Revisionssichere Archivierung und automatisierte Prozesse

Bodenmechanisches Labor Gumm Logo

Revisionssichere Archivierung und automatisierte Prozesse

Revisionssichere Archivierung und automatisierte Prozesse

Eine kleine Bemerkung führte beim Bodenmechanischen Labor Gumm zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (ECM). Heute arbeeitet das Labor mit einem revisionsicheren und digitalen Archiv.



Eine beiläufige Bemerkung führt beim Bodenmechanischen Labor Gumm zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
(ECM). Dies bildet die Basis für ein revisionssicheres digitales Archiv und automatisierte Geschäftsprozesse. Der Dienstleister kann nun Abläufe beschleunigen und transparenter gestalten, so dass die Rentabilität steigt.

Neues Multifunktionssystem löst ECM-Projekt aus

„Wie schön wäre es, nicht mehr jedes eingescannte Dokument händisch in den entsprechenden Ordnern abspeichern zu müssen, sondern automatisch, beispielsweise durch Barcode-Erkennung.“ Diesen vermeintlichen Wunschtraum äußerte Meike Wohlfart, Assistentin der Geschäftsleitung vom Bodenmechanischen Labor Gumm eher beiläufig als Konica Minolta ein neues Multifunktionssystem zum Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen in die Firmenzentrale nach Laufersweiler lieferte.

Dass dies durchaus zu realisieren sei, wie der Konica Minolta-Verantwortliche versicherte, hätte die Gumm-Führungsriege zunächst nicht gedacht. Ohne lange zu zögern, ließ sie sich in einem schnellen Folgetermin einen entsprechenden Vorschlag durch Konica Minolta unterbreiten. Dieser sah vor, ein Dokumentenmanagementsystem (ECM) zu installieren, das die Basis für ein digitales Archiv und automatisierte Geschäftsprozesse darstellt.

„Wir waren von Anfang an von dem Vorschlag begeistert und stimmten dem Projekt zu. Voraussetzung war jedoch“, so CEO Werner Volker Gumm, „dass unsere Abläufe, die Ordnerstruktur und das Projektnummernsystem erhalten bleiben sollten.“ Schließlich hatten sich die bestehenden Abläufe jahrelang bewährt und waren entsprechend der Qualitätsnorm EN ISO 9001 zertifiziert.


Das Bodenmechanische Labor Gumm ist in den Bereichen Altlasten, Baugrund, Straßenbau, Erdbau und Deponiebau sowie Ingenieurgeologie, Hydrogeologie und Erschütterungsmessungen mit über 50 Mitarbeitern tätig. Deutschlandweit erstellt der an fünf Standorten vertretene Dienstleister beispielsweise Bodengutachten und führt spezielle Messungen und Analysen durch.

„Bei uns war es in der Vergangenheit üblich, sämtliche Projekt-Dokumente zu digitalisieren und auf dem File-Server abzulegen, so dass jeder Mitarbeiter standortübergreifend Zugriff hatte“, erinnert sich Werner Volker Gumm. Zu den Projektdokumenten zählten beispielsweise viele Geländeprotokolle, die die Mitarbeiter an den Einsatzorten händisch vollständig ausfüllten. Diese mussten dann im Büro eingescannt und in entsprechenden Ordnern abgespeichert werden.


Barcodes veranlassen automatische Zuordnung

Seit Konica Minolta nun ein Dokumentenmanagementsystem (ECM) beim Bodenmechanischen Labor Gumm eingeführt hat, ordnen die Projektkoordinatoren die Geländeprotokolle den Projekten vorab zu und geben entsprechende Projektdaten wie Projektnummer und Angaben zum Auftraggeber ein. Für jedes Protokoll generiert das ECM einen Barcode, der sich an der Protokollvorlage befindet, die der Mitarbeiter vor Ort für den eigentlichen Protokollinhalt nutzt. Nach dem digitalisierenden Scanvorgang im Büro wird das Protokoll aufgrund der Barcode-Informationen automatisch im entsprechenden Projektordner des ECM abgespeichert. 


„Zeitersparnisse entstehen, da der Protokollkopf nicht mehr händisch auszufüllen ist, aber vor allem, da die Ablage automatisiert erfolgt. Dies hat ebenfalls zur Folge, dass Protokolle nicht mehr versehentlich im falschen Ordner abgelegt werden“, freut sich Meike Wohlfart.


ECM sorgt für mehr Transparenz

Vorteil ist nun auch, dass die Mitarbeiter einfacher nach Informationen suchen können, wie Werner Volker Gumm berichtet: „Wenn Mitarbeiter beispielsweise nach einem Gutachten mit Radon-Messung suchen, müssen nicht alle Projekte durchforstet werden. Es genügt, lediglich `Radon` einzugeben.“ Persönlich gefällt dem Firmenchef vor allem, dass durch das ECM mehr Transparenz im Unternehmen möglich ist. „Neben effizienteren Prozessabläufen erwarten wir uns Vorteile durch Analysen und Auswertungen, bei denen wir beispielsweise auf einfache Art Erkenntnisse über die Anzahl getätigter Analyseverfahren und deren Rentabilität gewinnen können.“ Diesen unternehmerischen Vorteil unterstrichen auch die Auditoren, die das ECM bereits in Augenschein genommen haben, als sie kürzlich die ISO-9001-Rezertifizierung vornahmen. Neben den neuen Auswertungsmöglichkeiten hoben sie zudem die gesetzeskonforme Revisionssicherheit hervor, die nun aufgrund des ECM besteht.


Ein knappes Jahr nach der ECM-Einführung ist CEO Werner Volker Gumm rundum zufrieden: „Alles, was wir uns für den jetzigen Stand vorgenommen haben, ist erreicht worden.“ Zurückzuführen sei dies nicht zuletzt auf die sehr gute Zusammenarbeit mit Konica Minolta, bei der die Projektverantwortlichen Fragen schnell beantworteten und Herausforderungen rasch lösten. Daher beschäftigt sich die Firmenleitung auch schon mit neuen ECM-Einsatzgebieten, die auf einen vertieften Workflow-Ausbau und die Anbindung der Zeiterfassungsprogramme zur Projektsteuerung abzielen.


Herausforderung

Automatische Archivierung gescannter Geschäftsunterlagen


Lösung

ECM, das automatisch Barcodes generiert


Vorteile

Zeitersparnis und viele Erweiterungsmöglichkeiten



{"Name":"Werner Volker Gumm","JobDescription":"CEO, Bodenmechanisches Labor Gumm","Statement":"Alles, was wir uns vorgenommen haben, ist erreicht worden.","VideoUrl":"","ImageUrl":"https://assets-eu-01.kc-usercontent.com:443/086f4984-8950-0177-4f42-29bdcb54e500/c8eb51e6-888a-40b1-aac0-5e7b0020bee6/Gumm57149.jpg","ImageTitle":"Werner Volker Gumm","HasVideo":false,"HasImage":true,"Url":null,"CodeName":"bodenmechanisches_labor_gumm_quote"}