Ökonomischer Druck, neue Regulierungsmaßnahmen und technologische Fortschritte beschleunigen Outsourcing, Digitalisierung und Automatisierung. Dabei steht KI im Mittelpunkt – von intelligenter Dokumentenerfassung und -verarbeitung über präventive Cybersicherheit bis hin zu einer ethisch verantwortungsvollen und gesetzeskonformen Nutzung im Einklang mit dem EU AI Act und der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Konica Minolta nennt fünf Schlüsseltrends, die den Digital Workplace im Jahr 2026 bestimmen werden.
Trend 1: Steigende Betriebskosten treiben Outsourcing, Digitalisierung und KI-basierte Automatisierung voran
Angesichts globaler Unsicherheiten stehen Unternehmen zunehmend unter Kostendruck. Handelsbarrieren, Inflation oder geopolitische Spannungen sind Gründe hierfür. Studien von KPMG und Quocirca zeigen, dass steigende Ausgaben aktuell die zentrale Herausforderung für Unternehmen darstellen. Dem kann mit Outsourcing, KI-gesteuerter Automatisierung, vorausschauender Wartung und intelligentem Monitoring entgegengesteuert werden. KI-gestützte Print- und Informationsmanagementlösungen wie Managed Print Services (MPS) oder Cloud Print Services optimieren Dokumentenprozesse, reduzieren Betriebskosten und unterstützen die revisionssichere digitale Archivierung.
Trend 2: Papier bleibt – intelligente Dokumentenverarbeitung im Fokus
Trotz intensiver Digitalisierungsbemühungen ist Papier nach wie vor ein fixer Bestandteil vieler Geschäftsprozesse. Laut Quocirca arbeiten lediglich 14 % der Unternehmen papierlos. 76 % der Unternehmen planen jedoch Investitionen in cloudbasierte Dokumentenerfassung und 73 % in Intelligent Document Processing (IDP). IDP nutzt KI, um Daten automatisch aus Dokumenten zu extrahieren, zu klassifizieren und zu organisieren.
Trend 3: KI-gestütztes ESG-Reporting gewinnt an Bedeutung
Die ESG-Berichtspflichten in Europa verändern sich kontinuierlich. Neue Schwellenwerte aus dem Omnibus 1-Paket der EU sorgen für Unsicherheit: Firmen bremsen Projekte, da sie nicht abschätzen können,
ob sie künftig weiterhin unter die CSR Direktive fallen. Gleichzeitig wächst aber der gesellschaftliche Druck: 74 % der KonsumentInnen achten Studien zufolge bei Kaufentscheidungen auf Nachhaltigkeit. Doch nur 5 % der Unternehmen haben ESG vollständig in ihre Strategie integriert. KI kann dabei helfen, verstreute Daten zu erfassen, zu strukturieren und eine verlässliche Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
Trend 4: Präventive KI-gestützte Cybersicherheit wird essenziell
Besonders in hybriden IT-Umgebungen ist der Schutz sensibler Daten von entscheidender Bedeutung. Klassische IT-Sicherheitsmodelle, die nur reaktiv auf Angriffsversuche reagieren, sind dafür nicht mehr ausreichend. Die Zukunft gehört der proaktiven Sicherheit: KI-basierte Systeme erkennen Risiken frühzeitig und verhindern Attacken, bevor sie Schaden anrichten können.
Trend 5: Verantwortungsvoller Umgang mit KI bleibt im Blick
Je stärker KI in Unternehmen integriert wird, desto größer wird die Notwendigkeit einer verantwortungsbewussten Nutzung. Laut IDC sehen 30 % der Unternehmen Datenschutz, Governance und Compliance als die größten Herausforderungen bei der Implementierung von KI. Mehr als 75 % fordern Transparenz: Erklärbare Systeme mit menschlicher Kontrolle sind gefragt. Der EU AI Act bringt einen Paradigmenwechsel: Systeme mit hohem Risiko müssen künftig nachvollziehbar, auditierbar und öffentlich registriert sein. Konica Minolta begegnet dieser Entwicklung mit einem eigenen Risiko-Assessment für KI-Projekte sowie der Gründung eines europaweiten DX- und AI-Steuerungsgremiums. Bestehende Plattformlösungen, wie Workplace Pure, die ebenfalls KI-Technologien nutzen, erfüllen bereits heute die Anforderungen des EU AI Act und bieten Unternehmen sichere, zukunftsfähige Unterstützung.
„Der digitale Arbeitsplatz im Jahr 2026 wird vor allem durch den beschleunigten Einsatz von KI geprägt sein – begleitet von steigenden Kosten und neuen Regulierungen. Was alle Trends verbindet, ist der Spagat zwischen Effizienz, Compliance und Vertrauen. Wir unterstützen unsere Kunden mit zukunftsorientierten Lösungen dabei, sich sicher und nachhaltig in dieser neuen Arbeitswelt zu bewegen. Mit „ESG AI” bietet Konica Minolta beispielsweise eine Lösung, die ESG-Daten entlang der Lieferkette automatisiert sammelt, bereinigt und analysiert. So können Unternehmen eine CO₂-Transparenz erreichen, Risiken bewerten, ESG-Berichte effizient erstellen und strategische Maßnahmen ableiten – auch ohne gesetzliche Pflicht“, so Klaus Schulz, Manager Portfolio & Offering Management Konica Minolta Business Solutions Deutschland und Österreich.
