Dokumente auf globaler Ebene managen

Die Zusammenarbeit zwischen der BMW Group und Konica Minolta begann 2011 zunächst in vier Ländern - aber sie weitete sich schnell zu einer globalen Partnerschaft aus, die Standorte in 44 Ländern im asiatisch-pazifischen Raum, in Europa und Nordamerika umfasst. Als Service Provider ist Konica Minolta international stark aufgestellt, hat eine kompromisslose Einstellung zu Qualität und Effizienz sowie eine Philosophie, die den Schwerpunkt auf Nachhaltigkeit und Verantwortung legt. Zudem ist Konica Minolta als “Industry Group Leader” seines Industriesegments im renommierten Dow Jones Sustainability World Index 2017 gelistet. Dieser Index ist einer der renommiertesten globalen Indizes für Investitionen in den Bereichen Umwelt, Soziales und Governance (ESG).

Konica Minolta ist in der Lage, eine umfassende globale Drucklösung sowohl zu implementieren als auch zu managen und bietet eine Strategie zur kontinuierlichen Digitalisierung papierbasierter Prozesse. Dies wird durch ein unabhängiges globales Serviceteam mit geringen Investitionen in Ressourcen erreicht, die von Seiten des Kunden erwartet werden. Mit der Entwicklung eines zusammenhängenden Konzepts und Lösungspakets unterstützte Konica Minolta zudem die Vision der BMW Group.

Für ein internationales Unternehmen wie die BMW Group ist eine nahtlose Umsetzung auf globaler Ebene unerlässlich. Daher hat Konica Minolta eine intelligent verbundene Lösung geliefert. Sie besteht aus Hardware- Elementen wie Desktop- oder Multifunktionssystemen (MFPs), die dabei helfen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die notwendige Infrastruktur innerhalb der Produktionsanlagen der BMW Group bereitzustellen. Darüber hinaus spart die implementierte Follow-me- und Secure-Printing-Lösung Ressourcen und gewährleistet die Dokumentensicherheit. 

Die breite Palette an mobilen Funktionen ermöglicht es den Mitarbeitern, Druckaufträge von ihren mobilen Geräten aus sicher und nahtlos auszuführen. Mitarbeiter der BMW Group können Dokumente und Bilder von einem beliebigen Gerät drucken und gescannte Daten importieren, wodurch die Workflow-Produktivität mit mobilen Geräten auf eine vollständig neue Ebene gehoben wird. Die von Konica Minolta bereitgestellten Lösungen und Services tragen dazu bei, Geschäftsabläufe rund um die Uhr effizient und reibungslos zu gestalten.

YSoft SafeQ - Follow-me und Secure-Printing

Dieses System ist eine ideale Druckmanagementlösung für ein Unternehmen mit mehreren Standorten, das weltweit Druckaufträge einreicht und freigibt. Mit diesem System kann die BMW Group alle Druck- und damit verbundenen Aktivitäten zentral verwalten. Die gesamte Druckinfrastruktur des Unternehmens wird vor unberechtigtem Zugriff geschützt und gleichzeitig höchste Effizienz beim Drucken gewährleistet. Mit der im Lieferumfang enthaltenen Lösung für Follow-me und Secure-Printing können Mitarbeiter den Druck von jedem beliebigen Ort aus auslösen. Dies erhöht die Datensicherheit sowie die Benutzerfreundlichkeit. Darüber hinaus reduziert die Lösung den Papierabfall, spart dadurch Ressourcen und erhöht die Nachhaltigkeit.

PageScope Mobile App

Diese App verbindet über Wi-Fi die mobilen Geräte mit den Konica Minolta MFPs. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, Dokumente und Bilder zu drucken sowie gescannte Daten zu importieren, wodurch die Workflow-Produktivität mit mobilen Geräten auf ein völlig neues Niveau gehoben wird.

Netaphor SiteAudit

Ob an ein Netzwerk angeschlossen oder lokal betrieben, diese zentral organisierte, flexible und herstellerunabhängige Hardware-Flottenmanagement-Lösung ermöglicht eine effiziente Verwaltung von MFPs und Druckern. Innerhalb einer komplexen IT-Infrastruktur bietet SiteAudit der BMW Group eine Übersicht der gedruckten, kopierten und gescannten Seiten für alle angeschlossenen Geräte. Darüber hinaus meldet sie Vorfälle sowie auch die erforderliche Nachbefüllung von Verbrauchsmaterialien direkt in die ERP-Systeme von Konica Minolta. Das sorgt für einen reibungslosen Betrieb.

Globaler Service für ein globales Unternehmen

Für die BMW Group richtete Konica Minolta eine kompromisslos zuverlässige globale Unterstützung ein. Konica Minoltas Global Customer Service (GCS) gewährleistet sowohl Flexibilität als auch Agilität auf internationaler Ebene und bietet ein lokales Service- Team, das ständig verfügbar ist. “Unser globaler Kundenservice ermöglichte es der BMW Group, diese Aufgaben an uns auszulagern und damit ihre internen Ressourcen zu entlasten und den Verwaltungsaufwand zu verringern”, erklärt Ante Borau, Head of Global Operations innerhalb des dedizierten globalen Service-Teams. Er fährt fort: “Mit unseren Softwarelösungen überwachen wir nicht nur die globale Serviceverfügbarkeit, sondern weisen auch auf potenzielle Probleme hin, bevor sie auftreten”. Zwischenfälle konnten so auf ein Minimum reduziert werden, lassen sich aber nie ganz vermeiden.

Die Zusammenarbeit mit dem GCS ist ebenso nahtlos wie schnell und effizient: Konica Minolta bietet einen spezialisierten Customer Service Desk, der weltweit an drei Standorten angesiedelt ist. Wenn an einem Standort der BMW Group Unterstützung benötigt wird, wird die erforderliche Supportgruppe sofort definiert. Die Lösung der Herausforderung wird dann mit maximaler Geschwindigkeit herbeigeführt. ITIL-basierte und zertifizierte Prozesse auf beiden Seiten stellen sicher, dass dies mit höchster Effektivität und schnellstmöglich erreicht wird. “Die Eingliederung des Global Support Center (GSC) ist eine Wertsteigerung”, erklärt Ante Borau. “Damit bieten wir eine 24/7-Service-Hotline rund um den Globus. Das gewährleistet schnellstmögliche Reaktions- und Lösungszeiten.

Dr. Matthias Kießling, Leiter des Global Account Teams, unterstreicht: „Es ist unser erklärtes Ziel, den globalen Druckservice der BMW Group über die vereinbarten SLAs hinaus zu betreiben. Wir sind entschlossen, die Digitalisierungsstrategie der BMW Group zu unterstützen, indem wir neue Lösungen zur Produktivitätssteigerung umsetzen und innovative Wege finden, die den Service optimieren und Ressourcen sparen. Daher haben wir der BMW Group eine Lösung geboten, die Spezialistenteams umfasst, deren Engagement und Wissen die BMW Group im Hinblick auf ihre Vision und Werte unterstützt.“

Mit seinen drei regionalen Standorten in Amerika, Asien und Europa bietet das Global Support Centre (GSC) von Konica Minolta einen 24/7-Service für globale Kunden. Das GSC trägt dazu bei, die Prozesse der Servicebereitstellung zu beschleunigen und damit viel Zeit und Ressourcen zu sparen, während es den Kunden eine zuverlässige und einzigartige Lösung in der Druckindustrie bietet.

Die Services werden zentral koordiniert und weltweit auf ähnliche und konsistente Weise erbracht. Auf der 1. Ebene vereinfacht der bestehende Servicedesk des Kunden den Prozess der Serviceanfragen. Im Hintergrund fungiert das GSC als globaler Single Point of Contact für die Eskalation auf der 2. Ebene mit der Aufgabe, bei Bedarf nach Zuständigkeiten zu lösen oder zu klassifizieren und an den richtigen Servicepartner zu verteilen. Der gesamte Prozess ist in hohem Maße effizient, transparent und nachvollziehbar für den Kunden. Daher ist es die ideale, umfassende Servicelösung für globale Kunden wie die BMW Group.

Mit der Umsetzung dieses Projekts konnte die BMW Group den Energieverbrauch ihrer Druckdienstleistungen um 28% senken. Die CO2-Emissionen wurden um 24,84 Tonnen pro Monat reduziert, was 28% entspricht. Höhere Effizienz und digitale Alternativen führten auch zu einer Reduzierung des Papierverbrauchs: Jeden Monat wurden ca. 5.000.000 Blatt A4-Papier oder fast 25.000 kg Papier eingespart, was mehr als 37 europäischen Fichten pro Monat entspricht. 

Darüber hinaus managte Konica Minolta auch das angemessene Recycling von Altgeräten. Die Entschlossenheit von Konica Minolta, seine ökologischen Ziele zu erreichen, wird in seiner Eco Vision 2050 dargestellt, in der langfristige Ziele festgelegt sind, die bis zum Jahr 2050 reichen. Um zu einer treibenden Kraft im Bereich der Nachhaltigkeit zu werden, hat sich das Unternehmen sehr ehrgeizige Emissionsziele gesetzt: Bis 2050 strebt es an, die CO2-Emissionen während des gesamten Lebenszyklus seiner Produkte um 80% gegenüber dem Niveau des Geschäftsjahres 2005 zu reduzieren. Und über die Reduzierung der eigenen CO₂-Emissionen hinaus, unterstützt das Unternehmen auch seine Geschäftspartner bei der Reduzierung ihrer CO₂-Emissionen mit dem bisher gewonnenen Know-how.

Mit den Lösungen von Konica Minolta war es der BMW Group möglich, die Ausrichtung der IT-bezogenen Dienstleistungen auf das Geschäft weiter zu verbessern und die Agilität ihrer Organisation weiter zu steigern. Mit Blick auf die Zukunft ist es das Ziel, den Schwung in diesem Projekt beizubehalten: Anwendergeschichten werden identifiziert und umgehend verbreitet. Ein gemeinsamer Innovationsausschuss gibt die strategische Richtung vor und priorisiert die verschiedenen Projekte.