Unternehmensführung, Risikomanagement und interne Kontrollen

Transparenz, Vertrauen und Verantwortlichkeit als Geschäftsgrundlage

Vom einfachen Handschlag bis hin zu komplexen Verträgen – Geschäfte haben schon immer auf Vertrauen und gegenseitigem Verständnis basiert. Und da Gesetze und Vorschriften immer umfassender wurden, haben auch das Tempo, die Dynamik und die Komplexität der Geschäftsumgebung zugenommen. Daher ist der Bedarf an ethischen, vertrauenswürdigen Geschäftspraktiken und zuverlässigen Unternehmensführungsprozessen noch wichtiger geworden.

 

Wir stellen verantwortungsvolle und ethische Geschäftspraktiken in den Mittelpunkt unseres Handelns

Durch unsere nachhaltigen und ethischen Geschäftspraktiken wollen wir zu gleichen Teilen einen wirtschaftlichen, ökologischen und gesellschaftlichen Wert schaffen. Unser Ziel ist es, ein Unternehmen zu sein, das ökologische und soziale Probleme löst und gleichzeitig Geschäftswachstum erzielt.

Unternehmensführung

Die Unternehmensführung ist ein integraler Bestandteil unserer Organisation. Sie ermöglicht es uns, Geschäfte effektiv, effizient und in voller Übereinstimmung mit internen und externen Regeln und Vorschriften zu führen. Unsere Unternehmensführung gewährleistet:

• Angemessene Informationen und Kommunikation
• Wirksame Richtlinien und Verfahren für die Geschäftsabwicklung
• Klare Verteilung der Zuständigkeiten
• Wirksame und effiziente Überwachung
• Eine transparente und erfolgreiche paneuropäische Managementstruktur

Unsere Unternehmensführung umfasst:

• Ein internes Kontrollsystem, das Management und Organisationen bei der Erreichung ihrer Geschäftsziele unterstützt
• Ein Risikomanagementsystem, das es ermöglicht, in einem schwierigen globalen Geschäftsumfeld sicher zu navigieren und gleichzeitig die Chancen im Auge zu behalten
• Ein Compliance-Management-System, das sicherstellt, dass wir „gute Unternehmensbürger“ sind

Durch eine starke und transparente Unternehmensführung wenden wir nachhaltige und verantwortungsvolle Geschäftspraktiken an, um unsere gesellschaftliche Verantwortung zu erfüllen und unsere Umweltziele zu erreichen.

Rahmen für die Geschäftstätigkeit

Ein robustes System von Richtlinien und Verfahren bildet den Rahmen unserer Geschäftstätigkeit in einem sich wandelnden wirtschaftlichen, politischen und sozialen Umfeld. Der Rahmen umfasst (unter anderem):

• Richtlinie zu Menschenrechten
• Verhaltenskodex für Lieferant*innen
• KI-Richtlinie
• Richtlinie zur Verhinderung von Geldwäsche
• Richtlinie zur Bekämpfung von Betrug/Korruption
• Whistleblowing-Richtlinie
• Arbeitsschutz- und Sicherheitsrichtlinie
• Datenschutz- und DSGVO-Richtlinie

Darüber hinaus stellen effektive Exportkontrollverfahren sicher, dass wir geltende Sanktionen und Embargos einhalten.

 

Wir führen das Unternehmen auf transparente und verantwortungsvolle Weise

Wir überwachen und verwalten unser Geschäft mithilfe eines effektiven Reporting-Systems und einer umfassenden, effizienten Meeting-Struktur:

• Lokale Management-Meetings auf der Ebene der einzelnen Nationalen Betriebsgesellschaften („National Operating Company“, NOC) sowie der Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH werden durch regionale Treffen auf Clusterebene oder auf der Ebene der so genannten „virtuellen NOCs“ ergänzt.
• Europaweite Diskussionen im Rahmen der Key Country Meetings
• Management Board Meetings und Europäische Management-Konferenzen

Angemessene Autorisierungsrichtlinien stellen sicher, dass der Entscheidungsprozess klar und transparent ist, dass alle notwendigen Parteien einbezogen werden und dass Entscheidungen von den richtigen Personen zur richtigen Zeit getroffen werden.

Die Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH ist Eigentümer oder Mehrheitsaktionär fast aller europäischer Tochtergesellschaften von Konica Minolta. Um ihre Rechte und Pflichten als Aktionäre in angemessener Weise auszuüben, ist die Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH in allen Vorständen der jeweiligen europäischen Tochtergesellschaften vertreten. Ihre Aufgaben und Pflichten werden gemeinsam von den Tochtergesellschaften und dem europäischen Hauptsitz verwaltet und erfüllt.

Compliance an erster Stelle

„Compliance first“ ist die klare Forderung unseres CEO, Tom Taiko, wie auch schon bei früheren CEOs.
Die Einhaltung von Vorschriften ist ein fester Bestandteil unserer Geschäftstätigkeit und des Umgangs mit unseren Stakeholdern. Wir sind stets bestrebt, uns über die neuesten rechtlichen und regulatorischen Entwicklungen sowie über mögliche Herausforderungen und Probleme zu informieren. Das erreichen wir durch:

• vierteljährliche Compliance-Berichte
• ein starkes Netzwerk von Compliance-Verantwortlichen in jeder Tochtergesellschaft
• enge Abstimmung mit der Konica Minolta, Inc. Corporate Compliance Group
• regelmäßigen Austausch mit den regionalen Compliance-Koordinatoren in Amerika, APAC und Australien

Unser umfassendes Online-Compliance-Schulungsprogramm, das jährlich absolviert werden muss, bildet das starke Rückgrat unseres Compliance-Management-Systems.

Interne Kontrollen

Effektive interne Kontrollen gewährleisten Transparenz und Verantwortlichkeit und helfen, Geschäftsziele zu erreichen und Organisationen erfolgreich zu verwalten. Im Rahmen unserer Bemühungen, unser internes Kontrollsystem weiter zu verbessern, gehen wir wie folgt vor:

• jährlicher J-SOX-Compliance-Prozess (interne Kontrollen für die Finanzberichterstattung)
• jährliche Selbstbeurteilung der internen Kontrolle, die in enger Zusammenarbeit mit Konica Minolta, Inc. durchgeführt wird

Risiken und Chancen

Wir verfügen über ein Risikomanagementsystem (abgestimmt mit Konica Minolta, Inc.), das unserem europäischen Headquarter ein Framework für das Management wesentlicher Risiken bietet und mit dem unsere Tochtergesellschaften genug Unabhängigkeit erhalten, um Risiken zu identifizieren, zu dokumentieren und anzugehen.

Die Risiken werden zweimal jährlich bewertet und die jeweiligen Gegenmaßnahmen quartalsweise überprüft und gegebenenfalls angepasst.

Da wir uns bewusst sind, dass Risiken und Chancen zwei Seiten derselben Medaille sind, verstehen wir Risikomanagement nicht nur im präventiven Kontext, sondern auch als effektives Instrument zur proaktiven Identifizierung von Chancen. Unsere Risikomanagementprozesse ermöglichen es uns, bewusste, risikobasierte Entscheidungen zu treffen.