra gemeinsam mit den Anwendern im Unternehmen durchleuchtet und neu aufgesetzt wurden. Diese intensive Beratungsleistung führte im Verlauf des Projekts zu weniger Entwicklungsbedarfen.

Im Zuge der Vorarbeit auf den Tag X der Systemumstellung wurden Key-User im Unternehmen definiert und in das Projekt integriert, d.h. auch bereits in die Workshop-Phase involviert. Intensive Testphasen und das entsprechende Feedback haben alle Beteiligten vorbereitet, die Mitarbeitenden haben Trainings durchlaufen und wurden entsprechend geschult. Überraschungen gab es so tatsächlich keine.

Bisherige Prozesse wurden auf den Prüfstand gestellt und im Zuge des Projektes überarbeitet und optimiert. Es wurde bewusst auf eine komplette (technische) Datenmigration verzichtet, was aufgrund der Änderung von gewissen Abläufen auch gar nicht möglich gewesen wäre. Stattdessen wurde eine Stammdatenübernahme inklusive offener Posten, offener Aufträge bzw. Rückstandsaufträge und offener Bestellungen ins Business Central übernommen. Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die Stammdaten gleichzeitig bereinigt und nur noch tatsächlich benötigte Daten übernommen wurden. Ein Aufräumen und Ausmisten im System sozusagen.

Um das System auf diesem Level zu halten, müssen Daten immer wieder gepflegt und auch bereinigt werden, wodurch dieser Prozess ein stetig fortlaufender ist. Die Anwender*innen im Unternehmen wurden umfangreich geschult und ein Prozessverständnis zu den Hintergründen im System erarbeitet. Zur weiteren Optimierung der Stammdaten wurde bei Dechra jetzt ein “Stammdaten-Team” gebildet. Die Stammdatenpflege ist vor allem im Bereich der Artikel umfangreich und vielschichtig. Aus allen Fachbereichen sind die notwendigen User*innen involviert und die Qualität und Vollständigkeit der Stammdaten kann durch dieses Vorgehen stetig verbessert werden, was sowohl für den Webshop als auch für Schnittstellen wichtig ist.