Drucksysteme als Teil der IT
Historisch wurden Drucker als notwendiges Übel erachtet. Aufsehen erregte ein Drucksystem oft nur dann, wenn es nicht funktionierte. Heute werden moderne Multifunktionssysteme als Teil der IT-Infrastruktur angesehen und dabei wie Server, Desktops oder Laptops behandelt. Dies ist eine neue Sichtweise, denn klassischerweise ist der Bereich Druck nur ein Randbereich innerhalb der IT-Strategie.
Gefragt sind also Managed Print Services Provider, die das „notwendige Übel“ Drucker professionell managen. Dazu gehört die gesamte Druckerflotte - ähnlich der restlichen IT-Infrastruktur – zu verwalten. Folgende Punkte sollten dabei beleuchtet werden:
- Technische Einbindung der Drucksysteme ins Firmennetzwerk
- Nutzung eines professionellen Dienstleisters zur Belieferung mit Verbrauchsmaterial und Wartung der Systeme
- Fixierung klarer Verträge inkl. SLA (Service-Level-Agreement)
- Etablierung eines klaren Sicherheitsregelwerks: „Wer darf was drucken?“
- Controlling-Maßnahmen: „Wo und wann werden Dokumente gedruckt (und versendet)?“
- Fokussierung auf moderne Geräte, die einen Beitrag zu einer nachhaltigen IT leisten
Drei Schritte auf dem Weg zum MPS-Erfolg:
Consulting – Realisierung – Betrieb
Schritt 1: Consulting
Am Anfang von MPS steht eine genaue Analyse Ihrer aktuellen Situation. Dazu zählen Prozesse, die Infrastruktur sowie Anforderungen und Ziele. Dabei werden nicht nur harte Fakten berücksichtigt, sondern auch die Mitarbeiter in die Analyse mit einbezogen. Schließlich können diese die aktuellen Prozesse und Verbesserungsmöglichkeiten am besten beurteilen, da sie täglich mit den Multifunktionsdruckern arbeiten.
Schritt 2: Realisierung
Nachdem gemeinsam die beste Lösung erarbeitet wurde, kommt ein umfassendes Projektmanagement zum Einsatz. Es werden Umsetzungspläne entwickelt und die Mitarbeiter in die neuen Prozesse und Verfahren eingeführt. Schlussendlich wird Ihre neue Lösung implementiert.
Schritt 3: Betrieb
Ein Managed Print Services Provider bietet individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Services, um die Druckinfrastruktur effizient zu verwalten. Von der einfachen Ergänzung Ihrer bestehenden IT-Services bis hin zur vollständigen Übertragung der Verantwortung für den Betrieb Ihrer gesamten Druckinfrastruktur stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen.