Was die Digitalisierung mit dem Bürodrucker zu tun hat

Warum MPS?

Bei Managed Print Services geht es nicht nur um das Senken von Druckkosten. Es geht um Ausdrucke, Verbrauchsmaterial und Support und darum, wie Dokumente im Büro verwendet werden und wie Menschen mit diesen Prozessen umgehen. Zu viel Zeit mit Hardwareproblemen zu verbringen, kann Mitarbeiter davon abhalten, sich auf ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren. Optimierte Druckdienstleistungen helfen dem Unternehmen, die Effizienz aller druck- und scanbezogenen Prozesse zu steigern sowie die Wirtschaftlichkeit und die Datensicherheit Ihrer Druckerflotte zu erhöhen.
 

Warum Managed Print Services (MPS) so wichtig sind

Viele Unternehmen und Organisationen beschäftigen sich so gut wie nie mit ihrer eigenen Druckinfrastruktur. Das Resultat: Hohe oder sogar völlig unbekannte Druckkosten, veraltete Druckerflotten und ein Sammelsurium von Druck-, Bild- und Faxgeräten, die nicht verwaltet werden. Auch das Thema Sicherheit beim Drucken wird nach wie vor völlig unterschätzt. So gehört es in vielen Unternehmen leider zum Alltag, dass Ausdrucke von Mitarbeitern im Multifunktionsdrucker vergessen werden. Schützenswerte Daten wie Verträge oder Rechnungen sind von anderen einsehbar. Und auch das Rechtemanagement – also wer hat auf Drucker und Ausdrucke Zugriff - fehlt in vielen Unternehmen völlig.

Wenn Ihnen die folgenden Probleme bekannt vorkommen, sollten Sie sich mit dem Thema MPS näher auseinandersetzen.
 

• Wir haben eine hohe Anzahl an unterschiedlichen Gerätemodellen und -marken im Unternehmen.

• Unsere Druck-Hardware ist seit mehr als 7 Jahren in Betrieb.

• Wir haben kein professionelles Gerätemanagement.

• Eine Echtzeit-Überwachung der Infrastruktur gibt es nicht.

• Die Zuständigkeiten für Geräte, Verbrauchsmaterial und Infrastruktur sind nicht geklärt.

• Der Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Hardware erfolgt dezentral.

• Wir haben häufig Störungen und einen hohen internen Supportaufwand.

• Unsere Drucksysteme sind häufig unter- oder überlastet. 

• Wir haben lange Wegzeiten für Mitarbeiter zur Abholung gedruckter Dokumente.

Drucksysteme als Teil der IT

Historisch wurden Drucker als notwendiges Übel erachtet. Aufsehen erregte ein Drucksystem oft nur dann, wenn es nicht funktionierte. Heute werden moderne Multifunktionssysteme als Teil der IT-Infrastruktur angesehen und dabei wie Server, Desktops oder Laptops behandelt. Dies ist eine neue Sichtweise, denn klassischerweise ist der Bereich Druck nur ein Randbereich innerhalb der IT-Strategie.

Gefragt sind also Managed Print Services Provider, die das „notwendige Übel“ Drucker professionell managen. Dazu gehört die gesamte Druckerflotte - ähnlich der restlichen IT-Infrastruktur – zu verwalten. Folgende Punkte sollten dabei beleuchtet werden:
 

• Technische Einbindung der Drucksysteme ins Firmennetzwerk
• Nutzung eines professionellen Dienstleisters zur Belieferung mit Verbrauchsmaterial und Wartung der Systeme
• Fixierung klarer Verträge inkl. SLA (Service-Level-Agreement)
• Etablierung eines klaren Sicherheitsregelwerks: „Wer darf was drucken?“
• Controlling-Maßnahmen: „Wo und wann werden Dokumente gedruckt (und versendet)?“
• Fokussierung auf moderne Geräte, die einen Beitrag zu einer nachhaltigen IT leisten

Drei Schritte auf dem Weg zum MPS-Erfolg:

Consulting – Realisierung – Betrieb

Schritt 1: Consulting

Am Anfang von MPS steht eine genaue Analyse Ihrer aktuellen Situation. Dazu zählen Prozesse, die Infrastruktur sowie Anforderungen und Ziele. Dabei werden nicht nur harte Fakten berücksichtigt, sondern auch die Mitarbeiter in die Analyse mit einbezogen. Schließlich können diese die aktuellen Prozesse und Verbesserungsmöglichkeiten am besten beurteilen, da sie täglich mit den Multifunktionsdruckern arbeiten. 

 
Schritt 2: Realisierung 

Nachdem gemeinsam die beste Lösung erarbeitet wurde, kommt ein umfassendes Projektmanagement zum Einsatz. Es werden Umsetzungspläne entwickelt und die Mitarbeiter in die neuen Prozesse und Verfahren eingeführt. Schlussendlich wird Ihre neue Lösung implementiert.

Schritt 3: Betrieb

Ein Managed Print Services Provider bietet individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Services, um die Druckinfrastruktur effizient zu verwalten. Von der einfachen Ergänzung Ihrer bestehenden IT-Services bis hin zur vollständigen Übertragung der Verantwortung für den Betrieb Ihrer gesamten Druckinfrastruktur stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen.
 

Fazit: Managed Print bringt's!

Managed Print Services bieten Unternehmen die Möglichkeit, Druckkosten zu erfassen und zu kontrollieren. Dadurch wird die gesamte Druckinfrastruktur des Unternehmens effizienter. Durch Erweiterung des MPS-Konzeptes auf den gesamten Lebenszyklus von Geschäftsdokumenten, können Unternehmen ihre Kern-Geschäftsprozesse verbessern und damit auf Marktanforderungen schneller reagieren.

Kontaktieren Sie unser Team rund um unseren Experten Markus Steinbach und sichern Sie sich nähere Informationen zu Managed Print Services in einem Erstgespräch. Wir beraten Sie gerne.