Koordinierte Aktivitäten dank CRM-System

Koordinierte Aktivitäten dank CRM-System

Koordinierte Aktivitäten dank CRM-System

Ein transparenter Informationsaustausch im Vertrieb ermöglicht die Bauvorhaben der Köster-Gruppe. Konica Minolta hat dafür mit Microsoft Dynamics CRM 2016 die Basis geschaffen.


Transparenter Informationsaustausch über Daten- und IT-Plattform

Egal ob Büro- und Verwaltungsgebäude, Logistikimmobilien oder Wohnungsbauprojekte – selbst Bauprojekte im großen Stil werden regional abgewickelt. Doch dahinter stehen meist überregionale Auftraggeber und Bauunternehmen wie die Köster-Gruppe, die deutschlandweit mit mehr als 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und 1,24 Milliarden Euro Umsatz in 2018 zu den führenden Anbietern der Bauindustrie im Hoch- und Tiefbau sowie Tunnelbau zählt.


Über ein Netz von 22 Niederlassungen und 6 Kompetenz-Centern realisiert Köster in Verbindung mit seinen Partnern kompetent und lösungsorientiert unterschiedlichste Bauvorhaben. Um bundesweit einheitliche Services und Lösungen auf einem hohen Niveau anbieten zu können, ist ein transparenter Informationsaustausch zwischen den Vertriebsbereichen sehr wichtig. Basis hierfür ist eine zentrale Daten- und IT-Plattform, die Konica Minolta mit Microsoft Dynamics CRM 2016 geschaffen hat.


{"Name":"Axel Büchsenschütz","JobDescription":"Senior CRM Manager, Vertrieb und Marketing von Köster","Statement":"Unser Kundenbeziehungsmanagement entfaltet eine große Wirkung innerhalb der Köster-Gruppe. Deshalb ist es wichtig, dass Veränderungen und neue Lösungen kompetent begleitet und für die Anwender bereitgestellt werden. Konica Minolta ist in der Lage,\ndies überaus zuverlässig anzubieten, weswegen wir die Zusammenarbeit besonders schätzen.","VideoUrl":"","ImageUrl":"https://assets-eu-01.kc-usercontent.com:443/3bbb72d1-0537-016d-b4c2-a230372af2f9/9e069708-0edf-4bbc-b3bc-5bd8644599ef/Axel%20B%C3%BCchsensch%C3%BCtz.png","ImageTitle":"Mann mit Anzug und Krawatte","HasVideo":false,"HasImage":true,"Url":null,"CodeName":"untitled_content_item_fd41c77"}

CRM-System kann Kundennetzwerke abbilden

Als Generalbauunternehmen ist Köster nicht nur mit seinen Kunden im Austausch, sondern häufig auch mit einem Netzwerk aus Architekten, Projektsteuerern, Gutachtern und Partnerunternehmen, die früh im Projekt eingebunden sind. Um sämtliche Vernetzungen abbilden zu können, Überblick über alle Business-relevanten Informationen sicherzustellen und den Kunden in allen Belangen optimal zu versorgen, hat Köster mehrere CRM-Systeme und auch entsprechende Partner für die Umsetzung einem Auswahlverfahren unterzogen. Eine hohe technische Kompetenz hat die Projektleitung bei allen ausgewählten Anbietern vorausgesetzt. »Viel wichtiger war uns aber ein Partner, der unser Business versteht und uns zusätzlich bei der Strukturierung unserer Vertriebsprozesse beraten konnte. Da war viel Erfahrung gefragt«, betont Axel Büchsenschütz, Senior CRM Manager Vertrieb und Marketing von Köster. Dass Konica Minolta in der Vertriebsphase ähnlich agierte wie Köster selbst, hat Büchsenschütz und seinen Kollegen sehr gefallen. Nach der Analyse des Bedarfs hat Konica Minolta Köster neben einer theoretischen Vorstellung des Systems die Gelegenheit gegeben, zwei Referenzkunden persönlich zu besuchen. Dabei konnten sich die Verantwortlichen sowohl von der Software als auch vom Ergebnis der Beratungsleistung von Konica Minolta überzeugen.


Um von Anfang an eine breite Basis von Führungskräften als Ideengeber für die CRM-Lösung zu gewinnen und gemeinsam die Anforderungen für das Hauptprojekt zu definieren, initiierte man zunächst ein Pilotprojekt. Dabei wurden Grundstrukturen der Arbeitsweisen abgebildet und in kreativen Diskussionen weiterentwickelt. »Diese Dynamik hat später den operativen Betrieb positiv unterstützt«, berichtet Büchsenschütz.


Konica Minolta bietet hohe Flexibilität

Trotz der sorgfältigen Vorbereitungsmaßnahmen tauchten in der Umsetzung immer wieder Themen auf, die noch nicht berücksichtigt waren und schnell gelöst werden mussten wie beispielsweise Anbindungsaufgaben bestehender Systeme. Oder die Verantwortlichen stellten im Projektverlauf fest, dass es besser wäre, diverse Punkte anders als ursprünglich geplant zu lösen. »Die flexible Vorgehens- und Verhaltensweise von Konica Minolta möchte ich besonders hervorheben. Hätte man ein starres Vertragsverhältnis und der Anbieter würde auf der anfänglichen Planung beharren, wäre es nicht möglich, spontan auftretende Anforderungen umzusetzen«, so Büchsenschütz.


Bei der Ersteinführung wurden mit Unterstützung von Konica Minolta bundesweit rund 230 Anwender an sechs verschiedenen Standorten in eintägigen Seminaren geschult. Inzwischen bietet die interne Weiterbildungseinrichtung Köster-Akademie mehrere Schulungsbausteine an, die vermitteln, wie das CRM als wichtige Unterstützung in der Vertriebsarbeit genutzt werden kann. Büchsenschütz ist wichtig, dass die Anwender CRM nicht nur als Technik verstehen, sondern auch warum diese wichtig ist: »Die Schulungen sollen zeigen, wie man Informationen nutzt und lösungsorientiert den Bedarf der Kunden identifiziert und bedient.«


CRM schafft Transparenz und ermöglicht automatische Prozesse

Das CRM hilft, in allen Vertriebsbereichen identische Prozesse zu verwenden und optimiert das Erscheinungsbild gegenüber den Kunden. Ein bundesweit einheitliches Leistungsangebot ist vor allem bedeutsam, wenn ein überregionaler Investor in Hamburg, München, Düsseldorf und Berlin baut, wie Büchsenschütz darlegt: »Selbstverständlich hat er dabei die Erwartungshaltung, dass er an jedem Standort gleich bedient wird und sich auf die gleichen Leistungen und Zusammenhänge verlassen kann. Um dies zu erfüllen, unterstützt uns das CRM wesentlich. Intern schätzen wir die Transparenz und viele automatische Prozesse, die wir gemeinsam mit Konica Minolta entwickelt haben.« Beispielsweise könne ein Kollege, der krankheits- oder urlaubsbedingt ausfällt, durch die im CRM enthaltenen Informationen jederzeit von einem anderen Kollegen auf dem gleichen Niveau vertreten werden.


Doch nicht nur im Vertrieb, sondern auch im Marketing ist das CRM ein wichtiges Tool für Köster. Die Lösung ermöglicht einen ganzheitlichen Blick auf die Kunden sowie die Koordination aller Marketing- und Vertriebsaktivitäten im Zusammenhang mit Informationen, Newslettern und Veranstaltungen auf Grundlage der vorhandenen Daten. »Es geht uns darum, die Bedürfnisse unserer Kunden früh zu erkennen und ihnen rechtzeitig die entsprechenden Leistungen anbieten zu können«, beschreibt Büchsenschütz. Dabei sind Informationen wichtig, die nicht unmittelbar mit einem bestimmten Bauprojekt im Zusammenhang stehen wie das Interesse für bestimmte Newsletter-Themen.


Um den Vertriebserfolg langfristig zu erhalten und sicherzustellen, sieht Köster das CRM-Projekt als dauerhaft an. Dazu gehören eine Fortentwicklung des Systems und die Vernetzung der Informationen mit internen und externen Lösungen. Nur wenn die Vertriebsmitarbeiter die richtigen Informationen haben, können sie die Kunden optimal bedienen.


{"Name":"Axel Büchsenschütz","JobDescription":"Senior CRM Manager, Vertrieb und Marketing von Köster","Statement":"Seit Beginn des Projekts an arbeiten wir mit einem festen Ansprechpartner, der uns mit seinem Team auch bei unkonventionellen und spontanen Anfragen stets zeitnah und kompetent hilft. Dabei besteht die Unterstützung zum einen in technischen Lösungen, zum anderen jedoch auch in der Beratung zur Strukturierung unserer eigenen Prozesse.","VideoUrl":"","ImageUrl":"https://assets-eu-01.kc-usercontent.com:443/3bbb72d1-0537-016d-b4c2-a230372af2f9/9e069708-0edf-4bbc-b3bc-5bd8644599ef/Axel%20B%C3%BCchsensch%C3%BCtz.png","ImageTitle":"Mann mit Anzug und Krawatte","HasVideo":false,"HasImage":true,"Url":null,"CodeName":"quote_2_koster_axel_buchsenschutz"}


Herausforderung

  • Regionale Vertriebs- und Marketingaktivitäten bei Bauprojekten bundesweit einheitlich analysieren und steuern
  • Schaffen einer Plattform, um alle Vernetzungen rund um einen Kunden abzubilden
  • Entwicklung maßgeschneiderter Lösungsangebote an allen bundesweiten Standorten


Lösung

  • Einführung eines CRM-Systems als Werkzeug für erfolgreiche Vertriebs- und Marketingarbeit
  • Konica Minolta als Partner, der das Geschäftsmodell von Köster versteht, technisches Know-how besitzt sowie bei der Strukturierung der Vertriebsprozesse berät
  • Pilotprojekt, um breite Basis an Führungskräften frühzeitig einzubinden


Vorteile

  • Durchgängiges System für ganzes Unternehmen, das vorherige Einzellösungen ersetzt und Prozesse deutlich optimiert
  • CRM-System verbindet als wichtige Plattform internes Know-how mit Marketing und Vertrieb und schafft neue Möglichkeiten
  • Identische Prozesse in allen Vertriebsbereichen und standortunabhängiges, einheitliches Erscheinungsbild nach außen