Konica Minolta erweitert seine Cloud-Plattform Workplace Pure um eine neue Abrechnungsfunktion. Workplace Pure Accounting liefert Unternehmen einen umfassenden Einblick über die Nutzung ihrer Dokumenten- und Cloud-Services. Kosten lassen sich gezielt analysieren und Abteilungen oder Projekten zuordnen.
Workplace Pure ist eine zentrale Cloud-Plattform, mit der sich digitale Büroprozesse vereinfachen lassen. Die neue Funktion erfasst die Nutzung sämtlicher Services und Geräte. Alle Aktivitäten lassen sich so systemübergreifend nachvollziehen und auswerten. Unternehmen gewinnen eine fundierte Datengrundlage, um Kosten zu senken und dokumentenbasierte Abläufe zu optimieren.
„Kostenkontrolle ist heute eine der wichtigsten Aufgaben in der betrieblichen Prozesssteuerung. Aufwände verursachungsgerecht einzelnen Abteilungen oder Projekten zuzuordnen, stellt für viele Unternehmen eine schwierige, aber essenziell notwendige Aufgabe dar“, erläutert Ulf Koch, Senior Portfolio Manager Deutschland & Österreich bei Konica Minolta. „Workplace Pure Accounting schafft die notwendige Transparenz für fundierte Entscheidungen und unterstützt unsere Kunden dabei, Ressourcen effizienter einzusetzen – ohne zusätzlichen IT-Aufwand.“
Transparenz über alle Kostenstrukturen hinweg
Mit Workplace Pure Accounting werden sämtliche Aktivitäten – ob Drucken, Scannen, Kopieren oder Services für die Konvertierung oder Übersetzung von Dokumenten – automatisch erfasst. Die Nutzung wird als einheitliche Abrechnungsbasis dokumentiert, auf deren Grundlage sich individuelle Kostenmodelle hinterlegen lassen.
Administratoren legen dafür spezifische Preise für unterschiedliche Nutzungstypen fest. Die gesammelten Daten werden einzelnen Abteilungen, Teams oder Projekten zugeordnet und ermöglichen damit eine präzise Auswertung und verursachungsgerechte Kostenverteilung. Unternehmen erhalten jederzeit Einblick, wo Leistungen genutzt werden und welche Kosten dabei entstehen.
Die Auswertungen werden in Form von Dashboards bereitgestellt, die grafisch aufbereitet sind und sich für weiterführende Analysen exportieren lassen.
Nutzungserfassung auch außerhalb der Plattform
Die neue Funktion erfasst auch die Verwendung von Multifunktionssystemen außerhalb der direkten Workplace Pure-Umgebung. Dazu wird eine Authentifizierungsanwendung auf den Systemen eingesetzt, über die sich Anwender vor jeder Nutzung anmelden.
Dieses Verfahren stellt sicher, dass sämtliche Aktivitäten eindeutig nachvollziehbar sind – unabhängig davon, ob sie innerhalb oder außerhalb der Plattform erfolgen. Unterstützt werden verschiedene Authentifizierungsmethoden wie Benutzername und Passwort, PIN oder Kartensysteme.
Die Einführung selbst erfolgt ohne zusätzlichen technischen Aufwand. Die Einrichtung ist einfach gehalten und erfordert keine gesonderte IT-Unterstützung.
Verfügbarkeit
Workplace Pure Accounting wird mit Version 2.8 der Plattform eingeführt, nachdem die Funktion bereits im Rahmen eines Early-Access-Programms mit ausgewählten Kunden in Europa erprobt wurde. Sie steht allen Workplace Pure-Nutzern ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung und lässt sich direkt über die Plattform aktivieren.
Weiterführende Informationen:
Informationsseite zu Workplace Pure
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