Technische und kaufmännische Abläufe auf zwei Schultern verteilt
In nur knapp fünf Monaten hat es der Hersteller von professionellen Monitoren, Panel-PCs und PCs für kritische Anwendungsbereiche Baytek mit Unterstützung von Konica Minolta geschafft, die ERPLösung Microsoft Business Central einzuführen.Organisatorisch ist es nun möglich, den technischen und den kaufmännischen Part auf zwei Schultern zu verteilen. Zuvor hatte das international agierende mittelständische Unternehmen eine etwa 15 Jahre alte Version des ERP-Programms Navision im Einsatz, die die Produktion nicht getrennt vom Verkauf abbilden konnte. Es wurde kein Upgrade-Projekt, sondern eine Neuinstallation durchgeführt, bei der die von 13.000 auf 6.500 reduzierten Stammdaten durch die Projektmanagerin aufbereitet wurden. Ohne spezifischen IT-und Programmierhintergrund konnte die Verantwortliche viele Projektphasen in Eigenregie durchführen und dabei auf Anpassungsprogrammierungen verzichten.
Die kollegiale Zusammenarbeit mit Konica Minolta ist sehr hervorzuheben. Dabei konnten wir eigene Lösungsansätze einbringen und immer gemeinsam an der Problembeseitigung arbeiten. Unser Projekt-Motto lautete: Zusammen schaffen wir das!
Stephanie Kratzer
Projektmanagerin
Sonderprogrammierungen waren bei Baytek viele Jahre nötig, um die Fertigung der Monitore, Panel-PCs und PCs für industrielle, maritime und verteidigungstechnische Einsatzzwecke mit Verkaufsstücklisten darzustellen. „Im Laufe der Zeit haben wir uns immer mehr Brücken gebaut, um mit der veralten Navision-Version klar zu kommen. Jedoch war der Zeitpunkt erreicht, die Produktion als solche separat in einem ERP abzubilden“, berichtet Stephanie Kratzer, Projektmanagerin bei Baytek. Da es für die Navision-Version auch keinen Support mehr gab, stand für Baytek fest, zwar in der gewohnten ERP-Umgebung zu bleiben, aber auf die neueste Version von Microsoft Business Central zu wechseln. Ganz bewusst entschied sich das Unternehmen auch für die On-Premises-Variante, da die Geschäftsführung die Verantwortung für die eigenen Daten und Prozesse selbst tragen will. „Ebenso gesetzt war für uns die Zusammenarbeit mit Konica Minolta“, ergänzt Kratzer, die dies mit der erfolgreichen gemeinsamen Historie im ERP-Umfeld begründet.
Bei den besprochenen Anforderungen war Baytek vor allem wichtig, das System weitestgehend im Standard zu betreiben und viele Projektphasen in Eigenregie durchzuführen. Während des Workshops zum Projektauftakt wurde ein Testmandant eingerichtet, der bis zum Live-Betrieb zu Test- und Übungszwecken zur Verfügung stand. „In der Folge habe ich mich rund drei Monate intensiv mit dem neuen Programm beschäftigt und das von Konica Minolta zur Verfügung gestellte Trainingsmodul genutzt“, erinnert sich Kratzer. Zur Vorbereitung zählten auch tägliche Besprechungen mit dem Produktionsleiter, da dessen Bereich vollkommen neu mit dem ERP-System abzubilden war. Hierbei wurden alle erdenklichen Szenarien durchgespielt und eingeübt. Da ein stufenweises Upgrade des betagten ERP-Programms zu aufwändig und zu teuer gewesen wäre, entschied sich Baytek, „die Daten zu Fuß zu holen“, wie Kratzer berichtet. Konica Minolta stellte dafür ein Hilfsprogramm bereit, mit dem die Daten in Microsoft Excel exportiert werden konnten, um sie hier für den Import aufzubereiten. Die Datenmigration war nach den Worten der Projektmanagerin eine Riesenaufgabe: „Von 13.000 Artikeln blieben nach dem Aussortieren 6.500 übrig. Der manuelle Vorgang war sehr zeitintensiv, jedoch hat er uns eine Menge Geld gespart und die Datenqualität erhöht.“ Insgesamt war das Projekt nach knapp fünf Monaten gemeistert und der Live-Betrieb startete wie geplant zum vorgesehenen Stichtag. Nachdem am Freitagnachmittag das neue System scharf geschalten war, konnten am Samstag offene Aufträge und Bestellungen eingegeben werden und Montagmorgen die Belegschaft reibungslos damit arbeiten.
Die Schulung der Mitarbeitenden hat die Projektmanagerin ebenfalls selbst organisiert: „Hierzu habe ich mir zahlreiche Trainingsvideos angesehen und Listen mit den passenden Videos für die jeweiligen Abteilungen erstellt. Immer wieder wurden auch einzelne kleine Kurzworkshops gehalten, um Fragen zu beantworten oder diese gesammelt an Konica Minolta weiterzugeben, falls sie intern nicht geklärt werden konnten“, so Kratzer. Dass quasi keine Sonderprogrammierungen notwendig waren, lag auch an der Verwendung des Berichtsdesigners, den Konica Minolta empfohlen hatte. Nach einer kurzen Einführung konnte die Projektmanagerin ohne spezifischen IT- und Programmierhintergrund etwa 40 Berichte und Formulare wie Lieferscheine, Angebote und Auftragsbestätigungen selbst erstellen. Die Zusammenarbeit mit Konica Minolta bewertet Baytek als „sehr sehr gut: Die Ansprechpartner waren immer erreichbar und haben sich direkt um unsere Anliegen gekümmert. Zudem wurde uns stets das Gefühl vermittelt, dass wir verstanden und ernst genommen werden. Motiviert hat auch, dass wir Lob und positives Feedback für die durch uns geleistete Projektarbeit erhielten“, meint Kratzer, die auch die menschliche Seite der Betreuer und deren organisatorischen Tipps hervorhebt.
Baytek profitiert heute vor allem von einem besseren Überblick über die Unternehmensprozesse. So erkennt der Einkauf einfacher und schneller als zuvor, welche Fertigungsteile knapp werden. „Zudem können wir Fertigungszeiten und –kosten viel exakter als in der Vergangenheit bestimmen, was unter anderem durch die Berücksichtigung der Fremdfertigung möglich ist, die im alten ERP-System gar nicht abgebildet wurde“, erklärt Kratzer. Dadurch kann Baytek seinen Kunden verbindliche Liefertermine versprechen und selbst viel besser kalkulieren.