Wie Künstliche Intelligenz den Büroalltag erleichtern kann

| 7 Juli 2021

KI ist heute schon Alltag, auch im Büro

Künstliche Intelligenz (KI) feiert 2021 ihren 65. Geburtstag. Während die zugrunde liegende Technologie über viele Jahre überwiegend die Fantasie von Science-Fiction Autoren anregte, hat sie in den letzten 10 Jahren einen kaum zu fassenden Entwicklungsschub erhalten. In dieser Zeit entwickelte sich KI schneller als in den gesamten 55 Jahren davor und ist mittlerweile tief in unserem privaten und beruflichen Alltag angekommen.



KI ist das "Gehirn" der Digitalisierung  


KI ermöglicht Unmengen an Daten zu verarbeiten und davon ausgehend Prozesse zu optimieren sowie Entscheidungen zu verbessern. Die wohl wichtigsten Voraussetzungen, die KI zum endgültigen Durchbruch verhalfen, sind einerseits die Verfügbarkeit von großen und stetig wachsenden Datenmengen (Big Data, IoT) sowie die exponentielle Zunahme von Rechenkapazitäten. Nicht ohne Grund waren IT-Firmen wie Apple, Google oder auch IBM Vorreiter bei der Entwicklung von KI-Anwendungen. 

 

Was ist eigentlich KI? 


KI wird als Sammelbegriff für viele Bereiche der Imitation von menschlichem Lern- und Entscheidungsverhalten verwendet. Drei wesentliche Bereiche lassen sich dabei unterscheiden: 
 

  • Maschinelles Lernen (ML), also die Erkennung von Mustern und die Optimierung von Entscheidungswegen, wird häufig synonym für KI verwendet, ist aber nur ein wichtiger Teilbereich. 
  • Deep Learning (DL), ist eine Methode des Maschinellen Lernens, bei der Zusammenhänge in besonders großen Datenmengen erkannt werden.
  • Der dritte wichtige Bereich sind künstliche neuronale Netze. Diese orientieren sich am menschlichen Gehirn, um auf ähnliche Weise komplexe Zusammenhänge abzubilden. Einfache Operationen werden von einzelnen Neuronen durchgeführt. Zu hunderten, tausenden oder mehr Ketten zusammengehängt, können diese Neuronen gemeinsam sehr komplexe Zusammenhänge erlernen und bearbeiten.​ 

KI in der Küche und auf der Couch? 


KI ist heute schon sehr viel alltäglicher, als man es auf den ersten Blick vielleicht vermuten würde. Es sind aber nicht die menschenähnlichen Kampfroboter, die auch heute noch die Wahrnehmung von KI in der Bevölkerung beeinflussen. KI ist sehr viel „langweiliger“. Die alltäglichen Anwendungen sind extrem spezialisiert. Eine KI, die zum autonomen Lenken eines Fahrzeugs eingesetzt wird, ist genau auf die Lösung dieses Problemfeldes gestaltet. Eine Kaffeemaschine könnte sie nicht starten. 

Hier einige Beispiele: 

  • Ein Haushaltsgeräte-Hersteller nutzt KI bei Backöfen, um vorherzusagen, wann ein Gericht perfekt gegart ist 
  • Smartphone-Hersteller nutzen KI, um Handys mit einem Blick auf das Display zu entsperren 
  • Sprachassistenten lernen durch KI Anweisungen in einen Kontext zu stellen und so besser zu verstehen 
  • In der Medizin wird KI zur besseren Erkennung von Tumoren eingesetzt 
  • Auch zur Verbesserung von Produktempfehlungen oder für Filme und Serien (z.B. Streaming-Dienste) wird KI verwendet 


Diese Liste lässt sich fast unendlich fortsetzen. Spannend ist, dass KI mittlerweile den Bereich der Abbildung einzelner Funktionen wie Gesichtserkennung verlassen hat und mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen kann. So lassen sich auch selbstlernende, teil-automatisierte Prozesse abbilden.

 

KI macht auch vor dem Büroumfeld nicht Halt 

 

Effizienz im Büro lässt sich heutzutage nicht mehr von moderner Technologie trennen. KI hilft Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten und ihre Stärken in nur wenig standardisierten und kreativen Tätigkeiten einzubringen. Es geht also nicht um den Ersatz von Menschen durch KI, sondern um eine Unterstützung in den Fällen, in denen Menschen Schwächen aufweisen. Eine KI kann monotone Aufgaben ohne Unterbrechung und Ermüdungserscheinungen in höchster Geschwindigkeit abarbeiten. Auch Muster in schier unendlichen Datenmengen können Maschinen deutlich besser erkennen als ihre menschlichen Kollegen. 

 

Beispiele aus dem Büroalltag 

 

1. Dokumentenmanagement 

Auch beim Umgang mit Dokumenten kann eine KI die Stärke großer Rechenkapazitäten ausspielen. Die intelligente Verarbeitung von Bildern und Texten ist schließlich ein bereits etabliertes Feld für KI. Die Inhalte von Texten werden automatisch erfasst und grob zusammengefasst. Wiederkehrende Anfragen z.B. in E-Mails lassen sich automatisiert beantworten, an die passenden Sachbearbeiter weiterleiten oder auch direkt archivieren und verschlagworten. 

 

2. IT-Security 
Unternehmensnetzwerke müssen vor Angriffen geschützt werden. KI unterstützt mit einer Live-Überwachung der Netzwerkaktivitäten und meldet automatisch Auffälligkeiten, die sich mit dem üblichen Verhalten von Nutzern nicht erklären lassen. 
 

3. Unterstützung bei der Rekrutierung von Mitarbeitern 
Das Lesen von Lebensläufen kann sehr viel Zeit kosten. KI unterstützt bei der Prüfung von Bewerbungsunterlagen und filtert geeignete Profile für eine detaillierte Auswahl aus einem großen Bewerberpool. Aber auch zur Fluktuationsanalyse wird KI eingesetzt. 
 

4. Chatbots im Kundenservice 
Einfache Kundenanfragen werden immer häufiger von KI beantwortet. So lässt sich ein 24/7 Kundenservice sogar in kleineren Unternehmen abbilden. Bis zu 60% der Kundenanfragen lassen sich in vielen Bereichen bereits automatisiert beantworten.​ 

 

Auch in den modernen Software-Lösungen von Konica Minolta kommt KI zum Einsatz, z. B.: 


ECM: Enthält KI für die Verarbeitung und das Management von strukturierten und unstrukturierten Daten (z. B. Dokumente und Bilder). 

IT-Security: Enthält KI zu Überwachung und Reaktion auf Cyber-Angriffe, um Gefahren rechtzeitig abzuwehren. 

Microsoft 365: Die Lösungen von Microsoft enthalten immer mehr KI-Elemente, die die Arbeit an Dokumenten erleichtern.​ 

 

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