Konica Minolta: Die wichtigsten Trends für den digitalen Arbeitsplatz im Jahr 2025

Trend 1: Nachhaltigkeit und ressourceneffizientes Wirtschaften


Die Auswirkungen des Klimawandels werden für immer mehr Menschen spürbar, auch in Europa. Nachhaltigkeit, grüne Technologien und ressourceneffizientes Wirtschaften werden daher auch 2025 wichtige Themen sein. Das gilt auch für den Digital Workplace.
 
Die Digitalisierung eignet sich hervorragend, um Papierdokumente und den damit verbundenen Abfall zu ersetzen (Zahlen zeigen, dass 50% des Büroabfalls aus Papier besteht¹. Statistiken zeigen auch, dass Cloud-Lösungen energieeffizienter sind als Unternehmen, die ihre IT-Umgebung auf lokalen Servern betreiben². Andererseits verbrauchen die Digitalisierung und die wachsenden Datenmengen ebenfalls Energie, insbesondere durch die zunehmende Integration von KI. Auch die IT-Infrastruktur wächst: Rechenzentren müssen gebaut oder erweitert werden, Hardware muss angeschafft und entsprechend aufgerüstet werden und die Mitarbeitenden benötigen Geräte, die den neuesten Anforderungen entsprechen. Das hat Folgen: Der Elektronikschrott wächst dreimal so schnell wie die Weltbevölkerung³, und die Speicherung von 1 GB Daten verursacht 0,28 kg CO2 ⁴.

„Wir müssen sicherstellen, dass digitalisierte Prozesse ressourceneffizient sind“, betont Klaus Schulz, Manager Portfolio & Offering Management Konica Minolta Business Solutions Deutschland und Österreich. “Der Intelligent Connected Workplace von Konica Minolta setzt auf digitale Zusammenarbeit und intelligente, papierarme Prozesse. Mit unseren integrativen Lösungsangeboten und Services rund um die Themen Dokumentenerstellung, Dokumentenerfassung, Weiterleitung und Informationsmanagement unterstützt das Unternehmen die Digitalisierung papierintensiver Prozesse. Auch die Kollaborationslösung Microsoft 365 trägt mit intelligenten Sharing-Funktionen dazu bei, den Datentransfer zu reduzieren. Darüber hinaus werden die eigenen Rechenzentren zu 100 Prozent mit erneuerbarer Energie betrieben und auch bei Drittanbietern achtet Konica Minolta auf diesen Aspekt. So werden zum Beispiel die Konica Minolta eigene Lösungsplattform Workplace Pure sowie die selbstentwickelten und die von Drittanbietern bereitgestellten Cloud-Print-Lösungen, die im Open Telekom Cloud Rechenzentrum gehostet werden, ebenfalls mit 100% erneuerbarer Energie betrieben”, so Schulz weiter.
 
Konica Minolta verbessert kontinuierlich seinen Ansatz der Kreislaufwirtschaft und bietet unter anderem Lösungen für das Recycling von MFPs und Tonerflaschen an, um sicherzustellen, dass Primärrohstoffe sparsam eingesetzt werden. 
 
 
Trend 2: Der Mensch im Mittelpunkt des Arbeitsplatzes

In den letzten Jahren ist der Mensch mit seinen individuellen Bedürfnissen immer mehr in den Mittelpunkt gerückt. Dieser Trend wird sich auch 2025 fortsetzen und gilt auch für die Arbeitswelt. Menschen sollen sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und ihre Kreativität entfalten können. In der Praxis bedeutet dies, komfortable und ergonomische Arbeitsplätze zu schaffen und sowohl die physischen als auch die psychischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, um effizient arbeiten zu können. Die Förderung eines integrativen Umfelds, das Einfühlungsvermögen der Führungskräfte und die Einbeziehung in Entscheidungsprozesse tragen ebenfalls dazu bei, dass sich die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wertgeschätzt und unterstützt fühlen.
 
Die Ermutigung zur Teilnahme an sozialen Initiativen und gemeinnütziger Arbeit hilft den Mitarbeitenden, sich in der Gemeinschaft zu engagieren. Darüber hinaus schätzen es die Mitarbeitenden, wenn ihnen durch flexible Arbeitszeiten und berufliche Weiterentwicklung eine gesunde Work-Life-Balance ermöglicht wird. Eine faire Entlohnung für die geleistete Arbeit (inkl. Zusatzleistungen und Incentives) trägt zur Motivation und Loyalität der Mitarbeitenden bei.
 
Für eine optimale Work-Life-Balance ermöglicht Konica Minolta einen flexiblen Ansatz für die Arbeit im Büro, zu Hause oder in einer hybriden Form.  Zur Förderung der Inklusion durch Vielfalt und Gleichberechtigung hat Konica Minolta mehrere Programme, darunter Woman2Lead und ShePlus, sowie seine Employee Resource Groups (ERGs), wie das LGBTQ+-Netzwerk VIBRANT oder die Sensibilisierung für die Inklusion von Menschen mit Behinderungen.
 
Trend 3: Generative KI und Automatisierung


Der Einsatz von generativer KI und Automatisierung wird 2025 weiter zunehmen. Diese Technologien werden dazu beitragen, Prozesse zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und den Arbeitsalltag zu verbessern. Gängige KI-gestützte Tools können bei der Erstellung und dem Verfassen von schriftlichen Dokumenten wie Marketingtexten, Berichten oder E-Mails helfen. Darüber hinaus kann KI bei der Erstellung von Bildern eingesetzt werden, um qualitativ hochwertige (und häufig lizenzfreie) Bilder zu produzieren, die schnell erstellt und verwendet werden können.
 
Im operativen Geschäft werden KI-gesteuerte Chatbots häufig von Einzelhändlern und anderen Dienstleistern im Online-Kundendienst eingesetzt, um Kundenanfragen sofort zu beantworten. In anderen Bereichen kann generative KI zur Analyse großer Datensätze eingesetzt werden, um Erkenntnisse und Berichte zu generieren, die Unternehmen dabei helfen, bessere und genauere datengestützte Entscheidungen zu treffen. Sie kann auch zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen oder zur Automatisierung von Personalbeschaffungsprozessen eingesetzt werden, indem sie bei der Suche nach geeigneten Bewerbern durch das Screening von Bewerbungen hilft.
 
KI wird bereits in vielen Dokumentenmanagement- und Prozessoptimierungslösungen von Konica Minolta eingesetzt, um die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. So helfen einzelne Lösungen im Workflow- und ECM-Bereich, aber auch einfache PDF-Editoren im Portfolio von Konica Minolta bereits mit generativen KI-Assistenten, Dokumente zusammenzufassen oder Fragen zu Dokumenten zu beantworten. Als Teil von Microsoft 365 kann Copilot genutzt werden, um in Word schnell Entwürfe zu beliebigen Themen zu erstellen, in Outlook lange E-Mail-Konversationen in kurze Zusammenfassungen umzuwandeln oder in PowerPoint schnell passgenaue Präsentationen zu erstellen. Mit Copilot für Microsoft Power Platform können Anwendungen, Workflows und Websites mit Power Apps, Power Automate und Power Pages noch schneller und einfacher erstellt werden. Mit Copilot Studio als Teil der Power Platform ist zum Beispiel die Entwicklung von Chatbots für den Kundenservice möglich. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform Konica Minolta Workplace Pure die Übersetzung von Dokumenten mit KI-Unterstützung. Konica Minolta nutzt KI und maschinelles Lernen auch, um die Datenextraktion aus Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Bestellungen zu automatisieren und Folgeprozesse zu beschleunigen.
 
Trend 4: KI-gesteuerte Cyber-Bedrohungen


Cyberkriminelle nutzen KI zunehmend für ausgeklügelte Angriffe. Anfang 2024 verlor beispielsweise ein in Hongkong ansässiges Unternehmen 200 Millionen HK$ (40 Millionen USD), weil ein Videogespräch mit überzeugend generierten KI-Versionen von Führungskräften gefälscht wurde, um Zahlungen zu autorisieren⁵.
 
Der Microsoft Digital Defence Report 2024 hebt KI als eine der aktuellen und aufkommenden Bedrohungen für die IT-Sicherheit hervor ⁶. KI-Angriffe können sich gegen die IT-Infrastruktur richten. Beispiele sind KI-gesteuerte Malware und Ransomware, die automatische Erkennung und Ausnutzung von Schwachstellen, die Umgehung von KI-Angriffen auf Systeme des maschinellen Lernens und das Knacken von Passwörtern. KI-Angriffe können sich auch gegen Menschen richten und Methoden wie Phishing, Vishing (Sprachphishing über Telefonanrufe) und Deepfaking einsetzen. Unternehmen müssen daher KI und maschinelles Lernen einsetzen, um diese Bedrohungen in Echtzeit zu erkennen und darauf zu reagieren. Darüber hinaus sollten sie Mitarbeiterschulungen durchführen, um das Bewusstsein der Belegschaft zu schärfen und den Mitarbeitenden den richtigen Umgang mit KI-Angriffen zu vermitteln.
      
Konica Minolta kann Unternehmen dabei unterstützen, sich vor KI-basierten Bedrohungen zu schützen. Workplace Intrusion Patrol ist beispielsweise ein Managed Security Service, der Cybersicherheitsbedrohungen erkennt und bekämpft. Er schützt eine Vielzahl von Bereichen wie Server, Computer und mobile Geräte und beseitigt auch Risiken, die von Phishing-E-Mails, bösartigen Links und Anhängen, gestohlenen Benutzerkonten usw. ausgehen. Fortschrittliche KI-Algorithmen analysieren kontinuierlich Datenströme, um Bedrohungen oder Anomalien zu erkennen und automatisch Maßnahmen zu ergreifen oder das Konica Minolta Security Operations Centre (SOC) für weitere Analysen und die Entschärfung des Vorfalls zu kontaktieren. Darüber hinaus bietet Konica Minolta Sicherheitstrainings an, um das Bewusstsein und Verständnis für Informationssicherheit innerhalb des Teams eines Unternehmens zu fördern.
 
Trend 5: Enhanced Cloud Security
    
Da immer mehr Unternehmen auf die Cloud setzen, hat die Sicherung von Cloud-Umgebungen höchste Priorität, insbesondere angesichts der Entwicklung von KI-gesteuerten Cyber-Bedrohungen.
 
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die richtigen Sicherheitsvorkehrungen verfügen, um sensible Daten zu schützen und Compliance-Anforderungen (wie GDPR und NIS2 in Europa) zu erfüllen, aber auch um das Vertrauen ihrer Kunden zu erhalten und die Skalierungsanforderungen des hybriden Arbeitens zu ermöglichen. Zahlen von Statista zeigen, dass die Nachfrage nach Cloud-Sicherheit mit einer jährlichen Wachstumsrate von 26 % (CAGR 2024-2029) deutlich steigen wird. Sicherheitsmaßnahmen umfassen die Implementierung robuster Zugangskontrollen, Verschlüsselung und Überwachung, um die in der Cloud gespeicherten Daten zu schützen. 
 
Sowohl in den eigenen Rechenzentren als auch in den Rechenzentren von Drittanbietern garantiert Konica Minolta ein Höchstmaß an Sicherheit. Dazu gehören die Zertifizierung nach ISO 27001/27017 (Informationssicherheit) und DIN EN 50600 (Planung, Bau und Betrieb von Rechenzentren), verschlüsselte Datenübertragung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, SSO-Synchronisierung und Benutzerpseudonymisierung.
 
"Die rasante Entwicklung von KI und Automatisierung hat großes Potenzial und bietet beeindruckende Geschäftsmöglichkeiten, birgt aber auch verschiedene Risiken. Das bedeutet, dass Sicherheit auch 2025 für viele Unternehmen ganz oben auf der Agenda stehen wird. Konica Minolta setzt sich weiterhin dafür ein, den digitalen Arbeitsplatz mit unserem Intelligent Connected Workplace-Angebot zu unterstützen, das darauf ausgelegt ist, den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden und unsere Kunden bei allen anstehenden Herausforderungen zu unterstützen“, fasst Klaus Schulz, Manager Portfolio & Offering Management Konica Minolta Business Solutions Deutschland und Österreich, zusammen.

1 https://www.theworldcounts.com/stories/paper-waste-facts  
2 https://www.goclimate.com/blog/the-carbon-footprint-of-servers/
3 https://except.eco/knowledge/is-digital-more-environmentally-friendly-than-paper/#:~:text=The simple answer to the,table below summarizes this finding
4 https://8billiontrees.com/carbon-offsets-credits/carbon-footprint-of-the-internet/#:~:text=Estimated kWh per GB,carbon emissions for each GB
5 https://ia.acs.org.au/article/2024/company-loses--40m-to-deepfake-video-call.html  
6 https://www.microsoft.com/en-us/security/security-insider/intelligence-reports/microsoft-digital-defense-report-2024?msockid=1c452674ad3f678b13c432fbac6766ed