Wie wird man digitaler Vorreiter Deutschlands?

Welchem Unternehmen Deutschlands gelingt die Transformation in die digitale Welt am besten? Das wollte das SZ Institut herausfinden, der Thinktank der Süddeutschen Zeitung. Gemeinsam mit Statista wurden mehr als 3.000 Unternehmen mit einem Standort in Deutschland unter die Lupe genommen. An der Spitze der entstandenen Rangliste „Top Digitale Unternehmen 2023/24“ findet sich – noch vor großen Weltkonzernen aus 26 unterschiedlichen B2C- und B2B-Branchen, von Automotive über Online-Handel bis zu IT-Consulting – eine vergleichsweise weniger bekannte Digitalisierungsberatung: bridgingIT. Doch wie wurde sie zum digitalen Vorreiter Deutschlands? Einen Beitrag leistete die Cloud-Lösung Workplace Pure von Konica Minolta. 

 

Weg von der Print-Server-Struktur 

„Ich glaube an ,Practice What You Preach’”, sagt Thomas Arens, IT-Leiter bei bridgingIT. „Wir unterstützen unsere Kunden bei Veränderungs- und Digitalisierungsvorhaben. Also müssen wir selbst digital ebenfalls top aufgestellt sein.“ Zuletzt ging es darum, auch die letzten papiergebundenen Prozesse moderner und schlanker zu gestalten. „Wir wollten uns von unserer Print-Server-Struktur trennen, die bisher für die Steuerung von Print-Services gebraucht wurde. Dadurch war von überall eine Verbindung zum Print-Server nötig, was aufwändig und teuer ist und uns daran hinderte, auf eine Cloud-only-Struktur zu wechseln.“ 


 

Druckerflotte ist nun cloudready 

Zunächst wurde die gesamte Druckerflotte – bridging IT hat rund 700 Beschäftigte an zehn Standorten in ganz Deutschland – durch moderne Multifunktionsgeräte von Konica Minolta ersetzt. Schon diese Standardisierung machte die Benutzung einfacher und senkte die Betriebskosten. Wirklich spannend wurde es jedoch im nächsten Schritt. Denn die Geräte sind cloudready und lassen sich daher mit Workplace Pure verbinden, einer Plattform für Cloud-Services und ebenfalls von Konica Minolta. 
 

Welche Prozesse einfacher und schneller werden 

„Mit dieser Cloud-Lösung konnten wir unsere Dokumenten-Prozesse weiter digitalisieren und effizienter gestalten“, sagt Arens. Sie bietet umfangreiche Funktionen wie Cloud-Print, FollowMe-Print, Secure Guest Print und weitere. Die tägliche Arbeit änderte sich durch Workplace Pure signifikant: Deutliche Zeitersparnisse gibt es etwa bei der Bearbeitung von Eingangspost. Durch die integrierte Scan-to-SharePoint-Lösung können die Kolleginnen und Kollegen Eingangsrechnungen direkt an die Buchhaltung oder an andere Postfächer scannen. Viele Beschäftigte wiederum arbeiten aus dem Homeoffice und können nun von dort – oder von unterwegs – Dokumente vorbereiten und dann gesammelt an einem beliebigen Bürostandort ausdrucken. Denn auch bei überwiegend digitalen Prozessen reicht eine Unterschrift per DocuSign nicht immer aus. Im HR-Bereich oder für Bankunterlagen benötigt man immer noch die „blaue Tinte“.  

Die Auszeichnung zum „Top Digitalen Unternehmen 2023/24“ beruht unter anderem auf einer Befragung von über 33.000 Beschäftigten, die über den Zustand der jeweiligen unternehmensinternen Infrastruktur, die Offenheit gegenüber neuen Methoden und weitere Aspekte Auskunft gaben. Ein gutes Ergebnis ist also nur mit einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit möglich. Zu dieser trägt Workplace Pure bei, indem Arbeitsabläufe einfacher und schneller werden. 
 

Hohe Anforderungen an Datenschutz 

bridgingIT arbeitet mit vielen Kunden in streng regulierten Bereichen, etwa mit Banken. „Daher haben wir besonders hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit“, sagt Arens. „So muss sich etwa die zugrunde liegende Infrastruktur in Deutschland befinden und entsprechend zertifiziert sein.“ Workplace Pure erfüllt all diese Anforderungen. Die Zertifizierungen im Bereich Energie und Umweltmanagement kommen beim IT-Leiter ebenfalls gut an: „Wir können uns sicher sein, mit Konica Minolta einen umweltbewussten Partner an der Seite zu haben.“ 

Die Lösung überzeugt sowohl technisch als auch kaufmännisch. „Da wir selbst ein IT-Dienstleister sind, stellen wir an unsere Partner in diesem Bereich, wie Konica Minolta, besonders hohe Ansprüche“, meint Arens: „Dass wir so gut digitalisiert sind, dazu hat auch die Lösung Workplace Pure von Konica Minolta beigetragen. Dank ihr konnten wir papiergebundene Prozesse digitalisieren.“