Datenschutzerklärung für Geschäftspartner der Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH


Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus der Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 – „DSGVO“) geben. Wir bitten Sie, diese Datenschutzinformationen auch Ihren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, die in geschäftlichem Kontakt mit uns stehen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten von natürlichen Personen (z. B. Einzelunternehmer, Gesellschafter, Organ, Geschäftsführer, Key Account Manager oder andere Mitarbeiter eines unserer Geschäftspartner) die uns als Geschäftspartner im Rahmen der jeweiligen Vertragsbeziehung zur Verfügung gestellt werden.

 

1) Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter


Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH
Europaallee 17
30855 Langenhagen
Telefon: 0800-6466582
E-Mail: info(at)konicaminolta.de

(im Folgenden: „Konica Minolta“, „wir“ oder „uns“).

Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter der Adresse:

Frau Dr. Frederike Rehker
Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH
Europaallee 17, 30855 Langenhagen
Telefon: +49 (0)511 7404-0
E-Mail: dataprotection(at)konicaminolta.eu

 

2) Verarbeitung von personenbezogenen Daten


Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von unseren Geschäftspartnern erhalten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z. B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) erheben oder uns von Dritten (z. B. einer Kreditauskunftei) übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (wie z.B. Name, Vorname, berufliche Anschrift, Bankverbindung, Rechnungsanschrift, Steuernummer/USt-Id.) und andere Kontaktdaten (wie z. B. Telefonnummer, E-Mailadresse). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z. B. Umsatzdaten, Vertragsdaten, Planmengen, Daten zum Warenbezug, Kundennummer), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über Ihre finanzielle Situation (z. B. Bonitätsdaten), Daten zur persönlichen Situation (z. B. Geschäftsinteressen, Beruf, Branche, Familienstand) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Der Umfang der zu einer Person verarbeiteten Daten variiert je nachdem welche Position er bei dem jeweiligen Geschäftspartner bekleidet.

 
3) Rechtsgrundlagen und Zwecke der Verarbeitung 


Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

3.1 Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. lit. 1 a DSGVO): In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben, etwa in den Erhalt von Werbung per elektronischer Post und/oder Telefon;

3.2 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer Pflichten aus dem mit Ihnen oder dem jeweiligen Unternehmen abgeschlossen Vertrag oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen;

3.3 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO): beispielsweise auf Grundlage unserer Verpflichtungen zur Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder andere Behörden und die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;

3.4 Aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung von unseren berechtigten Interessen oder solchen Dritter; im Einzelnen:

  • Durchführung einer optimalen Kundenbetreuung und -beziehung, auch bezüglich der Mitarbeiter unserer Geschäftspartner;
  • Optimierung unserer Geschäftsprozesse wie z. B. das Führen einer Lieferanten- oder eine Kunden-Datenbank, auch im Rahmen eines „Customer-Relationship-Management-Systems“ oder die Zentralisierung bzw. Auslagerung von Unternehmensfunktionen;
  • Minderung von Ausfallrisiken in unseren Beschaffungsprozessen durch Konsultation von Auskunfteien (wie z. B. Creditreform);
  • Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche;
  • Maßnahmen zur Gewährleistung der Betriebs-, Gebäude- und Anlagensicherheit und zur Geschäftssteuerung;
  • Marktforschungszwecke.


 

4) Weitergabe von personenbezogenen Daten


Unter Umständen erfolgt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten (abseits Ihrer ausdrücklichen vorherigen Einwilligung) zu den oben genannten Zwecken; im Einzelnen:

4.1 Wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere rechtlichen Berater, die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von vertraglichen Regelungen zwischen uns und unseren Geschäftspartnern dient.

4.2 Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.

4.3 Im Falle zentralisierter bzw. ausgelagerter Unternehmensfunktionen können Ihre Daten für die Erfüllung der obengenannten Zwecke an mit uns verbundene Unternehmen weitergegeben werden. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau etwa durch den Abschluss entsprechender Verträge oder Zertifizierungen der jeweiligen datenerhaltenden Stelle sicher.

4.4 Gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke auf unter Umständen außerhalb der EU bzw. des EWR ansässige, vertraglich verbundene Fremdunternehmen und externe Dienstleister angewiesen, beispielsweise Logistikunternehmen, IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden Informationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um diesen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Diese externen Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken und im Einklang mit anwendbaren Datenschutzgesetzen verwendet werden. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau etwa durch den Abschluss entsprechender Verträge oder Zertifizierungen der jeweiligen datenerhaltenden Stelle sicher.

4.5 Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen zusammen mit dem zu übertragenden Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen Datenschutzgesetzen erfolgt.

 

5) Verarbeitungsdauer


Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke und gesetzlicher Pflichten erforderlich ist: Stamm- und Kontaktdaten halten wir grundsätzlich unbefristet bzw. zur endgültigen Beendigung der jeweiligen Geschäftsbeziehung vor. Vorgangsbezogene Informationen (etwa bezüglich eines konkreten Bestellvorgangs oder Auftragsverhältnisses) löschen wir nach Beendigung des jeweiligen Vorgangs mit einer Frist von drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, es sei denn diese unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (etwa der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrung gemäß § 257 des Handelsgesetzbuchs); in einem solchen Fall werden die betroffenen Daten für jegliche weitere Verarbeitung gesperrt.

 

6) Auskunftsrecht / weitere Betroffenenrechte


Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Bei Vorlage der jeweiligen Voraussetzungen können Ihnen ebenso die folgenden Rechte zustehen:

  • Recht auf Berichtigung: Ihnen steht ein Recht auf Berichtigung von falschen, Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu.
  • Recht auf Löschung: Zudem können Sie die Löschung von Ihren personenbezogenen Daten verlangen, etwa wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben ferner das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen; in einem solchen Fall werden die Daten für jegliche Verarbeitung gesperrt. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen Ihnen und uns umstritten ist.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, steht Ihnen zudem das Recht zu, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern und soweit Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.
  • Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.


 

Darüber hinaus können Sie einer Datenverarbeitung, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in denen wir eine Datenverarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses von Konica Minolta oder eines Dritten vornehmen. Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für den jeweiligen Zweck nicht weiter verarbeiten.
Hiervon unberührt bleiben die weiteren, in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Widerspruchsrechte.

 

Sollten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten wünschen, Ihre anderweitigen Rechte durchsetzen möchten oder Fragen zum Datenschutz bei uns haben, können Sie sich unter den obengenannten Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen. Nach abschließender Beantwortung Ihrer Anfrage, löschen wir Ihre Anfrage mit einer Frist von drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.
Sie haben ferner das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.