E-Rechnung: Warum Unternehmen ein ECM verwenden sollten

Ja, das Format stimmt. Aber wohin mit der Rechnung, wer prüft sie, wer gibt sie frei – und wo wird sie revisionssicher abgelegt? Michael Streng und Torsten Dieterich, ECM-Experten bei Konica Minolta, erklären, wie aus einer Pflichtübung ein Effizienzgewinn wird. Und demonstrieren ganz konkret im Video den Rechnungseingangs-Prozess mit der ECM-Lösung ELO. 

Die Uhr tickt: Wer die E-Rechnung als reines Formatthema abtut, riskiert ab 2027 massive Reibungsverluste im Rechnungswesen. Denn die Versandpflicht ab 1. Januar 2027 bedeutet gleich eine doppelte Herausforderung: einerseits müssen Unternehmen selbst E-Rechnungen verschicken (Ausnahmen siehe „Häufig gestellte Fragen“ unten), andererseits nun wirklich eine große Menge an eingehenden Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format verarbeiten. „Bisher gab es aufgrund der Übergangsfristen noch nicht die große Masse an E-Rechnungen“, sagte Michael Streng von Konica Minolta in einem Webinar des Technologie- und Manager-Service-Anbieters. „Das wird sich jetzt ändern.“

Die Voraussetzungen für den E-Rechnungs-Versand 

Die technischen Voraussetzungen sind rasch erfüllt: Für den Empfang reichen ein E-Mail-Postfach und ein Converter für XRechnung oder ZUGFeRD, die beiden wichtigsten Formate für E-Rechnungen. Für das Versenden lautet die Empfehlung von Michael Streng: „Wenden Sie sich zeitnah an Ihren ERP- oder FiBu-Anbieter. Denn in den Systemen für Enterprise Resource Planning oder Finanzbuchhaltung wird die E-Rechnung meist erzeugt.“ Für Business Central gibt es bereits ein entsprechendes Update, doch manche anderen großen ERP-Anbieter würden die Möglichkeit einer nativen E-Rechnungs-Erstellung nicht anbieten – hier müsse man auf ein Drittsystem ausweichen. 

Doch die IT ist selten der Engpass. Die E-Rechnung ist auch eine organisatorische Aufgabe: Eine Rechnung ist schließlich Teil eines Prozesses, der mehrere Abteilungen, Zuständigkeiten und Systeme betrifft. Daher ändern strukturierte Rechnungen wenig, wenn Freigaben weiterhin per E‑Mail erfolgen oder Belege dezentral abgelegt werden.  

Das ECM schafft den E-Rechnungs-Prozess 

Hier kommen Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) wie ELO ins Spiel. „Diese bieten nicht nur die Möglichkeit für eine gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung, sondern können den gesamten Rechnungsprozess effizient und nachvollziehbar gestalten“, erklärt Streng. Konkret können sie zum Beispiel Inhalte automatisch erfassen, Rechnungen validieren, Umsatzsteuerprüfungen durchführen, Freigabe-Workflows automatisch starten, Rechnungen nahtlos ans ERP-System übergeben. Jeder Schritt wird nachvollziehbar dokumentiert. Nicht zuletzt kann ein ECM-System als ein Controlling-Tool dienen, das einen Überblick über sämtliche Rechnungen bietet.

Wie die E-Rechnung ihren eigentlichen Nutzen entfaltet 

Unternehmen, die E‑Rechnungen in einen ECM‑gestützten Prozess einbetten, profitieren doppelt: Sie erfüllen regulatorische Anforderungen und gewinnen zugleich Effizienz. Konica Minolta versteht ein ECM bewusst als Prozessanker zwischen Rechnungseingang, Fachabteilungen und ERP‑Systemen – nicht als isolierte Archivlösung. Dieser Ansatz beruht auf der Einsicht, dass Digitalisierung im Rechnungswesen weniger mit Formaten zu tun hat als mit klaren Abläufen. Michael Streng: „Legen Sie am besten jetzt gleich einen Handlungsplan fest, um nicht nur die gesetzlichen Mindestanforderungen zu erfüllen. So kann aus der E-Rechnungspflicht ein echter Prozessvorteil werden.“