Was die Digitalisierung mit dem Bürodrucker zu tun hat

Zugegeben, es gibt spannendere Themen bei der Digitalisierung als die Drucksysteme im Büro. Dennoch: Nach wie vor wird immer irgendwie gedruckt. Papierdokumente haben auch in der heutigen Geschäftswelt eine große Bedeutung - trotz Internet, E-Mails, Blogs, sozialen Netzwerken, Chatbots und Messenger-Diensten. Wirklich wichtige Dokumente werden unter Geschäftspartnern immer noch auf Papier ausgetauscht, da sie eine hohe rechtliche Verbindlichkeit haben.

Das Erstellen eines Papierdokuments ist in unserer hochflexiblen Arbeitswelt ein anspruchsvoller Prozess. Denn die Anforderungen an die Druckinfrastruktur im Unternehmen sind hoch: Sie muss immer verfügbar, schnell, effizient und kostengünstig sein. Wichtige Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge und zeitkritische Unterlagen fürs nächste Meeting sollen möglichst an jedem Ort des Unternehmens schnell, zuverlässig und in hoher Qualität vorhanden sein.

Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, muss die Druckinfrastruktur im Unternehmen betreut und laufend optimiert werden. Moderne Druckinfrastrukturen sind ein Netzwerk aus komplexer Hard- und Software. Um den reibungslosen Betrieb zu sichern wird also ein strukturiertes Management benötigt. Hand in Hand mit einem ausgefeilten Service und einer laufenden Optimierung. Dabei sprechen wir von „Managed Print Services“ (kurz: MPS).

Managed Print Services umfassen alle Maßnahmen und Produkte (Hardware, Software, Verbrauchsmaterial und Dienstleistungen), um eine individuelle und optimal koordinierte Druck- und Dokumentenverarbeitung zu erreichen. Managed Print Services geben damit einen umfassenden Überblick über die Dokumentausgabe und die verbundenen Kosten. Die Ziele: Geld sparen, Arbeitsschritte automatisieren, Produktivität steigern und die Daten- sowie Dokumentensicherheit erhöhen. 

Ein optimales MPS-Konzept zeichnet sich durch die Betrachtung des gesamten Dokumenten-Erstellungsprozesses aus: Vom elektronischen Dokument bis zur Ausgabe am Drucksystem. Ein wichtiger Baustein von MPS sind die Dienstleistungen. Diese umfassen Planung, Implementierung, Betrieb, Wartung und Erneuerung der Output-Geräte und deren spezifischen Lösungen.

Bei Managed Print Services geht es nicht nur um das Senken von Druckkosten. Es geht um Ausdrucke, Verbrauchsmaterial und Support und darum, wie Dokumente im Büro verwendet werden und wie Menschen mit diesen Prozessen umgehen. Zu viel Zeit mit Hardwareproblemen zu verbringen, kann Mitarbeiter davon abhalten, sich auf ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren. Optimierte Druckdienstleistungen helfen dem Unternehmen, die Effizienz aller druck- und scanbezogenen Prozesse zu steigern sowie die Wirtschaftlichkeit und die Datensicherheit Ihrer Druckerflotte zu erhöhen.

Viele Unternehmen und Organisationen beschäftigen sich so gut wie nie mit ihrer eigenen Druckinfrastruktur. Das Resultat: Hohe oder sogar völlig unbekannte Druckkosten, veraltete Druckerflotten und ein Sammelsurium von Druck-, Bild- und Faxgeräten, die nicht verwaltet werden. Auch das Thema Sicherheit beim Drucken wird nach wie vor völlig unterschätzt. So gehört es in vielen Unternehmen leider zum Alltag, dass Ausdrucke von Mitarbeitern im Multifunktionsdrucker vergessen werden. Schützenswerte Daten wie Verträge oder Rechnungen sind von anderen einsehbar. Und auch das Rechtemanagement – also wer hat auf Drucker und Ausdrucke Zugriff - fehlt in vielen Unternehmen völlig.


Wenn Ihnen die folgenden Probleme bekannt vorkommen, sollten Sie sich mit dem Thema MPS näher auseinandersetzen.

 

• Wir haben eine hohe Anzahl an unterschiedlichen Gerätemodellen und -marken im Unternehmen.
• Unsere Druck-Hardware ist seit mehr als 7 Jahren in Betrieb.
• Wir haben kein professionelles Gerätemanagement.
• Eine Echtzeit-Überwachung der Infrastruktur gibt es nicht.
• Die Zuständigkeiten für Geräte, Verbrauchsmaterial und Infrastruktur sind nicht geklärt.
• Der Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Hardware erfolgt dezentral.
• Wir haben häufig Störungen und einen hohen internen Supportaufwand.
• Unsere Drucksysteme sind häufig unter- oder überlastet. 
• Wir haben lange Wegzeiten für Mitarbeiter zur Abholung gedruckter Dokumente.

Historisch wurden Drucker als notwendiges Übel erachtet. Aufsehen erregte ein Drucksystem oft nur dann, wenn es nicht funktionierte. Heute werden moderne Multifunktionssysteme als Teil der IT-Infrastruktur angesehen und dabei wie Server, Desktops oder Laptops behandelt. Dies ist eine neue Sichtweise, denn klassischerweise ist der Bereich Druck nur ein Randbereich innerhalb der IT-Strategie.

Gefragt sind also Managed Print Services Provider, die das „notwendige Übel“ Drucker professionell managen. Dazu gehört die gesamte Druckerflotte - ähnlich der restlichen IT-Infrastruktur – zu verwalten. Folgende Punkte sollten dabei beleuchtet werden:

 

• Technische Einbindung der Drucksysteme ins Firmennetzwerk
• Nutzung eines professionellen Dienstleisters zur Belieferung mit Verbrauchsmaterial und Wartung der Systeme
• Fixierung klarer Verträge inkl. SLA (Service-Level-Agreement)
• Etablierung eines klaren Sicherheitsregelwerks: „Wer darf was drucken?“
• Controlling-Maßnahmen: „Wo und wann werden Dokumente gedruckt (und versendet)?“
• Fokussierung auf moderne Geräte, die einen Beitrag zu einer nachhaltigen IT leisten

Schritt 1: Consulting

Am Anfang von MPS steht eine genaue Analyse Ihrer aktuellen Situation. Dazu zählen Prozesse, die Infrastruktur sowie Anforderungen und Ziele. Dabei werden nicht nur harte Fakten berücksichtigt, sondern auch die Mitarbeiter in die Analyse mit einbezogen. Schließlich können diese die aktuellen Prozesse und Verbesserungsmöglichkeiten am besten beurteilen, da sie täglich mit den Multifunktionsdruckern arbeiten. 

 
Schritt 2: Realisierung 

Nachdem gemeinsam die beste Lösung erarbeitet wurde, kommt ein umfassendes Projektmanagement zum Einsatz. Es werden Umsetzungspläne entwickelt und die Mitarbeiter in die neuen Prozesse und Verfahren eingeführt. Schlussendlich wird Ihre neue Lösung implementiert.

Schritt 3: Betrieb

Ein Managed Print Services Provider bietet individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Services, um die Druckinfrastruktur effizient zu verwalten. Von der einfachen Ergänzung Ihrer bestehenden IT-Services bis hin zur vollständigen Übertragung der Verantwortung für den Betrieb Ihrer gesamten Druckinfrastruktur stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen.

Mithilfe eines professionellen Druckmanagementsystems konnten beim österreichischen Telekommunikationsanbieter A1 Telekom Austria fast 2.000 Drucker eingespart werden. Druckjobs, die fehlerhaft geschickt oder nicht gebraucht werden, können bequem und schnell gelöscht werden. Alleine durch diese Funktion konnten rund 23 Prozent der Druckkosten eingespart werden. Damit verbunden konnten Altpapier und Entsorgungskosten reduziert und die oft unterschätzten Kosten für den Standby-Betrieb und die Wartung realistisch beurteilt werden. Ein wichtiges Feature ist außerdem die automatische Tonerbestellung. Diese hilft, im Tagesgeschäft Zeit zu sparen, da Tonertäusche so viel besser geplant und Stillstände rechtzeitig vermieden werden.

Managed Print Services bieten Unternehmen die Möglichkeit, Druckkosten zu erfassen und zu kontrollieren. Dadurch wird die gesamte Druckinfrastruktur des Unternehmens effizienter. Durch Erweiterung des MPS-Konzeptes auf den gesamten Lebenszyklus von Geschäftsdokumenten, können Unternehmen ihre Kern-Geschäftsprozesse verbessern und damit auf Marktanforderungen schneller reagieren.


Kontaktieren Sie unser Team rund um unseren Experten Markus Steinbach und sichern Sie sich nähere Informationen zu Managed Print Services in einem Erstgespräch. Wir beraten Sie gerne.